Відповідальний за військовий облік на підприємстві: поради і зразки документів

1. Нормативне підгрунтя
2. Ввести окрему посаду відповідального за військовий облік чи покласти додаткові обов’язки
3. Окрема посада – Інспектор з військового обліку
4. Особа, відповідальна за ведення військового обліку
5. Доплата за ведення військового обліку
6. Підвищення кваліфікації відповідального за ведення військового обліку

Нормативне підгрунтя

Організація військового обліку на підприємствах покладається на відповідних керівників (абз. 1 п. 8 Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 №1487 (далі – Порядок №1487).

Якщо на підприємстві є призовники, військовозобов'язані і резервісти і при цьому не ведеться військовий облік, відповідати за це буде саме керівник, адже він не організував ведення військового обліку. За відсутність відповідальної особи, за невиконання вимоги щодо підвищення кваліфікації відповідальної особи нести відповідальність також буде керівник.

Водночас обов’язки з ведення військового обліку покладають на працівників служби персоналу, служби управління персоналом (абз. 2 п. 8 Порядку №1487).

У разі відсутності штатної одиниці служби персоналу обов’язки з ведення військового обліку покладають на особу, яка веде облік працівників на підприємстві (абз. 3 п. 8 Порядку № 1487).

Наприклад, якщо у вас є інспектор з кадрів, то саме він має вести військовий облік. Якщо ж немає працівників відділу персоналу (відділу кадрів, кадровика), то обов'язки із ведення військового обліку слід покласти на працівника, який веде облік працівників (мається на увазі саме кадровий облік).

Якщо на підприємстві немає і не було жодного призовника, військовозобов'язаного чи резервіста?

В цьому випадку військовий облік вести не потрібно, адже немає осіб, щодо яких ведеться цей облік.

Ввести окрему посаду відповідального за військовий облік чи покласти додаткові обов’язки

Загальну кількість осіб, відповідальних за ведення військового обліку, визначають з урахуванням кількості призовників, військовозобов’язаних та резервістів, які перебувають на військовому обліку станом на 1 січня поточного року, із застосуванням норм, визначених у п. 9 і 10 Порядку №1487.

Так, на підприємстві кількість осіб, відповідальних за ведення військового обліку, залежить від кількості призовників, військовозобов’язаних та резервістів, що перебувають на військовому обліку:

1. від 501 до 2000 призовників, військовозобов'язаних та резервістів – одна особа
2. від 2001 до 4000 призовників, військовозобов'язаних та резервістів – дві особи
3. від 4001 до 7000 призовників, військовозобов'язаних та резервістів – три особи
4. на кожні наступні від 1 до 3000 призовників, військовозобов'язаних та резервістів – по одній особі додатково

Увага! В цьому випадку вводиться спеціальна окрема посада – Інспектор з військового обліку. У разі наявності двох і більше осіб, відповідальних за ведення військового обліку, їх об’єднують в окремий підрозділ (відділ, сектор, групу тощо) (абз. 2 п. 11 Порядку №1487)

За виконання обов’язків за посадою встановлюють оклад.

За наявності на військовому обліку менш як 500 призовників, військовозобов’язаних та резервістів обов’язки щодо ведення військового обліку покладають на особу служби персоналу, якій встановлюється доплата в розмірі до 50% посадового окладу.

Якщо протягом року зменшилася кількість військовозобов’язаних, слід «скоротити» посаду?

Ні, протягом року такі кадрові ротації не вчиняємо.

Річ у тім, що загальну кількість осіб, відповідальних за ведення військового обліку, визначають з урахуванням кількості призовників, військовозобов’язаних та резервістів, які перебувають на військовому обліку станом на 1 січня поточного року (п. 11 Порядку №1487). Тож зменшення кількості військовозобов’язаних, резервістів та призовників слід зафіксувати саме станом на 1 січня і тільки тоді прийняти рішення щодо скорочення посади і призначення відповідального за ведення військового обліку (із встановленням доплати).

Окрема посада – Інспектор з військового обліку

Як з’ясували вище, за наявності певної кількості призовників, військовозобов’язаних та резервістів на підприємстві вводиться окрема посада – «Інспектор з військового обліку» (код КП 3439). Для такої посади слід розробити посадову інструкцію.

Шаблон Посадової інструкції інспектора з військового обліку

Завантажуйте шаблон Посадова інструкція інспектора з військового обліку

Особи, відповідальні за ведення військового обліку (крім державних службовців), повинні відповідати кваліфікаційним вимогам, визначеним для інспектора з військового обліку відповідно до національного класифікатора ДК 003:2010 «Класифікатор професій» (п. 11 Порядку №1487). У національний реєстр кваліфікацій було внесено новий профстандарт «Інспектор з військового обліку» (код 3439).

Інспектором з військового обліку можуть бути особи:

1. з рівнем освіти не нижче молодшого бакалавра (молодшого спеціаліста) із записом про присвоєння професійної кваліфікації «Інспектор з військового обліку»;
2. з дійсним кваліфікаційним сертифікатом про проходження курсів підвищення кваліфікації за спеціальною короткостроковою або спеціальною професійною (сертифікатною) програмою, що погоджена Генштабом з обсягом навчальних годин не менше ніж 0,9 Кредитів ECTS (27 академічних годин);
3. без досвіду роботи.

Особа, відповідальна за ведення військового обліку

Як було зазначено, якщо на підприємстві менше ніж 500 призовників, військовозобов'язаних і резервістів, окрему посаду не створюємо, а лише покладаємо обов'язки із ведення військового обліку на іншого працівника (переважно кадровика).

Покладання на працівника додаткових обов’язків з ведення військового обліку, означає, що поруч зі своїми основними обов'язками він буде виконувати обов’язки із ведення військового обліку.

Покласти обов’язки з ведення військового обліку можна одразу при прийнятті на роботу або ж згодом. Можливі два шляхи:

1. Якщо ініціатором є роботодавець. В цьому випадку роботодавець надсилає працівнику письмову пропозицію вести військовий облік. Працівник на документі проставляє відмітку про згоду/відмову або пише відповідну письмову згоду/відмову.

Зразок Пропозиції про ведення військового обліку

Завантажуйте шаблон та зразок Пропозиція працівнику про ведення військового обліку

2. Якщо ініціатором є працівник. Він пише заяву з проханням доручити йому ведення військового обліку.

Зразок Заяви про покладання обов'язків з ведення військового обліку

Завантажуйте шаблон та зразок Заява про покладання обов'язків з ведення військового обліку

Далі керівник видає наказ про покладання обов’язків із ведення військового обліку.

Зразок Наказу про покладання обов’язків із ведення військового обліку

Завантажуйте шаблон та зразок Наказ про покладання обов'язків із ведення військового обліку

У п. 13 Порядку №1487 визначено:

«…підприємства, установи та організації у семиденний строк з дати видання наказу про призначення або звільнення (увільнення) керівників та інших осіб зазначених органів, підприємств, установ та організацій, відповідальних за організацію та ведення військового обліку, повідомляють відповідним районним (міським) територіальним центрам комплектування та соціальної підтримки (додаток 1)».

Тобто підприємство зобов’язане повідомляти ТЦК про призначення, звільнення і увільнення особи, відповідальної за ведення військового обліку. Таке інформування ТЦК здійснюється шляхом подання Повідомлення про призначення, звільнення (увільнення) посадових осіб підприємства, відповідальних за організацію та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів. Форма Повідомлення наведена у додатку 1 до Порядку №1487.

При цьому Повідомлення подається до відповідного ТЦК, а саме до ТЦК, на території відповідальності якого перебуває роботодавець, тобто за місцем його реєстрації.

Зразок Повідомлення про призначення, звільнення (увільнення) посадових осіб підприємства, відповідальних за організацію та ведення військового обліку

Завантажуйте шаблон та зразок Повідомлення про призначення, звільнення (увільнення) керівника та посадових осіб відповідальних за організацію та ведення військового обліку

Зразок Супровідного листа до повідомлення ТЦК про призначення відповідальної особи за військовий облік

Завантажуйте шаблон та зразок Супровідний лист до повідомлення ТЦК про призначення відповідальної особи за військовий облік

Чи слід одразу повідомляти про особу, яка буде «підміняти» відповідального в разі його відсутності?

Визначати відразу відповідального «на заміну» норми Порядку № 1487 не вимагають. Це можна робити ситуативно і за потреби, проте за досвідом участі у перевірках ТЦК можемо порадити відразу в наказі про призначення відповідальної особи визначити і "дублера" (саме так ТЦК називають осіб, які замінюють відповідальних осіб на час їх відсутності).

Зразок Наказу про виконання обов'язків з військового обліку у разі тимчасової відсутності відповідальної особи

Завантажуйте шаблон та зразок Наказ про виконання обов'язків з військового обліку у разі тимчасової відсутності відповідальної особи

Доплата за ведення військового обліку

За наявності на військовому обліку менш як 500 призовників, військовозобов’язаних та резервістів обов’язки щодо ведення військового обліку покладаються на особу служби персоналу, якій встановлюється доплата в розмірі до 50% посадового окладу (п. 10 Порядку №1487). Для державних службовців – в межах економії фонду оплати праці.

Чи обов’язково має встановлюватися доплата за ведення військового обліку?

Держпраці роз’яснює, що доплата встановлюється у разі, якщо на посадову особу служби персоналу або служби управління персоналом покладаються додаткові обов’язки з ведення військового обліку, які не передбачені посадовою інструкцією (роз’яснення Південно-Східного міжрегіонального управління Держпраці від 15.06.2022).

Аналогічної думки дотримується і Мінсоцполітики в листі від 09.02.2018 №227/0/101-18/281:

… Якщо в посадовій інструкції, наприклад, інспектора з кадрів, визначено завдання з ведення військового обліку, то доплата, передбачена Порядком, не виплачується. У такому разі фахівець кадрової служби при веденні військового обліку виконує свої безпосередні обов’язки та отримує відповідну оплату з урахуванням виконання зазначених функціональних обов’язків

Але! На думку ТЦК, норма прописана імперативно, тобто особі, відповідальній за ведення військового обліку, в обов’язковому порядку встановлюється доплата за ведення військового обліку.

Яка мінімальна та максимальна межа доплати?

Конкретний розмір доплати слід передбачити у колдоговорі, Положенні про оплату праці або ж в наказі про призначення відповідальної особи. Якщо роботодавець надає пропозицію працівнику вести військовий облік, то розмір доплати має бути зазначений і в такій пропозиції. Мінімальний розмір доплати не встановлений. Щодо максимальної величини доплати, то обмеження (до 50%) не є обов’язковим.

Наприклад, підприємства приватної форми власності можуть встановлювати в межах своїх повноважень і власним коштом вищий розмір доплати.

А що буде базою для встановлення доплати?

Доплата встановлюється відповідно до окладу особи служби персоналу, яка буде відповідальною за ведення військового обліку, наприклад, інспектора з кадрів. Конкретний розмір доплати слід передбачити у колдоговорі чи Положенні про оплату праці. Це не обов’язково мають бути 50% окладу, але не може бути 0.

Чи може доплата встановлюватися у фіксованій сумі?

Знову ж таки прямої заборони немає. Ба більше, фактично кожна фіксована сума є якимось відсотком від окладу. До того ж враховуючи лояльну позицію Держпраці щодо можливості зменшення розміру доплати, то можна говорити про те, що формально фіксована сума допустима.

Але, знову ж таки, маємо попередити, що радикально налаштовані перевіряючі з ТЦК можуть не визнати доплату, встановлену не у відсотках

Підвищення кваліфікації відповідального за ведення військового обліку

Підвищенню кваліфікації осіб, відповідальних за ведення військового обліку, присвячено п. 12 Порядку №1487:

«Державні органи, органи місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації щороку до 1 жовтня визначають потребу в підвищенні кваліфікації цих працівників». Підвищення кваліфікації осіб, відповідальних за ведення військового обліку, здійснюється не рідше одного разу на п’ять років».

Зауважимо, що такий обов’язок діє з 05.01.2023 р. На нашу думку, до 05.01.2028 накладати штрафи за відсутність сертифіката або іншого документу про підвищення кваліфікації не мали б права. Проте, ТЦК має іншу позицію і судова практика свідчить, що ТЦК у 2025 році вважає відсутність сертифіката порушенням, за яке може накладатися штраф у сумі від 34000 до 59500 грн.

Зверніть увагу на рішення Олександрівського районного суду міста Запоріжжя від 11.09.2025 у справі № 331/2715/25. І хоч постанову ТЦК про накладення штрафу вдалося оскаржити, суд не поставив під сумнів необхідність мати документ про підвищення кваліфікації, тож ТЦК продовжують під час перевірок запитувати про наявність таких документів.

Є позиція, що оскільки визначати потребу у підвищенні кваліфікації потрібно було ще до жовтня 2023 року, а потім до жовтня 2024 року, і жовтня 2025 (і так кожного року), то за ці роки можна було вже запланувати та пройти навчання.

Якщо ви обираєте заклад, де пройти навчання, пропонуємо ознайомитись з переліком закладів, яким Генштабом було погоджено програму. У нас на платформі є курс Державного університету "Київський авіаційний інститут", тож запрошуємо на навчання за програмою Генштабу і вже за кілька тижнів ви зможете отримати сертифікат державного зразка, а отже й на 5 років закрити потребу у підвищенні кваліфікації. А до того ж, у ТЦК не буде приводу для штрафу.

Зразок Наказу про підвищення кваліфікації з військового обліку

Завантажуйте шаблон та зразок Наказ про підвищення кваліфікації з військового обліку

Висновки

1. Якщо у вас є призовники, військовозобов'язані чи резервісти й ви юридична особа, то ведення військового обліку є обов'язковим, а отже слід призначити відповідальну особу.
2. Це повинен бути працівник відділу персоналу (кадровик), а за його відсутності – інша особа, що веде облік працівників.
3. Відповідальний за ведення військового обліку повинен підвищувати кваліфікацію 1 раз на 5 років, а підприємство повинно щороку визначати потребу у підвищенні кваліфікації.

Джерело kadroland

Мінікурс на тему:

Обов’язковий наказ у ВО до 01.10: як визначити потребу у підвищенні кваліфікації з військового обліку

Перевірки ТЦК за додатком 31: як підготуватися

Статті та консультації на тему:

Встигнути до 1 жовтня: видаємо наказ про визначення потреби в підвищенні кваліфікації відповідального за військовий облік

Підвищення кваліфікації з військового обліку: сертифікат і штрафи за відсутність

Чи вимагається підвищення кваліфікації від працівника, що виконує обов’язки інспектора з ВО

Як скласти наказ, якщо відповідальний за ВО ще навчається або навчання заплановане

Відповідальний за ВО має сертифікат: чи видавати наказ до 1 жовтня