Надання відпустки поза графіком: три готові варіанти оформлення

1. Особливості надання відпустки поза графіком
2. Відпустка раніше запланованої дати
3. Відпустка пізніше, ніж заплановано в графіку (конкретний строк не визначений)
4. Перенесення відпочинку після отримання повідомлення про початок відпустки
5. Висновки

Особливості надання відпустки поза графіком

У загальному відпустку поза графіком надають за заявою працівника та наказом керівника. Проте слід врахувати певні особливості.

По-перше, зверніть увагу, що надання відпустки поза графіком – цілком нормальна ситуація. Водночас тут мова йде про перенесення відпустки, а отже, слід враховувати норми ч. 4 ст. 11 Закону України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки» (далі – Закон про відпустки):

У разі перенесення щорічної відпустки новий термін її надання встановлюється за згодою між працівником і власником або уповноваженим ним органом.

Отже, якщо відпустка запланована графіком, то її перенесення за ініціативою працівника можливе за згодою керівника.

По-друге, слід враховувати, коли саме працівник просить надати відпустку: до дати, запланованої графіком, чи після. Тут можливі наступні варіанти.

Відпустка раніше запланованої дати

Розглянемо типову ситуацію.

Ситуаці 1. Щорічна основна відпустка (24 к.дн.) запланована на червень 2026 року, але працівниця просить надати 14 к.дн. у січні 2026 року.

В такому випадку:

1. працівниця пише заяву з проханням надати відпустку в бажаний строк у січні 2026 року;
2. роботодавець видає наказ;
3. до графіка відпусток на 2026 рік вносимо відповідні зміни, адже роботодавець надалі буде користуватися цим графіком і йому потрібно знати, хто з працівників буде на роботі, а хто ще має відгуляти відпустку.

Відпустка пізніше, ніж заплановано в графіку (конкретний строк не визначений)

І знову розберемо конкретну ситуацію.

Ситуація 2. Щорічна відпустка запланована на березень 2026 року, але працівник просить перенести відпустку на жовтень 2026 року.

В такому випадку:

1. працівник пише заяву з проханням перенести відпустку на жовтень. Така заява може бути написана навіть в грудні 2025 чи в січні-лютому, або навіть в березні 2026;
2. керівник погоджує перенесення відпустки та видає наказ про внесення змін до графіка відпусток;
3. за 2 тижні до початку відпустки в жовтні 2026 року роботодавець повинен письмово повідомити працівника про конкретну дату початку відпустки (якщо вона не була узгоджена) або ж працівник пише заяву з проханням надати відпустку в конкретний строк;
4. керівник видає наказ про надання відпустки.

Перенесення відпочинку після отримання повідомлення про початок відпустки

Можлива й наступна ситуація.

Cитуація 3. Відпустка запланована графіком на січень 2026 року. За 2 тижні до дати початку відпустки працівницю письмово проінформовано про дату початку відпустки (надане відповідне повідомлення). Але під час одержання повідомлення працівниця просить перенести відпустку на інший строк (наприклад, на жовтень 2026 року).

В такому випадку:

1. працівниці надають письмове повідомлення про конкретну дату початку відпустки (за 2 тижні);
2. після отримання повідомлення вона пише заяву з проханням перенести відпустку. В заяві може зазначатися бажаний місяць або конкретна дата;
3. керівник погоджує перенесення відпустки та видає наказ про внесення змін до графіка відпусток;
4. за 2 тижні до початку відпустки в жовтні 2026 року роботодавець повинен письмово повідомити працівницю про конкретну дату початку відпустки (якщо вона не була узгоджена) або ж працівниця пише заяву з проханням надати відпустку в конкретний строк;
5. керівник видає наказ про надання відпустки.

Висновки

1. Надання відпустки поза графіком є законним і можливим за умови згоди роботодавця.
2. Усі варіанти передбачають обов’язкову заяву працівника та наказ керівника.
3. У разі перенесення відпустки на новий строк потрібно вносити зміни до графіка відпусток.
4. Якщо дата не узгоджена, роботодавець зобов’язаний письмово повідомити працівника про початок відпустки за 2 тижні.
5. Грамотне оформлення документів дозволяє уникнути спорів і забезпечити дотримання трудового законодавства.

Яна ЯРОШЕНКО, експерт з трудового права, кадрового та військового обліку

Шаблони та зразки документів:

Наказ про підготовку графіка відпусток

Графік відпусток на 2026 рік затверджений директором

Графік відпусток затверджений директором

Графік відпусток затверджений наказом директора

Графік відпусток (у ФОП)

Наказ про внесення змін до графіка відпусток

Заява про перенесення щорічної основної відпустки

Статті на тему:

Графік відпусток-2026: складаємо та затверджуємо

Оформлення щорічних відпусток: покрокова інструкція

Щорічна відпустка поза графіком: коли можлива та зразки заяви та наказу

Хто повинен затвердити графік відпусток до 17 грудня

Чи можна передбачити в графіку тільки 14 днів відпустки