Облік особових справ: чи вести окремий журнал або книгу

1. Вимоги законодавства
2. Рекомендована форма журналу (книги) обліку особових справ
3. Унормовані форми журналів та книг
4. ТОП-7 переваг ведення журналу (книги) обліку особових справ
5. Особливості ведення електронного журналу (книги) обліку особових справ
6. Висновки

Вимоги законодавства

Для обліку особових справ на підприємстві (особливо це стосується великих підприємств) доцільно запровадити спеціальну облікову форму – Журнал або книгу обліку особових справ.

Звісно, законодавство не вимагає ведення Журналу (книги) обліку особових справ працівників на підприємствах. Між тим, ця облікова форма передбачена у ст. 528 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 (далі – Перелік № 578/5), при чому строк її зберігання – тривалий – 75 років.

Нагадаємо, що Перелік № 578/5 є нормативно-правовим актом, обов’язковим для виконання усіма юрособами.

Рекомендована форма журналу (книги) обліку особових справ

Підприємство має право самостійно розробити форму журналу (книги) обліку особових справ.

Ми, зі свого боку, підготували рекомендовану форму, що містить сім граф, заповнення яких забезпечить належний облік особових справ у повному обсязі.

За потреби підприємство може доповнити запропоновану форму додатковими графами. Зокрема такими, в яких будуть зазначені особи, відповідальні за ведення (відкриття / закриття) особових справ, включення цих справ до описів справ з кадрових питань та приймання-передавання в архів. Така інформація значно підвищить персональну відповідальність працівників кадрової служби.

Зауважимо: особова справа ведеться протягом усього часу роботи працівника на підприємстві, і цей час не обмежений, тому цілком імовірно, що за заведення особової справи буде відповідати одна особа, а за закриття – вже зовсім інша.

Також можна додати графу «Примітки» (останньою), в якій за потреби зазначати інформацію про переведення працівника на іншу посаду, переміщення до іншого структурного підрозділу тощо.

Зразок ведення журналу (книги) обліку особових справ

Увага! Журнал (книгу) обліку особових справ доцільно вести від самого початку діяльності підприємства. Перший запис до цієї облікової форми вносять з моменту заведення першої особової справи. Нумерація записів у графі 1 є наскрізною за весь період існування підприємства

Якщо кількість вільних аркушів у паперовій формі (зазвичай це зошит формату А4 на 96 аркушів) завершиться, тоді слід завести нову форму, яка буде вважатися частиною другою журналу (книги) обліку особових справ, а нумерація в ній буде продовжуватися.

Унормовані форми журналів та книг

Ви можете відшукати одразу кілька унормованих форм журналів / книг обліку особових справ. Вони, як правило, затверджені окремими Міністерствами та відомствами та використовуються у відомчій діяльності. Ось кілька із них:

1. Журнал обліку Особових справ державних службовців, додаток 3 до Порядку ведення та зберігання особових справ державних службовців, затвердженого наказом Національного агентства України з питань державної служби від 22.03.2016 № 64;
2. Електронний журнал обліку особового складу, додаток 1 до Інструкції з організації обліку особового складу в системі Міністерства оборони України, затвердженої наказом МОУ 15.09.2022 № 280 (далі – Інструкція № 280);
3. Книга обліку особових справ, Додаток 7 до Інструкції з організації обліку особового складу Державної прикордонної служби України, затвердженої наказом МВС України від 06.06.2017 № 468.

ТОП-7 переваг ведення журналу (книги) обліку особових справ

Ведення Журналу (книги) обліку особових справ має ряд суттєвих переваг. Відзначимо деякі з них.

1. Систематизація кадрових документів

Забезпечує впорядкований облік особових справ працівників, полегшує їх пошук (особливо на великих підприємствах).

2. Контроль за рухом особових справ

Дозволяє відстежити, коли було заведено та закрито особову справу, включено до опису справ з кадрових питань тривалого зберігання та передано в архів підприємства, що унеможливлює або зменшує вірогідність втрати особової справи.

3. Відповідальність працівників кадрової служби

Формує чіткий порядок дій та підвищує персональну відповідальність працівників кадрової служби за облік, рух та забезпечення збереженості особових справ.

4. Доказова база під час перевірок

Служить підтвердженням правильності обліку особових справ під час аудиту, перевірок Держпраці, архівних та інших контролюючих органів.

5. Забезпечення дотримання архівних вимог

Полегшує підготовку особових справ звільнених працівників до включення в опис справ з кадрових питань та передання в архів підприємства.

6. Зручність у веденні обліку та звітності

Сприяє оперативному отриманню даних про кількість діючих та звільнених працівників.

7. Можливість інтеграції з електронним документообігом

Забезпечує автоматизований облік руху особових справ працівників та зручний пошук і фільтрацію даних за прізвищем, назвою посади, найменуванням структурного підрозділу та іншими параметрами.

Особливості ведення електронного журналу (книги) обліку особових справ

Журнал (книга) обліку особових справ може вестися в електронному форматі, наприклад, у таблицях Excel або Word, а за умови запровадження системи електронного документообігу на підприємстві – у спеціальній базі даних, передбаченій розробниками відповідної системи. Такий формат є надзвичайно зручним, адже в ньому можна передбачити велику кількість граф та легше здійснювати пошук потрібної інформації за заданими параметрами.

Електронний журнал (книга) має таку ж юридичну силу як і паперовий, його обов’язково включають до номенклатури справ відділу кадрів. Проте у разі припинення підприємства такий електронний журнал (книга) має бути роздрукований, належним чином засвідчений уповноваженим засвідчувачем і внесений до опису справ з кадрових питань тривалого строку зберігання, бо є справою тривалого строку зберігання.

Така вимога передбачена кількома нормативно-правовими актами. Зокрема у п. 1 гл. 6 р. IV Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженого наказом Мінюсту України від 11.11.2014 №1886/5, що є обов’язковим для усіх юросіб, зазначено таке:

Одразу після завершення виконання / проведення експертизи цінності електронних документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання створюються їх засвідчені паперові копії для формування їх у справи в паперовій формі та передавання на архівне зберігання. Переліки документів постійного та тривалого (понад 10 років), а також уповноважених засвідчувачів служби діловодства та структурних підрозділів, які здійснюють засвідчення копій документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, що створюються в електронній формі, затверджуються розпорядчим документом установи

Висновки

1. Ведення журналу або книги обліку особових справ є правом, а не обов’язком підприємств.
2. Наявність на підприємстві журналу (книги) обліку особових має ряд переваг, серед яких – контроль за рухом особових справ та забезпечення оперативного пошуку цих справ як у поточному кадровому діловодстві, так і в архіві підприємства.
3. Строк зберігання журналу (книги) обліку особових справ згідно з Переліком № 578/5 – 75 років.
4. З огляду на тривалий строк зберігання журналу (книги) обліку особових справ, у разі ведення його (її) в електронній формі після закриття слід роздрукувати, внести до опису справ з кадрових питань і передати до архіву підприємства.

Олена ЗАГОРЕЦЬКА, к.і.н., с.н.с., експерт з питань документознавства і архівознавства

Шаблони та зразки документів:

Журнал обліку особових справ

Статті на тему:

Особова справа: як вести та зберігати

Особова картка державного службовця: форма, (не)обов’язковість, особливості ведення