Кадрово-облікові документи: особова справа, особова картка П-2, табель і електронне ведення – прості форми зі складними проблемами

1. Особова картка П-2: чи обов’язково вести у сучасних умовах
2. Табель обліку використання робочого часу: на що спиратися під час заповнення
3. Звичайна особова картка та табель: прості документи чи приховані пастки
4. Чи існує практичний курс, що допоможе правильно оформлювати особові справи, картки П-2 і табелі з урахуванням електронного ведення

Особова картка П-2: чи обов’язково вести у сучасних умовах

Спочатку Держпраці, а потім і Мінекономіки у листі від 25.09.2024 № 4701-05/70518-09 надали роз’яснення, що особова картка П-2 не є обов’язковою. Тобто, роботодавець має право самостійно прийняти рішення: вести особову картку П-2 чи ні.

Проте редакція Kadroland рекомендує й надалі вести особову картку П-2. Наведемо аргументи.

По-перше, особова картка П-2 слугує джерелом накопичення відомостей про працівника і містить: його паспортні дані, актуальну посаду, право на «статусні» відпустки (зокрема, «чорнобильську», «бойову», соціальну на дітей). По-друге, ст. 10 Закону про відпустки визначено обов’язок ведення обліку відпусток, а в особовій картці П-2 вже розроблений розділ для цього.

Здавалося б, така знайома форма, все розписано, заповнюй графи й справа зроблена. Проте, коли розпочинаєш процес заповнення, постає чимало запитань. Наприклад:

Чи заповнювати розд. ІІ «Відомості про військовий облік» особової картки П-2?

Річ у тім, що станом натепер «центром» ведення військового обліку на підприємстві є списки за Додатком 5 до Порядку № 1487, а не особова картка П-2.

Незважаючи на це, ми рекомендуємо заповнювати розділ про військовий облік в особовій картці П-2. Проте рішення за Вами, адже штрафів за незаповнення не передбачено.

Як продовжити особову картку П-2?

Для продовження Особової картки візьміть нову чисту форму П-2 і на верхньому березі напишіть «Продовження особової картки», зазначте табельний номер працівника, заповніть у Розділі І «Загальні відомості» пункти 1, 2 (прізвище, ім’я, по батькові, дата народження). Нову особову картку розміщуйте під первинну особову картку.

Проте всі ці питання – це лише верхівка айсберга, адже є багато прихованих, що з’являються під час заповнення кожного розділу та додаткових відомостей. І навіть перехід на ведення особової картки у BAS Бухгалтерія КОРП не гарантує відсутності проблем при її заповненні на практиці.

Особова справа: які документи (не включати)

Особова картка П-2 – це накопичення відомостей про працівника, які кадровик вписує самостійно. А от особова справа – це накопичення документів про працівника. І ці документи – не лише кадрові (заяви й накази), але й автобіографія, особовий листок з обліку кадрів і безліч інших.

До речі, у п. 12 гл. 2 розд. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 визначено, які документи включати до особової справи, а які – ні. Попри це запитань менше не стає.

Чи включати особову картку П-2 до особової справи?

Ні!

Чи включати копії наказів про щорічні відпустки до особової картки?

Ні.

Чи включати…?

Перелік можна продовжувати й продовжувати. А ще додаються запитання стосовно зберігання особової справи, щодо яких посад і професій (не)заводити… І постає багато інших проблем.

Табель обліку використання робочого часу: на що спиратися під час заповнення

Ми маємо типову форму табеля та розроблені умовні позначки для відображення (не)явок. Це, власне, все! Офіційних методичних рекомендацій щодо того, як вести та заповнювати табель, немає.

Тому рекомендуємо розробити власне Положення про облік робочого часу або Положення про табельний облік. Проте й пункти цих Положень також потрібно сформулювати. Тож, аби це зробити, потрібні практичні знання в даному питанні. Як скласти коригуючий табель? Коли передавати табель до бухгалтерії? Як заповнити табель, якщо, наприклад, працівника мобілізовано, але на підприємство підтвердні документи надійшли зі значною затримкою? Або що робити із заповненням табеля, якщо працівник захворів у щорічній відпустці?

Ведення табеля у BAS Бухгалтерія КОРП значно полегшує всю процедуру, навіть комунікації між відділом кадрів та бухгалтерією.

Звичайна особова картка та табель: прості документи чи приховані пастки

Здається, що особова картка П-2, табель та особова справа – це звичайні форми, які ведуть автоматично та без проблем. Але на практиці кадровики часто постають перед неочікуваними труднощами.

Ось кілька типових запитань:

1. Які документи потрібно долучати до особової справи, а які – ні?
2. Як правильно заповнювати особову картку П-2, ким вона заповнюється та що робити у разі закінчення одного з її розділів?
3. Як вести табель: приклади заповнення, типові помилки, взаємодія з бухгалтерією
4. Як скласти Положення про облік робочого часу або Положення про табельний облік відповідно до практичних потреб підприємства?

А ще існують складні нормативні вимоги, різні строки зберігання, особливості ведення документів для сумісників, держслужбовців, а також нюанси при веденні табеля та особової картки у BAS Бухгалтерія КОРП.

Як не загубитися у всіх (не)визначених правилах? Маємо рішення!

Чи існує практичний курс, що допоможе правильно оформлювати особові справи, картки П-2 і табелі з урахуванням електронного ведення

Щоб комплексно розв’язати ці проблеми, на платформі Kadroland створено практичний відеокурс «Кадрово-облікові документи: особова справа, особова картка П-2, табель і електронне ведення».

Це не просто огляд форм чи законодавчих норм. Це реальний практикум, який допоможе:

1. зрозуміти, які документи обов’язкові в особовій справі, а які – зайві та ризиковані;
2. безпомилково заповнювати особову картку П-2 навіть у складних випадках (переведення, звільнення, закінчення розділу про відпустки тощо);
3. вести табель обліку робочого часу так, щоб забезпечити своєчасну комунікацію з бухгалтерією;
4. налаштувати електронне ведення особової картки та табеля.

Практична частина – це реальні кейси, шаблони, зразки документів і пояснення, як уникати типових помилок, які найчастіше знаходять Держпраці та аудитори.

Лектори:

1. Галина Казначей – експертка з трудового законодавства та оплати праці;
2. Ольга Хільчук – бухгалтер-експерт, провідна консультантка з BAS.

Формат:

1. дивіться записи у відеоформаті;
2. завантажуйте та прослуховуйте аудіозаписи навіть в дорозі;
3. знаходьте головне у текстовій версії.

Дати: дивіться в будь-який момент та з будь-якої точки світу на платформі Kadroland.

Для кого цей курс?

Курс розраховано на:

1. кадровиків, які стикаються з проблемами у заповненні особової картки і табеля, а також в оформленні особової справи;
2. бухгалтерів, які ведуть кадри й потребують зрозумілих роз’яснень щодо ведення кадрово-облікових документів;
3. HR-ів, які ознайомлюються з особовою карткою та особовою справою й не розгубилися у правилах їхнього ведення;
4. фахівців кадрового обліку, які ведуть або вирішили перейти на ведення табеля та особової картки у BAS Бухгалтерія КОРП.

Почніть зараз і заощадьте: діє знижка -50%

Цей курс – практичний гайд для тих, хто хоче впевнено працювати з особовими документами та впорядкувати кадровий облік без хаосу і помилок.

❗ Зараз діє акційна знижка -50% на пакет «Базовий». Знижка доступна лише для першої передплати.

Джерело: kadroland