Нова особова картка державного службовця: форма, (не)обов’язковість, особливості ведення

1. Особова картка державного службовця: форма, (не)обов’язковість, особливості ведення
2. Чи обов’язкова Особова картка держслужбовця
3. В якому форматі формується Особова картка держслужбовця
4. Як заповнювати Особову картку держслужбовця
5. Як виправити помилку в Особовій картці держслужбовця
6. Нюанси воєнного стану
7. Зберігання Особової картки держслужбовця

Особова картка державного службовця: форма, (не)обов’язковість, особливості ведення

Ви звісно ж в курсі про позицію Мінекономіки щодо необов’язковості Особової картки № П-2. Водночас у цієї форми є «держслужбова» «сестра». У цьому матеріалі поговоримо про Особову картку державного службовця: чи є вона обов’язковою та які особливості її ведення

Чи обов’язкова Особова картка держслужбовця

Відповідно до ч. 1 ст. 37 Закону України від 10.12.2015 № 889-VIII «Про державну службу» особова картка є складовою особової справи державного службовця. Отже, Особова картка – це обов’язковий документ, який повинен бути в особовій справі держслужбовця.

Форму Особової картки держслужбовця затверджено наказом НАДС від 19.05.2020 № 77-20 (далі – наказ№ 77-20). Але актуальну форму наразі затверджено наказом НАДС наказ від 03.02.2026 №17-26 (далі – наказ №17-26), зареєстрованим в Міністерстві юстиції 31.03.2026. Наказ набрав чинності з моменту його офіційного опублікування – 17.04.2026.

В якому форматі формується Особова картка держслужбовця

Особова картка заповнюється в електронній формі українською мовою у називному відмінку без скорочень (абз. 2 п. 2 наказу № 77-20). При цьому, якщо в держоргані:

1. наявна інформаційна електронна система, що передбачає можливість підготовки електронного документа, його підписання і затвердження шляхом накладання кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, Особова картка зберігається в особовій справі у такій інформаційній системі (після отримання державним службовцем кваліфікованого електронного підпису);

Увага! Ключовою новацією наказу № 17-26 є можливість повноцінного електронного зберігання документів із використанням КЕП/УЕП

1. відсутня інформаційна електронна система, що передбачає можливість підготовки електронного документа, його підписання і затвердження шляхом накладання кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, заповнена Особова картка друкується та зберігається в особовій справі (з використанням власноручного підпису). При цьому фахівці НАДС у роз’ясненні від 25.06.2020 № 99-р/з рекомендують при заповненні Особової картки використовувати гарнітуру Times New Roman, шрифт розміром 12 друкарських пунктів та міжрядковий інтервал 1.0.

Увага! До Особової картки та додатків до неї за потреби може додаватися необхідна кількість рядків та сторінок

Як заповнювати Особову картку держслужбовця

Окремої інструкції стосовно заповнення Особової картки немає. Нюанси, які стосуються її заповнення, містить наказ № 70-20.

Державний службовець заповнює відомості, зазначені у пунктах 1-12 Особової картки, тобто свої персональні дані.

Зверніть увагу до нової форми додали такі відомості, які має заповнювати держслужбовець:

1. відомості про контактну особу для зв'язку у разі необхідності (за наявності). Тут держслужбовець може вказати прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності) та номер телефону такої особи;
2. інформацію про володіння іноземними мовами.

Порада редакції: якщо держслужбовець має паспорт у вигляді ID-картки, то в пункті 5 у графі «серія» ставимо прочерк. Щодо сімейного стану в пункті 6, то вважаємо, що слід чітко дотримуватися інструкцій. Зокрема, уточнювати «розлучений / розлучена» не треба. У пункті 7 потрібно зафіксувати дві адреси, якщо адреса реєстрації та фактичного місця проживання різняться. Зокрема, це актуально для осіб зі статусом внутрішньо переміщеної особи

Працівник служби управління персоналом держоргану заповнює відомості, зазначені у пунктах 13-20 Особової картки та у додатках.

Порада редакції: нагадаємо, що військовий облік всі роботодавці наразі ведуть у Списках персонального військового обліку (додаток 5 до Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487). Але ж у новій редакції форми Особової картки держслужбовця так само залишили пункт 14 «Відомості про військовий облік». А отже і надалі слід заповнювати та вносити ці відомості. Дані беремо з військово-облікового документа, який надав призовник, військовозобов’язаний або резервіст

Важливий момент – Особову картку претендент на державну службу подає перед працевлаштуванням. Тобто, саме з цього моменту розпочинається ведення Особової картки. Наказ № 77-20 не конкретизує, як саме в такому випадку повинна відбуватися комунікація держоргану та претендента на державну службу. Тому держорган розв'язувати це питання самостійно. Наприклад, електронну форму Особової картки претендент на державну службу може заповнити або в держоргані, або принести на електронному носії із заповненими пунктами 1-12.

Як виправити помилку в Особовій картці держслужбовця

Зміну відомостей в Особовій картці здійснюють шляхом їх оновлення в інформаційній електронній системі, що передбачає можливість підготовки електронного документа, його підписання і затвердження шляхом накладання кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису або заміни відповідних сторінок в друкованій формі (абз. 7 п. 2 наказу № 77-20 у редакції наказу № 17-26).

Нюанси воєнного стану

У період дії воєнного стану особи призначаються на посади державної служби без конкурсного відбору. Серед документів, які обов’язково потрібно надати під час призначення на державну службу, зазначено Особову картку. Це передбачено абз. 1 ч. 5 ст. 10 Закону України від 12.05.2015 № 389-VIII «Про правовий режим воєнного стану». Тобто, в період дії воєнного стану Особова картка подається на загальних підставах.

Зберігання Особової картки держслужбовця

Відповідно до абз.1 п.5 р.2 Порядку ведення та зберігання особових справ державних службовців, затвердженого наказом НАДС від 22.03.2016 № 64, у сформованій особовій справі першим документом є Особова картка. Оскільки Особова картка – це компонент особової справи, то вона має такий саме строк зберігання, як і особова справа.

Для встановлення строку зберігання особової справи держслужбовця потрібно спочатку звернутися до Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженої наказом КМУ від 17.01.2018 № 55 (далі – Типова інструкція). Зокрема, стосовно електронної особової картки в абз. 3 п. 180 розд. VI Типової інструкції міститься посилання на Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5 (далі – Перелік № 578/5). Якщо зберігаєте паперовий примірник Особової картки, то, дарма що відсутня інформації про строк зберігання в Типовій інструкції, потрібно користуватися Переліком № 578/5.

Отже, Особові справи державних службовців зберігаються 75 років після звільнення (стаття 493 Переліку № 578/5).

Висновки

1. Особова картка є обов’язковою складовою особової справи держслужбовця. У період воєнного стану вона заповнюється на загальних підставах.
2. Особова картка загалом заповнюється в електронній формі.
3. Потреба в паперовій версії Особової картки залежить від того, чи впроваджено в держоргані інформаційну систему управління людськими ресурсами. Якщо інформаційну систему управління людськими ресурсами не впроваджено, то Особову картку обов’язково потрібно роздрукувати.
4. Відомості, зазначені у пунктах 1-12 Особової картки, заповнює державний службовець, а відомості, зазначені у пунктах 13-20, – працівник служби управління персоналом держоргану.

Джерело: kadroland

Шаблони та зразки документів:

Особова картка працівника

Особова картка (ОМС)

Статті на тему:

Стаж роботи в органах місцевого самоврядування: гарантії та виплати, пов’язані зі стажем

Звіт про кількісний та якісний склад державних службовців: особливості заповнення

Щорічна відпустка для держслужбовців та ОМС за 2025: правила використання наприкінці року і виплати компенсації