Повідомлення у роботі кадровика та відповідального за ВО-2026

1. Повідомлення про прийняття на роботу
2. Повідомлення про початок відпустки
3. Повідомлення про зміну істотних умов праці
4. Повідомлення про скорочення
5. Додаток 1 до ТЦК
6. Додаток 4 до ТЦК
7. Повідомлення військовозобов’язаних, призовників та резервістів
8. Висновки

Повідомлення про прийняття на роботу

Почнемо з кадровиків. Базове повідомлення, про яке повинен дбати кадровик, це повідомлення про прийняття працівників на роботу, що подається до податкової.

Такий обов'язок передбачений у ч. 4 ст. 24 Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП):

Працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням роботодавця, та повідомлення центрального органу виконавчої влади з питань забезпечення формування та реалізації державної політики з адміністрування єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування про прийняття працівника на роботу в порядку, встановленому Кабінетом Міністрів України

Повідомлення про прийняття працівника на роботу подається за формою, затвердженою постановою КМУ від 17.06.2015 № 413 «Про порядок повідомлення Державній податковій службі та її територіальним органам про прийняття працівника на роботу/укладення гіг-контракту» (далі — постанова № 413).

Повідомлення подають всі роботодавці – як юридичні особи, так і ФОПи та/або резиденти Дія Сіті.

Залишимо дискусії, що програмне забезпечення для подання повідомлення зазвичай знаходиться в бухгалтерії, а підписують його директор і головний бухгалтер (за наявності). По факту заповнювати таке повідомлення, як правило, доводиться саме кадровику.

Нагадуємо що таке повідомлення подається до територіальних органів ДПС за місцем обліку роботодавця як платника єдиного внеску до початку роботи працівника за укладеним трудовим договором.

Повідомлення про початок відпустки

Далі поговоримо про повідомлення працівників.

Одним з основних є повідомлення про дату початку щорічної відпустки.

Відповідно до ч. 5 ст. 79 КЗпП та ч. 11 ст. 10 Закону України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки»:

...конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і власником або уповноваженим ним органом, який зобов'язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну.

Тобто, якщо відпустку надають працівнику за графіком, то письмове повідомлення про конкретну дату початку відпустки – обов’язкове.

Причому роботодавець зобов'язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну.

Якщо цього не зробити або прострочити встановлений термін, то працівник має право перенести відпустку на інший період на підставі ч. 1 ст. 11 Закону про відпустки.

Таке повідомлення складаємо письмово, в довільній формі і ознайомлюємо працівника під підпис. Детально про це повідомлення говорили тут.

Якщо відпустка надається поза графіком, тобто, за заявою працівника, то повідомлення не буде

Повідомлення про зміну істотних умов праці

Ще одне важливе повідомлення – це повідомлення про зміну істотних умов праці.

У ч. 3 ст. 32 КЗпП наводиться перелік істотних умов праці, зокрема:

1. системи та розміри оплати праці;
2. розмір пільг;
3. режим роботи;
4. встановлення або скасування неповного робочого часу;
5. суміщення професій, зміна розрядів і найменування посад.

Хоча перелік, визначений у ст. 32 КЗпП, не є виключним, це питання може бути врегульовано у внутрішніх локальних документах підприємства або у письмовому трудовому договорі.

Найпоширеніші ситуації, коли потрібно готувати таке повідомлення, це зміна окладу, графіка роботи підприємства або режиму роботи, наприклад, встановлюється неповна зайнятість з ініціативи роботодавця.

У мирний час, згідно зі ст. 32 КЗпП, роботодавець мав повідомити працівників про зміну істотних умов праці не пізніше, ніж за 2 місяці. Крім того, ст. 103 КЗпП передбачено, що про нові або зміну діючих умов оплати праці в бік погіршення роботодавець повинен повідомити працівника не пізніше як за два місяці до їх запровадження або зміни. Зауважте, на нашу думку, повідомляти працівників слід і в тому випадку, якщо відбувається підвищення окладу.

Під час воєнного стану діє спеціальний Закон України від 15.03.2022 № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (далі – Закон №2136), який передбачає, що норми ч. 3 ст. 32 КЗпП щодо двомісячного терміну попередження працівника про зміну істотних умов праці під час воєнного не застосовуються.

Фахівці Держпраці у роз'ясненні вказали, що під час дії воєнного стану працівника про зміну істотних умов праці та її оплати слід повідомити не пізніше, як до запровадження таких умов. Вони радять зробити це принаймні за день до змін.

Таке повідомлення доцільно оформити документально і ознайомити з ним працівника під підпис. Повідомлення повинне підтверджувати своєчасне інформування працівника про зміни, а також згоду чи відмову працівника працювати в нових умовах.

Повідомлення про скорочення

Працівника слід попередити про наступне звільнення письмово не пізніше ніж за 2 місяці (ст. 49-2 КЗпП). Це не стосується державних службовців, для яких діє інший строк попередження.

Про скорочення повідомляємо за 2 місяці навіть під час дії воєнного стану

Якщо відбувається не скорочення штату, а скорочення саме чисельності, слід врахувати, що працівники з більшою кваліфікацією та продуктивністю праці мають переважне право залишення на роботі.

Якщо кваліфікація і продуктивність є однаковими, слід врахувати, що в ст. 42 КЗпП перераховано осіб, які мають переважне право залишення на роботі.

Цей етап не можна пропустити, адже не врахування переважного права залишення на роботі є однією з причин судового оскарження такого звільнення.

Увага! Більшість повідомлень в кадровій справі складається письмово в довільній формі в двох екземплярах. Пам’ятайте, що в повідомленні слід чітко і лаконічно зафіксувати суть, за необхідності окреслити строки та можливі перспективи чи наслідки для працівника. На повідомленні обов’язково має стояти дата надання та дата ознайомлення працівника, а також його підпис. Зразки та шаблони повідомлень передплатники платформи можуть знайти в розділі Документи або замовити розробку нового документа в сервісі Окі-Докі.

Додаток 1 до ТЦК

А тепер поговоримо про повідомлення, які формують особи, відповідальні за ведення військового обліку. Хоча, як ми знаємо, часто ці обов’язки виконують також кадровики.

Відповідно до п. 13 Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 №1487, державні органи (крім СБУ, розвідувальних органів), органи місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації у семиденний строк з дати видання наказу про призначення або звільнення (увільнення) керівників та інших осіб зазначених органів, підприємств, установ та організацій, відповідальних за організацію та ведення військового обліку, повідомляють відповідним районним (міським) територіальним центрам комплектування та соціальної підтримки (додаток 1).

Додаток 1 подаємо на керівника та відповідального за ВО до «свого» ТЦК

Фактично передбачено шість випадків, коли необхідно подавати повідомлення за додатком 1:

1. призначення керівника;
2. звільнення керівника;
3. увільнення керівника;
4. призначення відповідальної особи;
5. звільнення відповідальної особи;
6. увільнення відповідальної особи.

Водночас, нерідко для перестороги додаток 1 також подають в разі тривалої відсутності керівника та/або відповідального за військовий облік. Подробиці – за посиланням.

Зауважте, що таке повідомлення за додатком 1 подають протягом 7 календарних днів з дня видання відповідного наказу.

Щорічне подання додатку 1 не передбачене. Якщо не відбулося визначених вище подій, то повідомлення до ТЦК не подаємо.

Додаток 4 до ТЦК

Повідомлення за додатком 4 подаємо у таких випадках:

1. Прийняття або звільнення працівників, які є військовозобов’язаними, призовниками чи резервістами (далі – працівники).

2. Зміни в особистих даних працівника. Які саме зміни «враховуються», визначено п. 34 Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487. Зокрема:

1. зміна прізвища, імені, по батькові (за наявності);
2. реквізитів паспорта громадянина України та паспорта громадянина України для виїзду за кордон;
3. адреси задекларованого/зареєстрованого місця проживання;
4. адреси місця фактичного проживання;
5. сімейного стану;
6. освіти;
7. місця роботи;
8. посади.

Також повідомлення за додатком 4 подають в разі виявлення розбіжностей між військовим обліковим документом працівника і списками персонального обліку за результатами внутрішнього звіряння (п. 45 Порядку № 1487).

З 31 липня з’явився обов’язок із нового повідомлення ТЦК. Деталі – тут.

1. Якщо повідомлення подається щодо прийняття/звільнення працівника – протягом 7 календарних днів з дати видання наказу.
2. Якщо повідомлення подається через зміну персональних даних або виявлення розбіжностей зі списками персонального обліку в результаті внутрішнього звіряння – до 5-го числа місяця, наступного за місяцем подання підтвердних документів чи проведеного звіряння.

Увага! Якщо працівник повідомив про зміну даних із запізненням, рекомендується взяти від нього копію документа із зазначенням дати отримання. Це буде офіційним підтвердженням дати початку відліку строку для подання повідомлення

Повідомлення військовозобов’язаних, призовників та резервістів

Керівник зобов’язаний інформувати ТЦК в довільній формі про виявлення фактів порушення Правил військового обліку, про інформування працівників, які працюють дистанційно, перебувають у відпустці чи на лікарняному про їх виклик до ТЦК тощо (Порядок №1487).

Такі повідомлення складаються у довільній формі. Загальна порада – послатися на відповідну норму Порядку №1487, викласти суть, зазначити осіб, яких стосується повідомлення, зафіксувати дату і відповідальних осіб. Будьте уважні, подекуди Порядок №1487 встановлює строки, коли слід надати таке повідомлення.

Наприклад, відповідно до п. 47 Порядку №1487:

видати наказ (розпорядження) про оповіщення призовників, військовозобов’язаних та резервістів, довести його до відома таких осіб під особистий підпис, а у разі виконання такими особами дистанційної, надомної роботи, у період їх тимчасової непрацездатності, перебування у відпустці або у відрядженні - рекомендованим поштовим відправленням з описом вкладення та повідомленням про вручення у частині, що стосується їх прибуття до відповідного районного (міського) територіального центру комплектування та соціальної підтримки, органу СБУ, відповідних підрозділів розвідувальних органів у визначені строки, та надіслати копію відповідних наказів (розпоряджень) та підтвердну інформацію або документи про здійснення оповіщення у триденний строк до відповідного районного (міського) територіального центру комплектування та соціальної підтримки, органу СБУ, відповідних підрозділів розвідувальних органів;

Крім того, повідомлення в довільній формі складаються і для працівників. Наприклад, про необхідність оновити військово-обліковий документ, про виклик до ТЦК тощо. Обов’язково отримуйте позначку про ознайомлення на своєму екземплярі повідомлення або складайте акт про відмову ознайомитися з повідомленням.

Висновки

1. Як правило, повідомлення, що стосуються працівників, формуються письмово у довільній формі.
2. Важливо ознайомити з повідомленнями працівників під підпис, зафіксувати дату ознайомлення, можливе рішення працівника чи наслідки.
3. Окремо слід подбати про фіксацію відмови від отримання повідомлень.
4. Що стосується повідомлень контролюючих органів, то вони здійснюються за встановленими формами. Тут слід чітко дотримуватися дедлайнів.

Джерело: kadroland

Шаблони та зразки документів:

Повідомлення про прийняття працівника (домашнього працівника) на роботу / укладання гіг-контракту (з 26.02.25)

Повідомлення про дату початку відпустки

Повідомлення про підвищення окладу працівнику

Повідомлення про зміну істотних умов праці (запровадження суміщення)

Повідомлення про зміну істотних умов праці (зміни до посадової інструкції)

Повідомлення про зміну істотних умов праці (запровадження підсумованого обліку робочого часу)

Повідомлення про призначення, звільнення (увільнення) керівника (додаток 1)

Повідомлення про призначення, звільнення (увільнення) керівника та посадових осіб ((додаток 1) увільнення відповідальної особи та призначення іншої)

Повідомлення про зміну облікових даних військовозобов’язаних працівників (додаток 4)

Супровідний лист до повідомлення ТЦК про зміну облікових даних (при відсутності інформації у ВОД)

Повідомлення про інформування працівників щодо потреби надання ВОД для звіряння

Акт про відмову ознайомитися з наказом про оповіщення працівників щодо виклику до ТЦК та СП

Мінікурс тут:

Повідомлення ТЦК про відсутність у ВОД відомостей: в якому документі та як прописати

Скорочення чисельності або штату: алгоритм звільнення працівників

Статті та консультації на тему:

Повідомлення про прийняття працівника на роботу – з 1 травня за оновленою формою

Повідомляємо про дату початку відпустки: форма, нюанси, застереження

Надання відпустки поза графіком: три готові варіанти оформлення

Зміна істотних умов праці під час воєнного стану

Скорочення персоналу на підприємстві: як правильно оформити звільнення

Повідомлення до ТЦК (додатки 1 і 4) у 2025 році: коли та як подавати

Підвищення окладів з 01.01.2026: чи повідомляти працівників

Що потрібно подати до ТЦК до 5 січня