
Діловодство
29.08.2025
Як формувати особову справу працівника: порядок документів
Підкажіть, послідовність формування документів в основну справу працівника, в якому нормативно-правовому документі написано. Чи обов'язкова автобіографія та копії документів про заохочення обов'язково в особову справу підшивати?

👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:
Документи в особовій справі працівника групуються в хронологічному порядку в міру їх надходження (поповнення).
До особової справи обов’язково складається внутрішній опис, який розміщується на початку справи, тобто першим.
Перелік документів особової справи та порядок її формування визначено п. 12 – 13 гл. 2 розд. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 р. №1000/5.
Кадровик має бути в темі щодня – але як усе встигнути? Підключайтесь до безкоштовних вебінарів від експертів Kadroland. Ми роз’яснюємо актуальні зміни, даємо приклади, відповідаємо на ваші запитання наживо
Зокрема, до особової справи додаються такі документи:
- Внутрішній опис особової справи.
- Заява про прийняття на роботу, письмовий трудовий договір (контракт).
- Копія наказу про прийняття на роботу або витяг зі зведеного наказу.
- Особовий листок з обліку кадрів.
- Доповнення до особового листка з обліку кадрів.
- Автобіографія.
- Копія паспорта.
- Копія облікової картки платника податків (за наявності).
- Копія військового квитка, тимчасового посвідчення або приписного свідоцтва (за наявності).
- Копії документів про освіту.
- Копії документів про науковий ступінь, вчене звання.
- Копії документів, що є підставами для надання пільг.
- Заява про переведення на іншу роботу (посаду).
- Копія наказу про переведення на іншу роботу (посаду) або витяг зі зведеного наказу.
- Заява про прийняття за сумісництвом.
- Копія наказу про прийняття за сумісництвом або витяг зі зведеного наказу.
- Заява про зміну біографічних даних.
- Копії документів (наказ) про внесення змін до облікових документів у зв’язку зі зміною біографічних даних (прізвища, імені, по батькові).
- Характеристики.
- Копії документів про підвищення кваліфікації.
- Копії документів про стажування.
- Копії документів про заохочення (нагородження, преміювання).
- Документи з атестації.
- Заява про звільнення.
- Копія наказу про звільнення (витяг зі зведеного наказу).
Як бачимо, автобіографія та копії документів про заохочення (нагородження, преміювання) включено в перелік документів. А отже, вони обов’язково мають бути в особовій справі працівника.
До речі, як вести особові справи працівників та типові помилки розбирали на мінікурсі: Особові справи працівників: обов’язкові документи та типові помилки
👌Сервіс «Особистий Консультант» – це письмові безлімітні швидкі відповіді (від 15 хвилин) на професійні питання.
Отримайте доступ до сервісу, оформивши передплату у пакетах «Професіонал», «Преміум» або «Преміум ПРО».
Джерело: kadroland
Шаблони та зразки документів:
Внутрішній опис документів справи
Статті та консультації на тему:
Особова справа: як вести та зберігати
Чи зберігають сертифікат з ВО в Особовій справі
Які документи (не)можна зберігати в особовій справі працівника
Чи долучати до особової справи заяви працівників
Особовий листок з обліку кадрів: чи обов’язково мати в особовій справі
Медогляди
05.09.2026
Коли заброньованого і особу з іншою відстрочкою можуть направити на ВЛК
Чому ТЦК наполягає, що нашого заброньованого вони мають право направити на ВЛК? Як це пояснити? Ми регулярно проводимо навчання черед працівників і вони знають, що поки діє бронь, не мають право направляти на ВЛК. Підкажіть, як діяти у такій ситуації.

Медогляди
04.09.2026
ВЛК визнала тимчасово непридатним, але відстрочку не дадуть: важливий нюанс для військовозобов’язаних
Військово-лікарська комісія може визнати людину не лише придатною або непридатною до військової служби. Окремим висновком є «тимчасово непридатний до військової служби». При цьому наслідки такого рішення відрізняються для військовозобов’язаних і військовослужбовців

Оплата праці
04.09.2026
Впровадження нової системи оплати праці на підприємстві
Інколи роботодавець хоче змінити діючу форму або систему оплати праці. Наприклад, замінити погодинну оплату на відрядну, або додати ще одну форму оплати праці. Як правильно це впровадити? Які накази слід видати? З ким погоджувати та як повідомити працівникам? В цій статті підкажемо роботодавцю алгоритм дій

Інше
04.09.2026
Нова банкнота 2000 гривень уже в обігу: сьогодні українці отримають гроші з портретом Василя Стуса
Відсьогодні, 4 вересня 2026 року, українці можуть зустріти в готівковому обігу нову банкноту номіналом 2000 гривень. Вона має синій колір, розмір 75×166 мм, понад 20 елементів захисту та присвячена видатному українському дисиденту Василю Стусу

Трудовий кодекс
04.09.2026
Трудовий кодекс змінить правила роботи в Україні: 10 нововведень для працівників і роботодавців
Новий Трудовий кодекс має зробити трудові відносини більш договірними та гнучкими, змінити підходи до дистанційної роботи, робочого часу, працевлаштування людей з інвалідністю та поєднання роботи із сімейними обов’язками. Голова профільного комітету Верховної Ради Галина Третьякова розповіла про 10 ключових змін, які нові правила можуть принести українцям

Військовий облік
04.09.2026
Втрата критичності підприємства: що робити з військовим обліком працівників
Підприємство втратило статус критично важливого, і всі працівники втратили бронювання. Які дії потрібно виконати з військового обліку? Чи потрібно подавати повідомлення про анулювання критичності, чи достатньо змінити статус у додатку 5?

Діловодство
04.09.2026
Заброньований працівник не зміг виїхати за кордон через наказ про відпустку: на що звернув увагу суд
Заброньованому працівнику критично важливого підприємства відмовили у виїзді з України, попри чинне бронювання та оформлену відпустку. Суд встановив, що пред’явлена на кордоні копія наказу про відпустку була неналежно засвідчена, тому не підтвердила законну підставу для виїзду. Розбираємо, як має бути оформлена копія такого наказу та чому самого бронювання недостатньо для перетинання кордону під час воєнного стану

Інше
04.09.2026
В Україні хочуть дозволити офіційно відмовлятися від по батькові: що пропонують змінити в документах
В Україні пропонують дозволити громадянам повністю відмовлятися від по батькові в офіційних документах. Відповідну петицію подали 3 вересня 2026 року: автор просить надати таке право з 16 років, а з 14 – за згодою батьків або піклувальників. Якщо ініціативу підтримають, зміни можуть стосуватися паспортів, водійських посвідчень, карток платника податків та інших документів

Освітяни
04.09.2026
Постанова №1078 змінила правила оплати праці: що діє з 1 вересня і що запрацює з 2027 року
Вже з 1 вересня 2026 року посадові оклади педагогічних і науково-педагогічних працівників визначають за новими коефіцієнтами, а з 1 січня 2027 року почнуть діяти нові ставки погодинної оплати навчальних занять. Як зміниться розрахунок зарплати, які виплати отримуватимуть освітяни та що потрібно врахувати роботодавцям – розповідаємо далі

Лікарняні / Страховий стаж
04.09.2026
Повідомлення про відмову у призначенні допомоги з тимчасової втрати працездатності (вихід на роботу під час лікарняного)
У разі відмови в оплаті лікарняного роботодавець зобов’язаний письмово повідомити працівника про причини відмови та порядок оскарження рішення. Таке повідомлення надають не пізніше п’яти днів після прийняття рішення.

Відпустки
04.09.2026
Роботодавцям дали строк до 31 жовтня: що потрібно зробити для виплат за «чорнобильські» відпустки у 2027 році
Роботодавці, які у 2027 році планують отримувати фінансування на оплату додаткової відпустки для постраждалих від Чорнобильської катастрофи, повинні до 31 жовтня зареєструватися або поновити дані в органах ПФУ. Розповідаємо, які документи потрібно подати та про які зміни треба повідомити Фонд

Звільнення
04.09.2026
Вагітна працівниця та реорганізація закладу: чи можна звільнити за переведенням до іншого роботодавця
За рішенням сесії міської ради ЗДО перебуває у стані реорганізації з подальшим звільненням працівників у зв’язку з переведенням до іншого ЗДО. Працівників попередили за два місяці – з 01.09.2026. Одна працівниця протягом найближчих чотирьох тижнів має піти у відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами. Чи можна через два місяці звільнити її за переведенням під час цієї відпустки, якщо до 01.11.2026 заклад має припинити своє існування? Що робити з цією працівницею?

Відпустки
04.09.2026
Щорічна відпустка під час війни: яке правило про 12 місяців більше не застосовується
У мирний час невикористану частину щорічної відпустки мають надати працівнику не пізніше 12 місяців після завершення робочого року. Під час воєнного стану це правило не застосовується – Держпраці пояснила, які особливості діють для щорічних відпусток зараз

Умови праці
04.09.2026
Уряд змінив правила роботи під час повітряних тривог: що зміниться для роботодавців та працівників
3 вересня Уряд змінив правила роботи під час повітряних атак: за «жовтого» рівня бізнес зможе продовжувати роботу, але має забезпечити працівникам і відвідувачам доступ до укриттів. «Червоний» рівень означатиме зупинку роботи та обов’язковий перехід людей в укриття. Розбираємо, що це означає для роботодавців і які вимоги їм доведеться виконати








