
👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:
Ні, працівники самі не мають права засвідчувати копії особових документів.
Але всі копії особових документів, що долучаються в особові справи та є підставами для різних управлінських дій (наприклад, для отримання додаткової відпустки на пільгових умовах), мають бути засвідчені згідно з вимогами законодавства.
При працевлаштуванні і надалі при оновленні чи отриманні особових (біографічних) документів – паспорту (ID-картки), документів про освіту, посвідчень, свідоцтв тощо – працівник зобов’язаний надати (показати) роботодавцеві оригінал відповідного документа. А вже з цього оригіналу роботодавець виготовляє та самостійно засвідчує належним чином копію.
Якщо працівники офіційно на підставі трудових договорів / контрактів про дистанційну / надомну роботу працюють у віддаленому форматі, то вони можуть надсилати роботодавцеві кольорові скан-копії своїх особових документів (високої якості). Роботодавець їх роздрукує та засвідчить.
Зокрема, це прописано у гл. 11 розд. ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 №1000/5:
Джерело: kadroland
Шаблони та зразки документів:
Наказ про затвердження Інструкції з діловодства
Інструкція з діловодства в електронній формі
Статті та консультації на тему:
Нові правила діловодства – 2026: слово «Копія» на документах і архів із ТОТ
Зміни в діловодстві та архівній справі 2026: три нові накази Мін’юсту та ключові нововведення
Чи зазначати «Копія» на документах особової справи
Чи треба проставляти на копіях «Згідно з оригіналом»





















