Повідомлення до ТЦК (додатки 1 і 4) у 2025 році: коли та як подавати

Повідомлення за Додатком 1

Підстави для подання

Повідомлення за додатком 1 подається у разі:

1. призначення на посаду, звільнення або увільнення керівника підприємства, установи чи організації;
2. призначення, звільнення або увільнення особи, відповідальної за ведення військового обліку.

Строки подання

Таке повідомлення необхідно подати протягом 7 календарних днів з дати видання наказу про призначення чи звільнення відповідних осіб.

Увага! Відлік семиденного строку ведеться саме від дати видання наказу, а не від дати фактичного початку виконання обов’язків особою.

Наприклад: 7 лютого видано наказ про призначення відповідального за ведення військового обліку, а фактичний початок виконання обов'язків призначено на 10 лютого. Граничний строк подання повідомлення – 14 лютого (7 календарних днів з 8 лютого).

Спосіб подання

На сьогодні онлайн-формату подання повідомлень не передбачено. Відтак, є два варіанти:

1. особисто передати повідомлення до територіального центру комплектування (ТЦК);
2. надіслати поштою (рекомендовано – з описом вкладення та повідомленням про вручення).

Заповнення додатка 1

При оформленні необхідно вказати:

1. назву підприємства згідно з установчими документами;
2. прізвище, ім’я, по батькові особи, щодо якої подається повідомлення;
3. назву посади відповідно до штатного розпису (наприклад, «начальник відділу кадрів», а не просто «відповідальний за військовий облік»);
4. дату і номер наказу про призначення/звільнення;
5. контактний номер телефону та електронну пошту відповідальної особи;
6. підпис керівника підприємства (саме керівник підписує повідомлення, навіть якщо його заповнює відповідальний за військовий облік).

Повідомлення за Додатком 4

На відміну від додатка 1, який подається лише у разі змін у керівництві або серед відповідальних за військовий облік, додаток 4 може подаватися багаторазово протягом року з різних підстав.

Підстави для подання

Повідомлення за додатком 4 подаємо у таких випадках:

1. Прийняття або звільнення працівників, які є військовозобов’язаними, призовниками чи резервістами (далі – працівники).

2. Зміни в особистих даних працівника. Які саме зміни «враховуються», визначено п. 34 Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487. Зокрема:

1. зміна прізвища, імені, по батькові (за наявності);
2. реквізитів паспорта громадянина України та паспорта громадянина України для виїзду за кордон;
3. адреси задекларованого/зареєстрованого місця проживання;
4. адреси місця фактичного проживання;
5. сімейного стану;
6. освіти;
7. місця роботи;
8. посади.

Також повідомлення за додатком 4 подають в разі виявлення розбіжностей між військовим обліковим документом працівника і списками персонального обліку за результатами внутрішнього звіряння (п. 45 Порядку № 1487).

Строки подання

1. Якщо повідомлення подається щодо прийняття/звільнення працівника – протягом 7 календарних днів з дати видання наказу.
2. Якщо повідомлення подається через зміну персональних даних або виявлення розбіжностей зі списками персонального обліку в результаті внутрішнього звіряння – до 5-го числа місяця, наступного за місяцем подання підтвердних документів чи проведеного звіряння.

Увага! Якщо працівник повідомив про зміну даних із запізненням, рекомендується взяти від нього копію документа із зазначенням дати отримання. Це буде офіційним підтвердженням дати початку відліку строку для подання повідомлення

Окремі ситуації щодо подання додатка 4

Чи подається додаток 4 у разі мобілізації працівника?

Ні, така підстава не передбачена.

Чи потрібно подавати повідомлення, якщо військовозобов’язана жінка йде у декретну відпустку?

Ні, оскільки цей випадок не входить до визначеного переліку.

Якщо працівник одночасно змінив прізвище, місце проживання та посаду, скільки повідомлень потрібно подати?

Можна подати одне комплексне повідомлення з переліком усіх змін або окремі повідомлення на кожну зміну. Законодавство цього чітко не регулює, тож обирати слід залежно від практики роботи підприємства.

Який документ є підставою для зміни прізвища у військовому обліку?

Паспорт з новим прізвищем (не свідоцтво про шлюб чи розлучення).

Висновки

1. Повідомлення за додатком 1 подаємо у разі зміни керівника або відповідального за військовий облік, тоді як повідомлення за додатком 4 стосується кадрових змін серед військовозобов’язаних працівників.
2. Строки подання додатка 1 – 7 календарних днів з дня видання відповідного наказу.
3. Строки подання додатка 4 – 7 календарних днів від дати видання наказу про прийняття або звільнення і до 5-го числа – для змін персональних даних.
4. Онлайн-подання неможливе – рекомендовано передавати особисто або надсилати поштою з описом вкладення.

Дотримання цих правил допоможе уникнути порушень та відповідальності за неналежне ведення військового обліку на підприємстві.

Джерело: kadroland

Шаблони та зразки документів:

Повідомлення про призначення, звільнення (увільнення) керівника та посадових осіб, відповідальних за організацію та ведення військового обліку

Повідомлення про зміну облікових даних військовозобов’язаних працівників (додаток 4)

Статті та відео на тему:

Відповідальний за військовий облік на підприємстві

Відповідальний за військовий облік звільнився: кого оштрафують за неякісне ведення ВО

Відповідальний за ведення військового обліку йде у відпустку: чи призначати заміну та чи повідомляти ТЦК

Повідомлення при зміні облікових даних військовозобов’язаного, призовника, резервіста (заповнюємо додаток 4)