👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:
В особовій справі мають бути лише документи, передбачені Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 №1000/5 (далі – Правила № 1000/5).
Перелік документів особової справи та порядок її формування регламентує п. 12 гл. 2 розд. IV Правил №1000/5.
В особових справах, що формуються впродовж усього часу роботи працівника, документи групуються в хронологічному порядку в міру їх надходження (поповнення), зокрема:
- заява про прийняття на роботу;
- заяви про переведення на іншу роботу (посаду);
- заява про звільнення з роботи.
Кадровик має бути в темі щодня – але як усе встигнути? Підключайтесь до безкоштовних вебінарів від експертів Kadroland. Ми роз’яснюємо актуальні зміни, даємо приклади, відповідаємо на ваші запитання наживо
Абзац 1 п. 12 гл. 2 розд. IV №1000/5 не передбачає включати заяви працівників про надання відпусток до особових справ.
Відповідно до ст. 515 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мінʼюсту від 12.04.2012 №578/5, документи (графіки, заяви, відомості) про надання та використання щорічних, творчих, соціальних відпусток та відпусток без збереження заробітної плати зберігають на підприємстві один рік з подальшим знищенням.
Отже, заяви про відпустки треба зберігати в окремій справі.
До речі, повідомлення (відомості) про відпустки та графіки відпусток можуть зберігатися разом, оскільки строк збереження у них однаковий.
👌Сервіс «Особистий Консультант» – це письмові безлімітні швидкі відповіді (від 15 хвилин) на професійні питання.
Отримайте доступ до сервісу, оформивши передплату у пакетах «Професіонал», «Преміум» або «Преміум ПРО».
Джерело: kadroland
Статті та консультації на тему:
Особова справа: як вести та зберігати
Як формувати особову справу працівника: порядок документів
Де зберігати заяви працівників: правила та рекомендації
Як правильно знищувати кадрові та інші заяви
Зберігання заяви та наказу про дострокове припинення відпустки по догляду за дитиною до 3 років
Чи зберігати заяву та наказ на відпустку без збереження зарплати в особовій справі