👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:
Документи в особовій справі працівника групуються в хронологічному порядку в міру їх надходження (поповнення).
До особової справи обов’язково складається внутрішній опис, який розміщується на початку справи, тобто першим.
Перелік документів особової справи та порядок її формування визначено п. 12 – 13 гл. 2 розд. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 р. №1000/5.
Кадровик має бути в темі щодня – але як усе встигнути? Підключайтесь до безкоштовних вебінарів від експертів Kadroland. Ми роз’яснюємо актуальні зміни, даємо приклади, відповідаємо на ваші запитання наживо
Зокрема, до особової справи додаються такі документи:
- Внутрішній опис особової справи.
- Заява про прийняття на роботу, письмовий трудовий договір (контракт).
- Копія наказу про прийняття на роботу або витяг зі зведеного наказу.
- Особовий листок з обліку кадрів.
- Доповнення до особового листка з обліку кадрів.
- Автобіографія.
- Копія паспорта.
- Копія облікової картки платника податків (за наявності).
- Копія військового квитка, тимчасового посвідчення або приписного свідоцтва (за наявності).
- Копії документів про освіту.
- Копії документів про науковий ступінь, вчене звання.
- Копії документів, що є підставами для надання пільг.
- Заява про переведення на іншу роботу (посаду).
- Копія наказу про переведення на іншу роботу (посаду) або витяг зі зведеного наказу.
- Заява про прийняття за сумісництвом.
- Копія наказу про прийняття за сумісництвом або витяг зі зведеного наказу.
- Заява про зміну біографічних даних.
- Копії документів (наказ) про внесення змін до облікових документів у зв’язку зі зміною біографічних даних (прізвища, імені, по батькові).
- Характеристики.
- Копії документів про підвищення кваліфікації.
- Копії документів про стажування.
- Копії документів про заохочення (нагородження, преміювання).
- Документи з атестації.
- Заява про звільнення.
- Копія наказу про звільнення (витяг зі зведеного наказу).
Як бачимо, автобіографія та копії документів про заохочення (нагородження, преміювання) включено в перелік документів. А отже, вони обов’язково мають бути в особовій справі працівника.
До речі, як вести особові справи працівників та типові помилки розбирали на мінікурсі: Особові справи працівників: обов’язкові документи та типові помилки
👌Сервіс «Особистий Консультант» – це письмові безлімітні швидкі відповіді (від 15 хвилин) на професійні питання.
Отримайте доступ до сервісу, оформивши передплату у пакетах «Професіонал», «Преміум» або «Преміум ПРО».
Джерело: kadroland
Шаблони та зразки документів:
Внутрішній опис документів справи
Статті та консультації на тему:
Особова справа: як вести та зберігати
Чи зберігають сертифікат з ВО в Особовій справі
Які документи (не)можна зберігати в особовій справі працівника
Чи долучати до особової справи заяви працівників
Особовий листок з обліку кадрів: чи обов’язково мати в особовій справі