Номенклатура справ: як скласти, якщо на підприємстві лише 15 людей

👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:

Так, обовʼязково. Розкладемо все по пунктах:

1. Обовʼязок документа.

Нагадаємо, номенклатура справ – це обов’язковий для кожної юрособи систематизований перелік назв справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ (п. 2 розд. І Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 №1000/5, далі – Правила №1000/5).

Складати номенклатуру справ повинні всі підприємства (незалежно від їх розміру)

Серед видів номенклатур справ розрізняють, зокрема, такі види (п. 2 гл. 1 розд. IV Правил №1000/5):

1. номенклатура справ підприємства;
2. номенклатура справ структурного підрозділу.

2. Форма документа.

Оскільки у Вас немає підрозділів, формуватиметься лише номенклатура справ підприємства. За нормою п. 12 гл. 1 розд. IV Правил №1000/5 номенклатура справ підприємства складається за уніфікованою формою, наведеною в додатку 10 до цих Правил.

При цьому її складають на рік. Оскільки Ваше підприємство новостворене, тобто його утворили наприкінці 2025 року, треба складати номенклатуру справ на 2026 рік

3. Принцип побудови.

У разі розподілу основних функцій (напрямів діяльності) у безструктурному підприємстві між її працівниками використовується функціональний принцип побудови номенклатури справ.

Розділи та підрозділи номенклатури справ підприємства, побудованої за таким принципом, відображають її функції та напрями діяльності і розміщуються у номенклатурі за ступенями їх важливості (організація роботи, планування, фінансування, прогнозування тощо).

4. Порядок заповнення.

Керуємося п. 13 гл. 1 розд. IV Правил №1000/5.

Графа 1. Проставляють індекс кожної справи. Оскільки у Вас немає підрозділів, він, матиме порядковий номер справи: «01», «02», «03» тощо.

Графа 2. Зазначають заголовки справ (томів, частин), які повинні чітко в короткій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи. Формулювання заголовків можна брати з Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 №578/5, далі – Перелік №578/5).

В заголовках справ не дозволяється вживати неконкретні формулювання («матеріали», «вхідна кореспонденція», «фінансова документація» тощо).

Водночас допускається застосування терміна «документи», після якого в дужках слід указати основні види документів справи і питання, якого вони стосуються. Наприклад, «Документи (графіки, заяви, відомості) про надання та використання щорічних, творчих, соціальних відпусток та відпусток без збереження заробітної плати».

Елементи, з яких складається заголовок справи, розміщують у такій послідовності:

1. Назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) або виду документів у справі (накази, протоколи, акти тощо).
2. Автор документів (найменування підприємства, структурного підрозділу).
3. Кореспондент або адресат (найменування підприємства, якому адресовані або від якого надійшли документи).
4. Стислий зміст документів справи (питання, з якого формується справа).
5. Назва регіону (території), з яким пов’язаний зміст документа;
6. Дата (період), до якої належать документи справи.
7. Вказівки на наявність копій документів у справі (за необхідності).

Особові картки працівників і особові справи обліковують не за номенклатурою справ, а за спеціальними обліковими формами.

Тому в номенклатурі справ лише двома окремими позиціями (без деталізації щодо працівників) буде зазначено:

1. «Особові картки працівників»;
2. «Особові справи».

При розміщенні заголовків справ у номенклатурі враховують важливість документів, включених у справу, їх взаємозв’язок.

Послідовно розташовують заголовки справ щодо:

1. організаційно-розпорядчої документації (наприклад, «Накази з основної діяльності за 2026 рік»);
2. планово-звітної документації (наприклад, «Річний план роботи з військового обліку на 2026 рік»);
3. документів (наприклад, «Табелі обліку використання робочого часу», «Графіки відпусток» тощо);
4. листування (наприклад, «Листування з питань військового обліку та бронювання»);
5. обліково-довідкових видів документів (книги, журнали, картотеки, реєстри). Наприклад, «Журнал реєстрації наказів із кадрових питань тривалого строку зберігання» тощо. А також саму номенклатуру справ.

У кожній із цих груп документи розміщують також з урахуванням важливості і строків зберігання (довготривалого чи тимчасового зберігання)

Графа 3. Заповнюють наприкінці 2026 року, коли відома кількість сформованих томів, частин справи. При складанні номенклатури справ ця графа залишається порожньою.

Ці дані відображають також у підсумковому записі, який обов’язково оформлюють після закінчення діловодного 2026 року.

Графа 4. Вказують терміни зберігання справ та посилання на статті документів, якими вони визначені, зокрема, Переліком №578/5.

Графа 5. Роблять відмітки про:

1. перехідні справи (ведуться протягом кількох років);
2. форму створення документів справи (електронна, паперова, змішана);
3. посадових осіб, відповідальних за формування справ;
4. місце зберігання справи;
5. примітки з Переліку №578/5, якщо вони уточнюють строки зберігання документів тощо.

Потрібен зразок документа? У нашому розділі «Документи» – все, що треба кадровику. 5900+ шаблонів, які завжди під рукою!

5. Підписання, візування та погодження.

П. 14 гл. 1 розд. IV Правил №1000/5 визначає, що номенклатура справ підприємства підписується керівником служби діловодства підприємства (тобто особисто Вами), візується посадовою особою, відповідальною за архів (тобто особисто Вами) та схвалюється експертною комісією (ЕК) підприємства. Задля її створення скористайтеся Методрекомендаціями №6.

Новостворені підприємства незалежно від форми власності повинні не пізніше одного року з початку діяльності подати схвалену ЕК установи номенклатуру справ на розгляд ЕПК (ЕК) відповідної держархівної установи, архівного відділу міськради, у зоні комплектування яких вони перебувають, для проведення експертизи цінності документів з метою їх можливого віднесення до Національного архівного фонду (НАФ).

Підприємства, у діяльності яких не утворюються документи НАФ (а це Ваша офтальмологічна клініка) та до того ж у Вас відсутнє підприємство вищого рівня. Тому номенклатура справ схвалюється власною ЕК офтальмологічної клініки.

Номенклатура справ затверджується керівником підприємства. З огляду на п. 17 л. 1 розд. IV Правил №1000/5 Ваше підприємство складає номенклатуру справ у двох примірниках:

1. перший (недоторканний) примірник номенклатури справ зберігається у службі діловодства (тобто особисто у вас);
2. другий – використовується службою діловодства як робочий (тобто особисто у вас).

Номенклатура справ підприємства не пізніше грудня 2025 року затверджується керівником підприємства та вводиться в дію з 01.01.2026. На цьому наголошує п. 21 гл. 1 розд. IV Правил №1000/5.

Протягом 2026 року Ви особисто забезпечуєте ведення номенклатури справ, зокрема за необхідності вносите до неї, не передбачені чинною номенклатурою справ (які позапланово зʼявилися у 2026 році), застосовуючи при цьому резервні номери наприкінці номенклатури. Таку можливість надає п. 19 гл. 1 розд. IV Правил №1000/5.

👌Сервіс «Особистий Консультант» – це письмові безлімітні швидкі відповіді (від 15 хвилин) на професійні питання.

Отримайте доступ до сервісу, оформивши передплату у пакетах «Професіонал», «Преміум» або «Преміум ПРО».

Джерело: kadroland

Шаблони та зразки документів:

Номенклатура справ

Номенклатура справ з військового обліку (від 31.07.2025)

Брошури та чеклісти:

Навігатор кадровика «Номенклатура справ – 2025 з урахуванням військового обліку: ексклюзивний зразок»

Статті та консультації на тему:

Номенклатура справ: ТОП-4 кейси про обов’язковість, оформлення та відповідальність

Зміни до Переліку № 578/5: визначено строки зберігання документів з військового обліку

Хто відповідає за наявність номенклатури справ