
Діловодство
22.08.2025
Чи заводити Особову справу на прибиральницю
Чи обов'язково зараз вести особові справи на працівників з робітничими професіями, а саме: прибиральниць виробничих приміщень та прибиральників території? Якщо так, то з якого часу і на підставі яких документів? Як завіряти копії документів в особовій справі?

👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:
Законодавством не передбачено ведення особових справ працівників з робітничими професіями.
У статтях Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5, що є обов’язковим для усіх юридичних осіб, не передбачені особові справи працівників з робітничими професіями.
Детально про це говорили тут.
Зауважимо, що змін з цього питання останнім часом не вносилося.
Перебуваєте у постійних пошуках довідкової інформації? Тоді мерщій до розділу Довідники! Бібліотека довідників повсякчас доповнюється, а головне, що інформація, розміщена тут, відповідає всім нормам чинного законодавства!
Завіряти копії документів в особовій справі слід з дотриманням вимог п. 5.26 Національного стандарту України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (ДСТУ 4163:2020).
👌 Сервіс «Особистий Консультант» — це письмові безлімітні швидкі відповіді (від 15 хвилин) на професійні питання.
Отримайте доступ до сервісу, оформивши передплату у пакетах «Професіонал», «Преміум» або «Преміум ПРО».
Джерело: kadroland
Шаблони та зразки документів:
Внутрішній опис документів справи
Внутрішній опис зведеної особової справи
Статті на тему:
Особова справа: як вести та зберігати
Чи зберігати заяву та наказ на відпустку без збереження зарплати в особовій справі
Чи обов’язково мати автобіографію в особовій справі: вимоги та наслідки
Зміни до Переліку № 578/5: визначено строки зберігання документів з військового обліку
Військовий облік
03.09.2026
Чи може роботодавець передати ТЦК адресу та телефон працівника: для цих даних діють різні правила
Роботодавець зобов’язаний передавати ТЦК визначені законодавством військово-облікові дані працівників, але це не означає, що можна передавати будь-яку інформацію з кадрової бази. Адресу проживання роботодавець повідомляє ТЦК у встановленому порядку, а номер телефону до цього переліку не входить – пояснюємо, які дані та на яких підставах можна передавати без згоди працівника

Трудовий кодекс
03.09.2026
277 сторінок нових правил праці: Уряд повторно вніс Трудовий кодекс до Ради
Проєкт нового Трудового кодексу №16010 знову зареєстровано у Верховній Раді після відкликання попередньої версії. Документ передбачає масштабне оновлення трудового законодавства – від електронного документообігу до тривалості щорічної відпустки та нових правил трудових спорів

Календар кадровика
03.09.2026
Останній день – 4 вересня: кому потрібно подати Додаток 4 до ТЦК і чому не через «Дію»
Якщо у серпні 2026 року у працівника змінилися облікові дані та він повідомив про це роботодавця, то у вересні до ТЦК та СП слід подати повідомлення за додатком 4. Зробити це варто не пізніше 4 вересня 2026 року

Табель
03.09.2026
Працівника мобілізовано ще в червні: як оформити увільнення із запізненням і що ставити в табелі
Працівника було мобілізовано ще в червні, однак роботодавець на момент мобілізації про це не знав і жодних підтвердних документів від працівника не отримував. Лише 22.08.2026 підприємство отримало інформацію який підтверджує, що працівника мобілізовано з 25.06.2026. Яким чином у такому випадку правильно оформити увільнення працівника від роботи, якщо документи про мобілізацію отримано із запізненням? Що зазначати в табелі?

Оплата праці
03.09.2026
Розрахунковий листок: що роботодавець зобов’язаний показати працівнику при виплаті зарплати
Працівник має право знати не лише, скільки грошей отримав на картку, а й як роботодавець розрахував цю суму. Що саме потрібно перевіряти у розрахунку, коли варто запитати про премію чи індексацію та які документи можуть стати доказами у трудовому спорі – роз’яснили в інспекції з питань праці

Звільнення
02.09.2026
Працівник використав відпустку наперед: як зазначити відрахування в наказі про звільнення
Працівник-сумісник звільняється 02.09.2026. Його робочий період – з 01.04.2026 до 31.03.2027. За цей період йому надано 14 календарних днів щорічної відпустки з 15.06.2026 до 28.06.2026. Загальна тривалість щорічної відпустки становить 31 календарний день: 24 календарні дні основної та 7 календарних днів додаткової відпустки. На дату звільнення працівник заробив 13 календарних днів, тому один день відпустки використано наперед. Як зазначити відрахування відпускних у наказі про звільнення?

Особливі працівники
02.09.2026
ДПС назвала працівників, яких тепер не враховують при розрахунку нормативу працевлаштування осіб з інвалідністю
ДПС роз’яснила роботодавцям, кого не враховувати під час розрахунку нормативу робочих місць для працевлаштування осіб з інвалідністю. Нові правила діють з 1 січня 2026 року та застосовуються протягом воєнного стану і трьох місяців після його припинення чи скасування

Лікарняні / Страховий стаж
02.09.2026
Лікарняний суміснику без основного місця роботи: як нарахувати та які документи потрібні
На підприємство надійшов е-лікарняний працівника, який працює за сумісництвом, але структура номера листка непрацездатності така, як для працівника за основним місцем роботи. З’ясувалося, що працівник звільнився з попереднього основного місця роботи та влаштовується на інше. Як нарахувати лікарняні суміснику, який на момент настання страхового випадку не мав основного місця роботи? Чи потрібна довідка з попереднього місця роботи, чи достатньо довідки ОК-5?

Військовий облік
02.09.2026
Військовозобов’язаним потрібно перевірити дані: що радять зробити в ТЦК вже сьогодні
Військовозобов’язаним варто перевірити, чи актуальні їхні персональні дані. У ТЦК нагадали, які саме відомості потрібно оновлювати у разі змін та де це можна зробити без відвідування установи

Мобілізовані / Добровольці ТРО
02.09.2026
Мобілізованим можуть повернути збереження середнього заробітку на роботі
1 вересня 2026 року Велика палата КСУ на закритих частинах пленарних засідань продовжила розгляд скарг щодо змін до ст. 119 КЗпП, якими у 2022 році скасували гарантію збереження середнього заробітку для працівників, призваних на військову службу

Відпустки
02.09.2026
Працівник ще не відпрацював 6 місяців: чи може роботодавець надати 14 днів відпустки у вересні
Працівник просить надати 14 календарних днів щорічної оплачуваної відпустки, хоча з моменту працевлаштування ще не минуло шість місяців. Чи може роботодавець погодити таку відпустку, у яких випадках він зобов’язаний її надати та як правильно оформити – у відповіді профспілок

Бронювання
02.09.2026
З 29 серпня діють нові критерії для визначення критичних підприємств: кому потрібно відповідати новим правилам
НКЦПФР затвердила нові критерії, за якими підприємства, установи та організації у сфері ринків капіталу й організованих товарних ринків можуть отримати статус таких, що мають важливе значення для галузі національної економіки. Розповідаємо, кому для цього достатньо відповідати одному з додаткових критеріїв та які вимоги є обов’язковими

Скорочення
02.09.2026
Два тижні чи два місяці: скільки доплачувати працівнику після переведення на нижчу посаду
Держпраці пояснила, скільки часу роботодавець має зберігати за працівником попередній середній заробіток, якщо після скорочення посади його за згодою перевели на нижчеоплачувану роботу. Чи йдеться про два тижні, чи все ж про два місяці

Бронювання
02.09.2026
Усі галузеві та регіональні критерії для бронювання – станом на 02.09.2026
Ми об'єднали для вас усі галузеві та регіональні критерії для бронювання у зручному функціоналі. Тож тепер жодних таблиць, а зручний пошук та перегляд документів безпосередньо у нас на сторінці. Слідкуйте за оновленнями, щоб завжди бути в курсі актуальних вимог для оформлення критичності з метою бронювання. Вже є чимало наказів міністерств та розпоряджень ОВА! Користуйтеся та діліться враженнями у коментарях

Робочий час
02.09.2026
Лист з вимогою надати пояснення причин відсутності на роботі
Якщо працівник відсутній на роботі, роботодавець має з’ясувати причини такої відсутності та отримати докази, що вона є без поважних причин. Для цього працівнику надсилають рекомендований лист із повідомленням про вручення з вимогою надати письмові пояснення.

Військовий облік
02.09.2026
Оформлення відстрочки без особистого візиту: кому можуть дозволити подання документів через представника
Наразі для більшості підстав відстрочку можна оформити онлайн через «Резерв+» або особисто подати документи до ЦНАП. Адвокат Дар’я Тарасенко наголошує, що така процедура позбавляє можливості оформити відстрочку тих, хто не може фізично прийти до ЦНАП, і пропонує дозволити подання документів через представника

Електронний кабінет
02.09.2026
«Резерв+» запрацював після збою: що треба зробити 2 вересня
1 вересня користувачі «Резерв+» отримували повідомлення «Оновіть застосунок до останньої версії». У Міноборони заявили, що оновлення вже доступне для iOS та Android, однак через підвищене навантаження можливі тимчасові труднощі з авторизацією та роботою окремих функцій. Зранку 2 вересня у відомстві повідомили, що роботу застосунку вже відновлено





