Кадрово-облікові документи: особова справа, особова картка П-2, табель і електронне ведення

Додаткові матеріали

Презентація

Зразок заповнення особової картки працівника П-2 (основне місце роботи)

Зразок заповнення особової картки працівника П-2 (за сумісництвом)

Строки зберігання документів: довідник та посилання на калькулятор

Текстове розшифрування відео

Мене звати Галина Казначий, і я дуже рада вітати вас на цьому курсі. Курс присвячений особовій картці, особовій справі, табелю обліку використання робочого часу та, звісно, ми будемо говорити про електронне введення даних. Сьогодні розпочинається перший урок першого модуля. Тема нашого уроку — особова картка П-2.

Чи доцільно вести особову картку П-2 та чи вести для працівника, який працює за сумісництвом? Справа в тому, що нещодавно, буквально в минулому році, було надіслано лист Міністерства економіки (від 25.09.2024 №4701-05/70518-09), в якому вони висловили свою позицію щодо того, що, в принципі, особова картка П-2 не є обов'язковим документом. Але я та команда Кадроленд прийняли рішення, що все ж таки рекомендуємо й надалі використовувати цей документ, як особову картку П-2. Чому? Тому що це зручний документ, в який ми можемо внести всю необхідну інформацію, яка нам потрібна. Під час прийому на роботу працівника вносимо всю необхідну інформацію про нього. Яку саме інформацію? Ми з вами детально розберемося в цьому під час цього курсу.

Особова картка П-2 зберігається 75 років. І я хочу зазначити, що часто кадровики на підприємствах припускаються однієї помилки: вони дозволяють працівникам заповнювати особову картку П-2 самостійно. Це абсолютно неправильно. Особову картку П-2 має заповнювати кадровик, а не сам працівник. Запам'ятайте, будь ласка, цей момент.

Отже, що ж таке особова картка П-2? Особова картка П-2 — це основний документ з обліку особового складу підприємства. Згадку про цей документ ми знаходимо в Інструкції №286. Так, до первинної облікової документації для визначення кількісного складу працівників належить, зокрема, особова картка. В листі Міністерства соціальної політики від 2010 року зазначається, що особові картки ведуться на всіх працівників підприємств, установ, організацій незалежно від форми власності, виду діяльності і галузевої належності. Хоч цей документ датується 2010 роком, я все ж таки рекомендую звертати на нього увагу, оскільки в ньому чітко зазначено, на кого ведуться ці особові картки.

Далі, в листі 2016 року зазначається, що норми Інструкції №286 поширюються на всіх юридичних осіб, філії, представництва, інші відокремлені підрозділи, а також на фізичних осіб-підприємців, які використовують найману працю. Тобто підсумовуючи, цей документ — особову картку П-2 мають вести всі роботодавці, в тому числі фізичні особи-підприємці. І я ще раз хочу підкреслити, що цей документ досить зручний, адже ми зазначаємо дуже багато важливої інформації про працівника, яка буде нам потрібна в подальшому.

Також хочу акцентувати увагу на ще одній великій помилці, яку роблять кадровики. Це коли вони зберігають особові картки П-2 в особових справах. На другому модулі ми з вами детально розберемо особові справи. Але вже зараз хочу сказати, що особові картки П-2 не повинні зберігатися в особових справах. Вони повинні зберігатися окремо, в картотеці. Я розумію, що деяким зручніше мати особову картку П-2 в особовій справі, але коли настане момент, наприклад, передавати документи до архіву підприємства, ці картки потрібно буде вилучати, що створює зайву роботу. Тому я наполягаю, що краще вести кадрову документацію правильно з самого початку. Отже, запам'ятайте: особову картку П-2 не слід зберігати в особовій справі. Це помилка. Особова картка П-2 має зберігатися окремо.

Особова картка П-2 — це основний документ обліку особового складу на підприємстві, в якому ми фіксуємо всю хронологію роботи конкретного працівника. В картці зазначаються дані про прийняття на роботу, переведення на іншу посаду, а також всі відпустки, які надаються працівнику. І важливо зазначити, що особова картка П-2 заповнюється в одному примірнику на підставі пред'явлених працівником документів. Це можуть бути паспорт, військовий квиток, трудова книжка, диплом тощо.

Особові картки П-2 слід вести на всіх працівників, які працюють за трудовими договорами, навіть з тими, з ким укладено строковий трудовий договір, з працівниками, які працюють дистанційно, а також з працівниками, які працюють за трудовим договором з нефіксованим робочим часом. Обов'язково потрібно заповнювати особові картки П-2 на працівників, які працюють за сумісництвом. Хочу ще раз підкреслити: не забувайте вести особові картки П-2 на внутрішніх сумісників, оскільки достовірний облік відпусток має здійснюватися окремо для кожної посади.

І ось тут важливо: саме за допомогою особової картки П-2 ведеться облік відпусток. І якщо виникає питання, чи потрібно заповнювати особову картку П-2, якщо працівник вже колись працював на підприємстві і тепер знову працевлаштовується, то моя відповідь однозначна: так, потрібно заповнювати нову особову картку П-2. Якщо працівник раніше працював, а потім звільнився і через певний час знову працевлаштовується, стару картку П-2 використовувати не можна, оскільки вона вже містить відомості про його попереднє звільнення, а це унеможливлює її повторне використання.

Що стосується строків заповнення особової картки П-2, то тут немає чітко визначеного терміну, однак я рекомендую заповнювати її після видання наказу про прийняття працівника на роботу. Як тільки працівник ознайомиться з наказом під підпис, він вже є вашим працівником, і тільки тоді потрібно заповнювати особову картку П-2. При цьому дата заповнення картки П-2 має бути фактичною, тобто вказувати ту дату, коли картка була заповнена.

Коли ви зазначаєте дату заповнення особової картки П-2, потрібно вказувати фактичну дату, коли ви її заповнюєте. Підкреслюю ще раз: особову картку П-2 заповнює працівник відділу кадрів, кадровик, наприклад. Ні, в жодному разі не сам працівник. Пізніше ми також поговоримо про зміни та строки заповнення особової картки П-2.

Раніше, до змін в ст. 48 Кодексу законів про працю України щодо паперових трудових книжок, орієнтувалися на строки, зазначені в цій статті, які становили 5-7 днів. Це було обумовлено тим, що роботодавець мав ознайомити працівника із записом про прийняття в трудовій книжці під підпис в особовій картці П-2. Це було регламентовано п. 25 Інструкції №58. Однак на сьогоднішній день ст. 48 Кодексу законів про працю України зазнала змін, і ці строки більше не зазначені. Ви, звісно, можете орієнтуватися на ці строки, але на мою думку, і я так практикую, після прийняття на роботу, укладення трудового договору та підписання наказу, я одразу заповнюю особову картку П-2, не відкладаючи це на потім.

Особова картка П-2 — це документ, який зберігається протягом тривалого строку, а саме 75 років. Це важливо пам'ятати. І ще раз хочу наголосити, що в особовій картці П-2 не можна замальовувати інформацію коректором. Коректором не користуємося. Чому це важливо? Як я бачу на практиці, часто виникають непорозуміння з особовими картками П-2. Це може бути через неправильний механізм заповнення цієї картки. Кадровики іноді дають особову картку П-2 на заповнення працівнику, і той заповнює її так, як він розуміє. Після цього кадровики намагаються виправити неправильно заповнені дані, використовуючи коректори. Це неправильно. Для уникнення таких ситуацій особову картку П-2 потрібно заповнювати самостійно. А якщо потрібно внести виправлення, робіть це коректурним способом. Про це ми також поговоримо пізніше.

Отже, шановні колеги, я ознайомила вас з основними моментами: що таке особова картка П-2, хто її заповнює, як її правильно вести. У наступних уроках ми розберемося більш детально з кожним розділом особової картки П-2.