
Діловодство
07.04.2026
Чи зберігати копію «старого» паспорта
Чи потрібно зберігати копії паспорта старого зразка якщо є новий зразок

👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:
Так, потрібно зберігати.
Копія попереднього паспорта підтверджує дані працівника, які були підставою для прийняття його на роботу. Вона є додатком до заяви працівника про прийняття на роботу, що також зберігається в особовій справі.
У п. 12 гл. 2 розд. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5, визначено, що:
В особових справах, що формуються впродовж усього часу роботи працівника в установі, документи групуються в хронологічному порядку в міру їх надходження (поповнення)...
Ніде не зазначено, що копії недійсних документів, які раніше надавалися працівником, мають вилучатися з особової справи, особливо до моменту звільнення працівника.
Джерело: kadroland
Шаблони та зразки документів:
Статті та консультації на тему:
Формування та зберігання справ у поточному діловодстві
Особові справи і особові картки працівників у журналі реєстрації та в номенклатурі справ
Оформлення справ: як дотриматися вимог законодавства і уникнути помилок
Облік особових справ: чи вести окремий журнал або книгу
Чи зазначати «Копія» на документах особової справи
Чи можна формувати Особові справи у файлах
Чи зберігати в Особовій справі заяву та наказ про зміну прізвища
Зміна прізвища працівника: що обов’язково додати до особової справи
Документи колишніх працівників: знищити чи додати до особової справи
✨ Новинка! Представляємо новий сервіс – перший кадровий АІ-Консультант. Ознайомтесь із його можливостями вже зараз за посиланням
Військовий облік
23.08.2026
«Резерв+» 23 серпня: чи можна сьогодні оновити військово-облікові дані
22.08.2026 у «Резерв+» можна було переглянути лише раніше оновлений електронний військово-обліковий документ. Інші функції, для роботи яких потрібен обмін даними з державними реєстрами, були недоступні. Сьогодні застосунок працює у звичайному режимі

Прийняття
22.08.2026
ВОС 999 і потреба в БЗВП: чи є ризик брати працівника під бронювання
Готові були взяти для бронювання працівника, але у нього ВОС 999 і вказано, що він потребує БЗВП. Чи не буде проблем із бронюванням? Якщо забронюємо, то яка гарантія, що він буде працювати і його не направлять на БЗВП?

Соціальне страхування / Пенсії
22.08.2026
Від якого податку залежить ваша пенсія
Багато українців переконані, що податок на доходи фізичних осіб (ПДФО) — це податок до Пенсійного фонду, який дає право на пенсійне забезпечення. Насправді ПДФО та єдиний соціальний внесок (ЄСВ) — принципово різні платежі, які мають різне призначення. Розберемося, чим ПДФО відрізняється від ЄСВ, за рахунок яких платежів формується страховий стаж та як легально повернути частину сплачених державі коштів за допомогою податкової знижки

Робочий час
21.08.2026
Як увільнити працівника за викликом ТЦК та СП
Сьогодні виклики працівників до ТЦК та СП – явище масове. Цілі виклику можуть бути різні: уточнення облікових даних, проходження ВЛК, мобілізація. В цій статті розглянемо, як правильно увільняти працівників та коли зберігати за ними середній заробіток

Воєнний стан
21.08.2026
Перелік територій бойових дій та окупованих територій: швидкий пошук населених пунктів і всі зміни 2026 року
Зміни внесені наказом Мінрозвитку від 16.07.2026 №1387 вже чинні! Перелік територій, на яких ведуться (велися) бойові дії або які тимчасово окуповані рф, активно використовують у роботі чимало роботодавців. Щоб кадровикам та бухгалтерам не довелося шукати інформацію серед понад 10 800 населених пунктів, ми створили зручний сервіс пошуку. Крім того, ми постійно відстежуємо всі зміни до Переліку та збираємо їх в окремій таблиці із зазначенням дат, номерів наказів і територій, яких вони стосуються

Відповідальність / Перевірки
21.08.2026
Скарги на Держпраці розглядатиме спеціальна Рада: як оскаржити рішення та дії інспекторів
Роботодавці зможуть отримати новий механізм оскарження рішень та дій органів державного нагляду. Мінекономіки запропонувало створити при контролюючих органах спеціальні Ради, які розглядатимуть скарги суб’єктів господарювання на рішення, дії або бездіяльність посадових осіб

Військовий облік
21.08.2026
Відстрочка для батьків може стати доступнішою: що пропонують змінити
У Раді хочуть усунути прогалину в правилах надання відстрочки. Законопроєкт №15530 передбачає доповнення переліку підстав для відстрочки рішенням суду про визначення місця проживання малолітньої дитини разом із військовозобов’язаним

Бронювання
21.08.2026
Як анулювати бронювання працівника через «Дію»: покрокова інструкція
Критичне підприємство перевищило дозволену кількість заброньованих працівників? Зволікати небезпечно: роботодавець має не більше 10 робочих днів, щоб через портал «Дія» анулювати зайві бронювання. Розповідаємо, кого і як розбронювати, скільки працівників можна зазначити в одній заяві та коли бронювання анулюється автоматично

Військовий облік
21.08.2026
Як часто треба актуалізовувати списки через Дію
Поясніть, як тепер працювати на порталі «Дія» щодо актуалізації даних. Як часто треба перевіряти, чи актуальні дані, чи є строк на актуалізацію даних, якщо когось прийняли чи звільнили? Наприклад, якщо прийняли працівника, подали повідомлення до ДПС, до ТЦК і чи треба перевірити, що працівник є в реєстрі через актуалізацію? В який термін це робити?

Трудова книжка
21.08.2026
Як переглянути електронну трудову книжку на вебпорталі ПФУ: покрокова інструкція
Електронна трудова книжка містить важливі відомості про трудову діяльність і страховий стаж. Де знайти ЕТК на вебпорталы ПФУ та перевірити правильність оцифрованих даних – покроково в інфографіці

Відповідальність / Перевірки
21.08.2026
Працівник відмовляється виконувати доручення керівника: чи можна одразу оголосити догану
Керівник дав завдання, відправляє у відрядження, а працівник відмовився – чи достатньо цього, щоб покарати його? В інспекції з питань праці розібрали ситуації, коли відмова працівника законна, а коли – можна застосовувати дисциплінарне стягнення

Військовий облік
21.08.2026
Журнал обліку результатів перевірки стану військового обліку (додаток 9 до Порядку 1487)
Підприємства зобов’язані вести та зберігати Журнал обліку результатів перевірки стану військового обліку та звіряння облікових даних відповідно до Порядку № 1487. До Журналу вносять результати перевірок стану військового обліку та зовнішніх звірянь облікових даних.

Звільнення
21.08.2026
Працівник звільняється під час призупинення трудового договору: чи треба відновлювати його дію
Працівник, із яким із 2022 року призупинено дію трудового договору, у 2026 році подав заяву на звільнення за власним бажанням. Чи повинен роботодавець спочатку поновити дію трудового договору, а вже потім звільняти працівника? Держпраці надала відповідь на це практичне кадрове питання

Звітність
21.08.2026
Нова звітність з 2028 року: хто і про що звітуватиме за європейськими стандартами
Кабмін схвалив законопроєкт, який передбачає запровадження в Україні обов’язкової звітності зі сталого розвитку. Великі компанії розкриватимуть інформацію про вплив бізнесу на довкілля, права працівників, права людини та протидію корупції. Перший звітний рік за новими правилами – 2028-й









