Хто подає Звіт про склад держслужбовців?
Насамперед підкреслимо, що йтиметься про щоквартальній Звіт про кількісний та якісний склад державних службовців (далі – Звіт).
Подають його:
- районні, районні у містах Києві та Севастополі державні адміністрації;
- Рада міністрів АРК, обласні державні адміністрації, Київська та Севастопольська міські державні адміністрації;
- територіальні органи державного органу;
- апарат (секретаріат) державного органу;
- апарати (секретаріати) органів судової влади та прокуратури.
Увага! Звіт не формують органи місцевого самоврядування, адже їхні працівники не є державними службовцями.
В який строк подавати Звіт про склад держслужбовців?
Строки подання Звіту залежать від того, хто його подає. Ще раз підкреслимо – подають цей Звіт щоквартально.
Районні, районні у містах Києві та Севастополі державні адміністрації, а також територіальні органи державного органу подають звіт не пізніше ніж 7 число місяця, наступного за звітним періодом.
А ось рада міністрів АРК, обласні державні адміністрації, Київська та Севастопольська міські державні адміністрації, а також апарат (секретаріат) державного органу, апарати (секретаріати) органів судової влади та прокуратури подають Звіт не пізніше ніж 13 число місяця, наступного за звітним періодом.
Важливий момент: при поданні Звіту діє «святково-вихідне» перенесення. Хоча це не передбачено Інструкцією № 40-23, але в даному питанні звертаємося до абз. 2 п. 171 розд. V Типової інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, затвердженої постановою КМУ від 17.01.2018 № 55:
Якщо останній день строку виконання документа припадає на неробочий день, строком виконання документа вважається перший робочий день після настання строку виконання.
До речі, «святково-вихідне» перенесення в усних консультаціях підтверджують і представники НАДС.
Завжди будьте на крок попереду з надійним помічником для кадрових справ. Тримайте все під контролем і забудьте про стрес завдяки Календарю кадровика. Користуйтеся вже зараз!
Куди подають Звіт про склад держслужбовців?
Районні, районні у містах Києві та Севастополі державні адміністрації залежно від підпорядкування подають звіт Раді міністрів АРК, обласній державній адміністрації, Київській та Севастопольській міській державним адміністраціям.
Територіальні органи державного органу звітують до Державному органу вищого рівня.
Своєю чергою, Рада міністрів АРК, обласні державні адміністрації, Київська та Севастопольська міські державні адміністрації, а також апарат (секретаріат) державного органу та апарати (секретаріати) органів судової влади та прокуратури подають Звіт до
Національного агентства України з питань державної служби (далі – НАДС).
Яка відповідальність за неподання Звіту про склад держслужбовців?
Законодавством прямо не передбачено відповідальність за неподання цього Звіту. Але, упевнені, керівники держорганів завжди можуть відшукати заходи впливу на своїх підлеглих.
За якою формою подають Звіт про склад держслужбовців?
Районні, районні у містах Києві та Севастополі державні адміністрації залежно від підпорядкування та територіальні органи державного органу подають Звіт у довільній формі, яку формують за домовленістю з держорганом вищого рівня.
А ось Рада міністрів АРК, обласні державні адміністрації, Київська та Севастопольська міські державні адміністрації, а також апарат (секретаріат) державного органу та апарати (секретаріати) органів судової влади та прокуратури повинні звітувати за формою, яка затверджена наказом НАДС від 21.03.2023 № 40-23.
Як заповнювати Звіт про склад держслужбовців?
Порядок заповнення Звіту визначено в р. ІІІ Інструкції щодо заповнення форми звітності «Звіт про кількісний та якісний склад державних службовців», затвердженої наказом НАДС від 21.03.2023 № 40-23 (далі – Інструкція № 40-23). Однак під час заповнення Звіту виникають запитання, відповідь на які прямо не передбачені в Інструкції № 40-23. Саме на них і зосередимося.
Державного службовця звільнено в останній робочий день звітного періоду. Як враховувати його у Звіті?
День звільнення для державного службовця вважається робочим днем. Тобто, заповнюючи звіт за квартал, в якому його було звільнено, цього державного службовця потрібно враховувати як особу, яка перебуває на державній службі.
Своєю чергою, інформація про звільнення такого державного службовця потрапить до Звіту за наступний звітний період (п. 7 р. III Інструкції № 40-23).
Чи враховуються у графі 5 розділу І держслужбовці, які перебувають у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку (або у відпустці без збереження зарплати до досягнення дитиною шестирічного віку) та / або на військовій службі?
Ні. Не враховуються.
Відповідно до абз. 3 п. 3 р. III Інструкції № 40-23 у графі 5 розділу І, окрім працюючих держслужбовців, відображаються лише держслужбовці, які:
- перебувають у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами;
- тимчасово втратили працездатність, що підтверджено листком непрацездатності (незалежно від тривалості хвороби чи причини непрацездатності).
Отже, особи, які перебувають у відпустці для догляду за дитиною (до 3, 6 років) та призвані на військову службу, не враховуються в графі 5, бо фактично не працюють.
Чи враховуються у графі 5 розділу І держслужбовці, які станом на останній день звітного кварталу перебувають у відпустці без збереження зарплати (незалежно від причини) або оплачуваних відпустках будь-якого виду?
Так. Враховуються.
Зазначені держслужбовці тимчасово відсутні на роботі, тому вони належать до фактично працюючих.
Чи вважається під час заповнення графи 6 розділу І вакантною посада, якщо особа, яка її обіймає, перебуває у відпустці без збереження зарплати?
Ні. Не вважається.
Навіть у відпустці без збереження зарплати держслужбовець продовжує перебувати у трудових відносинах з держорганом. Тому посада, яку він обіймає, не буде вакантною.
Чи враховуються під час заповнення графи 7 розділу І державні службовці з інвалідністю внаслідок війни?
У графі 7 розділу І зазначається загальна кількість держслужбовців, які мають інвалідність (сюди зараховуються також і держслужбовці з інвалідністю внаслідок війни). Своєю чергою, під час заповнення графи 11 розділу І потрібно окремо виділити держслужбовців з інвалідністю внаслідок війни.
Чи потрапляє до графи 7 розділу І особа, якщо посеред звітного кварталу їй встановлено інвалідність?
У графі 7 розділу І відображається фактична кількість осіб з інвалідністю станом на останній день звітного кварталу. Отже, станом на цю дату держслужбовець уже має інвалідність, тобто його потрібно враховувати у графі 7 розділу І.
Якщо ж держслужбовець у звітному кварталі втратив інвалідність, то він взагалі не враховується у графі 7 розділу І, попри те, що частину звітного кварталу він мав інвалідність.
Чи враховуються під час заповнення графи 8 розділу І держслужбовці-чоловіки, які перебувають у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку (або у відпустці без збереження зарплати до досягнення дитиною шестирічного віку)?
У графі 8 розділу І зазначається загальна кількість держслужбовців, які перебувають у зазначених відпустках, – підсумовуємо жінок та чоловіків. Своєю чергою, під час заповнення графи 9 розділу І потрібно окремо виділити чоловіків.
Як розраховується облікова чисельність держслужбовців, що зазначається у графі 14 розділу І?
Тут слід враховувати три моменти.
По-перше, облікова чисельність держслужбовців розраховується станом на останній день звітного періоду.
По-друге, під час розрахунку потрібно звернутися до розд. 2 Інструкції зі статистики кількості працівників, затвердженої наказом Держстату від 28.09.2005 № 286 (далі – Інструкція № 286).
По-третє, в обліковій чисельності держслужбовців за кожен календарний день звітного кварталу враховуються особи, які фактично працювали, а також відсутні на роботі з будь-яких причин, тобто, усі працівники, які перебувають у трудових відносинах незалежно від виду трудового договору.
В який спосіб подавати Звіт про склад держслужбовців?
Районні, районні у містах Києві та Севастополі державні адміністрації залежно від підпорядкування повинні погодити з органом вищого рівня, якими засобами зв’язку вони надсилатимуть Звіт.
А ось під час подання звіту до НАЗК альтернатив немає: подати його слід з використанням логіна та пароля через вебпортал НАДС.
Як виправити помилку, допущену у Звіті?
Виправлення помилки залежить від того, за який період її допущено: за поточний звітний період чи за минулі звітні періоди.
Помилку в поточному Звіті виправити можна таким чином. Якщо помилився:
- державний орган вищого рівня, то через вебпортал НАДС він знаходить номер телефону для комунікації з фахівцем НАДС з цього питання. Фахівець НАДС допомагає відкоригувати дані в ручному режимі;
- державний орган нижчого рівня, то він повідомляє про помилку державний орган вищого рівня, якому підпорядковується. Своєю чергою, державний орган вищого рівня звертається до НАДС так, як зазначено вище, та виправляє помилку.
Якщо помилку допущено за минулі звітні періоди, то її виправити неможливо.
На завершення нашої статті об’єднаємо в зручній таблиці вищенаведену інформацію щодо подання Звіту.
Таблиця
Хто та коли подає Звіт
Висновки
- Звіт про кількісний та якісний склад державних службовців подається за квартал. Деякі його дані розраховуються станом на останній день звітного кварталу, а деякі – наростаючим підсумком з початку року.
- Державний орган нижчого рівня подає до державного органу вищого рівня Звіт про кількісний та якісний склад державних службовців у довільній формі. Своєю чергою, державний орган вищого рівня узагальнює інформацію та подає Звіт до НАДС за затвердженою формою.
- Порядок заповнення кожної графи Звіту про кількісний та якісний склад державних службовців містить р. III Інструкції № 40-23.
Людмила БАЛЛА, PhD in Economics
Шаблони та зразки документів: