Оформлення справ: як дотриматися вимог законодавства і уникнути помилок

1. Вимоги до оформлення справ постійного та тривалого зберігання
2. Систематизація документів у справі
3. Нумерація аркушів справ
4. Складення внутрішнього опису
5. Оформлення засвідчувального напису
6. Оправлення справи
7. Оформлення обкладинки або титульного аркуша справи
8. Вимоги до оформлення справ тимчасового зберігання
9. Висновки

Справи підлягають оформленню під час їх заведення у діловодстві та під час підготовки до передання на архівне зберігання.

У великих та середніх юрособах оформлення справ здійснюється працівниками структурних підрозділів під методичним керівництвом служби діловодства (особи, відповідальної за організацію діловодства) та архіву юрособи (особи, відповідальної за архів).

На малому підприємстві оформлення усіх справ покладається на особу, відповідальну за організацію діловодства.

Залежно від строків зберігання документів здійснюється повне або часткове (спрощене) оформлення справ згідно з вимогами, визначеними у гл. 2 розд. VI Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5.

Вимоги до оформлення справ постійного та тривалого зберігання

Повне оформлення справ постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання, у тому числі справ з кадрових питань, передбачає:

1. систематизацію документів у справі;
2. нумерацію аркушів у справі;
3. складання (у разі потреби) внутрішнього опису документів справи;
4. оформлення засвідчувального напису справи про кількість аркушів і про особливості фізичного стану та формування справи;
5. підшивання або оправлення справи;
6. оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.

Розглянемо кожний з цих технологічних процесів детально.

Систематизація документів у справі

Систематизація документів у справі передбачає розміщення документів за хронологією надходження або створення (від січня по грудень). Зокрема, таким чином у справах розміщують накази з відповідних питань діяльності, протоколи засідань колегіальних органів, заяви працівників юрособи з різних питань, службові записки та листи.

Деякі види документів (наприклад, особові картки працівників, звернення громадян тощо) дозволяється систематизувати в алфавітному порядку прізвищ.

Нумерація аркушів справ

Нумерація аркушів справ постійного та тривалого зберігання, зокрема й з кадрових питань, здійснюється з метою забезпечення збереженості та закріплення порядку розташування документів, уключених у справу.

Усі аркуші справи нумерують арабськими цифрами валовою нумерацією у правому верхньому куті простим м’яким олівцем або механічним нумератором. Застосування чорнила, пасти або кольорових олівців для нумерації аркушів справи, аркушів засвідчувального напису та внутрішнього опису забороняється.

Увага! Аркуші внутрішнього опису та засвідчувального напису, що містяться у справі, нумеруються окремо від основних документів справи

Аркуші справ, що складаються з декількох томів або частин, нумеруються в кожному томі (частині) окремо.

Фотографії, креслення, діаграми та інші ілюстративні документи, що є окремими аркушами в справі, нумеруються на зворотному боці в лівому верхньому куті.

Аркуш формату, більшого, ніж формат А4, підшивається з одного боку і нумерується як один аркуш у правому верхньому куті, а потім фальцюється на формат А4.

Аркуш з наглухо наклеєними документами (фотографіями, вирізками, виписками тощо), наприклад, особова картка (форма П-2) з фотографією працівника, нумерується як один аркуш.

Якщо до основного документа підклеєні одним боком інші документи (вирізки, вставки до тексту, переклади тощо), то кожен такий документ нумерується окремо.

Підшиті у справи конверти з укладеннями нумеруються валовою нумерацією аркушів справи, при цьому спочатку нумерується конверт, а потім кожне вкладення в конверті.

Підшиті у справи документи з власною нумерацією аркушів зберігають таку нумерацію, якщо вона відповідає послідовності розташування аркушів у справі.

У разі наявності багатьох помилок у нумерації аркушів справи в діловодстві здійснюють їх перенумерацію, під час якої старі номери закреслюються однією скісною рискою і поряд ставиться новий номер аркуша.

У разі наявності окремих помилок у нумерації аркушів справи допускається застосування літерних номерів аркушів (135-а, 135-б тощо).

Складення внутрішнього опису

Внутрішній опис документів складається до деяких категорій справ, заголовки яких не повністю розкривають зміст документів, зокрема до:

1. особових справ;
2. судово-слідчих справ;
3. справ, що містять унікальні документальні пам’ятки;
4. справ, що містять документи з грифом «Для службового користування».

Необхідність складання внутрішнього опису документів певних справ має бути зафіксована в Інструкції з діловодства юрособи.

Внутрішній опис складають за унормованою формою, наведеною у додатку 16 до Правил № 1000/5.

Залежно від кількості вміщених у справу документів, внутрішній опис може бути оформлений як на одному, так і на кількох аркушах з власною нумерацією.

Основна частина тексту внутрішнього опису оформлюється в табличному вигляді з шістьма обов’язковими графами складається на окремому аркуші за формою, що містять інформацію про порядкові номери документів у межах справи, їх реєстраційні індекси, дати, заголовки та номери аркушів, на яких розташований кожен документ.

Під основною частиною тексту внутрішнього опису оформлюють підсумковий запис, у якому цифрами та словами наводять:

1. кількість документів, що включені до опису;
2. кількість аркушів справи;
3. кількість аркушів внутрішнього опису.

Внутрішній опис підписується його укладачем із зазначенням його посади, власного імені та прізвища. Під реквізитом «Підпис» проставляється дата підписання.

Зразок внутрішнього опису документів особової справи

(формат А4, 210 х 297 мм)

Увага! Якщо справу оправлено або прошито попередньо без внутрішнього опису, то аркуш(-і) внутрішнього опису підклеюється до внутрішнього боку лицьової обкладинки справи

Інформація про зміни складу документів справи (включення додаткових документів або навпаки виключення зайвих документів, заміна оригіналів копіями тощо) відображаються в графі 6 «Примітка» із посиланням на відповідні документи (накази, протоколи, акти тощо). І в такому разі до внутрішнього опису складається новий підсумковий запис.

Оформлення засвідчувального напису

Засвідчувальний напис справи складають з метою обліку кількості аркушів у справі та фіксації особливостей їх нумерації.

Засвідчувальний напис оформлюють за унормованою формою, наведеною у Додатку 17 до Правил № 1000/5, на окремому аркуші, що вміщується в кінці справи, а у журналах реєстрації та книгах обліку – на зворотному боці останнього чистого аркуша відповідного журналу, книги чи зошита.

У засвідчувальному написі зазначаються цифрами і літерами кількість аркушів у справі та окремо через знак «+» (плюс) кількість аркушів внутрішнього опису, якщо він є у відповідній справі.

У засвідчувальному написі застерігаються такі особливості нумерації документів справи (за наявності):

1. наявність літерних та пропущених номерів аркушів;
2. номери аркушів з наклеєними фотографіями, кресленнями, вирізками тощо;
3. номери великоформатних аркушів;
4. номери конвертів з укладеннями й кількість аркушів укладень.

Засвідчувальний напис підписується його укладачем із зазначенням посади, власного імені та прізвища укладача. Під реквізитом «Підпис» проставляється дата підписання.

Зразок засвідчувального напису справи

(формат А4, 210 х 297 мм)

Усі наступні зміни (за наявності) в складі та стані справи, а саме: пошкодження аркушів, заміна документів копіями, додання нових документів тощо, зазначаються у засвідчувальному написі із посиланнями на відповідний виправдовувальний документ (наказ, акт, протокол).

У разі значного обсягу перенумерації аркушів у справі в кінці її складається новий засвідчувальний напис. Старий засвідчувальний напис закреслюється, але зберігається у справі постійно.

Оправлення справи

Оправлення справ здійснюється з метою збереження їх фізичного стану.

Справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань оправляють у тверду обкладинку з картону. Послуги з оправлення зазвичай замовляють у типографії чи поліграфічному центрі.

Якщо немає можливості здійснити оправлення, то документи, котрі містяться у справі, підшивають на чотири проколи спеціальними суровими нитками або дратвою. При цьому металеві скріплення (скріпки, шпильки) вилучаються з документів.

Під час оправлення або підшивання документів справи не дозволяється торкатися їх тексту. Якщо текст документів надруковано надто близько до їх лівого краю, то потрібно наростити корінці документів папером тієї самої якості, що й носії тексту документів.

Щоб такого не відбувалося, треба під час оформлення службових документів дотримуватися вимог п. 6.2 Національного стандарту України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (ДСТУ 4163:2020) щодо полів документа. Нагадаємо, що ліве поле документа має становити 30 міліметрів.

У разі наявності у справі незатребуваних особистих документів (трудових книжок, посвідчень, дипломів, атестатів, свідоцтв тощо) ці документи вкладаються в конверт, який підшивається до справи. Якщо таких документів значна кількість, вони вилучаються зі справи та на них укладається окремий опис.

Оформлення обкладинки або титульного аркуша справи

Оформлення обкладинок (титульних аркушів) справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) здійснюються за унормованою формою, наведеною у додатку 18 до Правил № 1000/5.

Титульні аркуші рекомендується виготовляти у вигляді трафаретної форми друкарським способом і заповнювати змінну інформацію від руки.

Після закінчення діловодного року (для завершених справ) або після закриття справи (для перехідних справ):

1. до написів на обкладинках (титульних аркушах) справ вносять необхідні уточнення;
2. перевіряють відповідність заголовків справ на обкладинках (титульних аркушах) змісту підшитих документів. Адже зміст документів справи має відображатися у заголовку чітко, стисло, узагальнено, без втрати конкретних характеристик об’єкта описування.

У разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості, наприклад: проставляють номери наказів, протоколів, види та форми звітності, вказівки на наявність копій документів у справі тощо.

Приклади уточнених заголовків справ:

1. «Накази директора товариства з кадрових питань тривалого зберігання за 2025 рік (№ 1 к/тр – № 212 к/тр)»;
2. «Протоколи засідань експертної комісії за 2025 рік (№ 1 – 4)»;
3. «Річний звіт з праці (форма № 1-ПВ річна)».

Увага! Заголовок справи на обкладинці має відповідати заголовку в описі справ структурного підрозділу

На обкладинках справ (титульних аркушах) проставляються крайні дати документів, уміщених у кожну справу.

Якщо справа складається з кількох томів (частин), то на кожному з них проставляються крайні дати документів (початку та закінчення справ).

У разі зазначення точних календарних дат зазначаються день місяця, місяць і рік. День місяця і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словом. Якщо день місяця складається з однієї цифри, то перед неї ставлять нуль. Наприклад:

01 січня – 30 грудня 2025 р.

Якщо у справу включено документи (додатки тощо), дати яких виходять за крайні дати справи, то нижче дати справи з нового рядка робиться про це запис:

У справі є документи за ____ роки.

Тим часом дати можна не зазначати на обкладинці (титульному аркуші) справи, що містять річні плани та звіти, оскільки вони відображені у заголовках справ.

На обкладинках справ (титульних аркушах) зазначають кількість аркушів у справі відповідно до інформації із засвідчувального напису (без урахування аркушів внутрішнього опису та засвідчувального напису).

На обкладинці справи в правому верхньому та нижньому лівому куті зазначається архівний шифр справи. Для проставлення архівного шифру можна застосовувати штамп.

У разі зміни найменування юрособи або її структурного підрозділу протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передання справи до іншої юрособи (структурного підрозділу) на обкладинці справи (титульному листі) слід зазначити нове найменування, а попереднє взяти в дужки.

Увага! Написи на обкладинках справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання роблять чітко чорним світлостійким чорнилом або пастою

У разі вміщення у справу належним чином оформленого титульного аркуша, виготовленого друкарським способом, на обкладинці справи зазначаються лише номери архівного фонду, опису і справи.

Згідно з нормою Правил № 1000/5 забороняється наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи (абз. 9 п. 9 гл. 2 розд. VI).

Вимоги до оформлення справ тимчасового зберігання

На документи тимчасового (до 10 років включно) зберігання, сформовані у справи, поширюється спрощене оформлення. Такі справи:

1. зберігаються у теках (папках) із зав’язками або клапанами, швидкозшивачах;
2. не підшиваються;
3. не нумеруються поаркушно (за винятком первинної бухгалтерської документації та документів з грифом «Для службового користування», а також іншими грифами обмеженого доступу до документів);
4. уточнення елементів оформлення обкладинки справи не проводиться.

Висновки

1. Повне оформлення поширюється на справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, спрощене – на справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання.
2. Аркуші справи постійного та тривалого зберігання, зокрема й з кадрових питань, нумерують арабськими цифрами валовою нумерацією у правому верхньому куті простим м’яким олівцем або механічним нумератором.
3. Внутрішній опис документів складають лише до деяких категорій справ, зокрема до особових справ працівників юрособи.
4. Засвідчувальний напис складають до усіх справ постійного та тривалого зберігання, зокрема й до журналів реєстрації документів постійного та тривалого зберігання.
5. Титульні аркуші до справ постійного та тривалого зберігання слід виготовляти друкарським способом за трафаретною унормованою формою, що містить постійну вдруковану інформацію та місце для внесення змінної інформації від руки.

Олена ЗАГОРЕЦЬКА, к.і.н., с.н.с., експерт з питань документознавства і архівознавства

Шаблони та зразки документів:

Внутрішній опис документів справи

Внутрішній опис зведеної особової справи

Опис справ постійного зберігання

Опис справ тривалого (понад 10 років) зберігання

Опис справ з кадрових питань (особового складу)

Опис справ

Відео на тему:

Закриття діловодного року: номенклатура справ, записи у журналах реєстрації, особові справи звільнених

Статті на тему:

Формування та зберігання справ у поточному діловодстві

Закриття номенклатури справ за 2025 рік + зразки

Типові помилки в розробленні номенклатури справ та як їх уникнути

Чи вносити графік відпусток до номенклатури справ

Номенклатура справ з військового обліку на 2026 рік

Що загрожує кадровикам, які не ведуть номенклатуру справ

Номенклатура справ підприємства: для чого потрібна та як скласти

Номенклатура справ 2025 / 2026: що (не) потрібно робити до 15.11.2025

Номенклатура справ: як скласти, якщо на підприємстві лише 15 людей

Облік особових справ: чи вести окремий журнал або книгу