
Діловодство
26.01.2026
Особові справи і особові картки працівників у журналі реєстрації та в номенклатурі справ
Чи потрібно реєструвати особові справи та особові картки працівників, і чи включають їх до номенклатури справ? Розберемо ці питання у статті

- Реєструвати особові справи та особові картки чи вести їх облік
- Як включити особові справи та особові картки працівників до номенклатури справ
- Висновки
Реєструвати особові справи та особові картки чи вести їх облік
Нормативно-правовими актами не встановлено обов’язку щодо реєстрації особової справи та особової картки працівника (форма № П-2).
Показати цитатуСховати цитатуВідзначимо, що реєстрації підлягають вхідні, вихідні та переважна більшість внутрішніх документів. Для цього на бланках конкретних видів документів – службових листів, наказів, актів, протоколів тощо, передбачена обмежувальна позначка для проставлення реквізиту «Реєстраційний індекс документа» згідно з Національним стандартом України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (ДСТУ 4163:2020).Тим часом особова справа це не один конкретний документ, а комплекс документів, що формуються впродовж усього часу роботи працівника в юрособі. Переважна більшість документів, уміщених в особову справу, мають власні реєстраційні індекси за відповідними журналами реєстрації. А от сама особова справа окремо не реєструється.
Відзначимо, що реєстрації підлягають вхідні, вихідні та переважна більшість внутрішніх документів. Для цього на бланках конкретних видів документів – службових листів, наказів, актів, протоколів тощо, передбачена обмежувальна позначка для проставлення реквізиту «Реєстраційний індекс документа» згідно з Національним стандартом України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (ДСТУ 4163:2020).
Тим часом особова справа це не один конкретний документ, а комплекс документів, що формуються впродовж усього часу роботи працівника в юрособі. Переважна більшість документів, уміщених в особову справу, мають власні реєстраційні індекси за відповідними журналами реєстрації. А от сама особова справа окремо не реєструється.
Проте доцільно вести облік особових справ працівників у Журналі або книзі обліку особових справ, про що ми детально розповідали у статті за посиланням.
Реєстрація та облік є різними діловодними процедурами, хоча на практиці їх іноді ототожнюють.
Реєстрація – це фіксація факту отримання або створення документа (але не справи) шляхом присвоєння цьому документові реєстраційного індексу, що складається з порядкового номера за відповідною реєстраційною формою – журнальною, картковою чи автоматизованою, з додаванням за необхідності певного літерного або цифрового позначення.
Облік – це ширше поняття, що охоплює комплекс дій, спрямованих на фіксацію кількості, складу, стану та руху як документів, так і справ упродовж усього їх життєвого циклу, включно зі стадією архівного зберігання (так званий архівний облік).
Таким чином, особові справи підлягають саме обліку, а не реєстрації.
Що стосується особової картки працівника, то це вид кадрового облікового документа, типова форма якого затверджена наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 №495. У типовій формі П‑2 не передбачена обмежувальна позначка для проставлення реквізиту «Реєстраційний індекс документа».
Проте, у верхній частині лицьового боку аркуша особової картки поруч з графою «Дата заповнення» передбачена графа «Табельний номер» для проставлення унікального номеру, що присвоюють працівникові при прийнятті на роботу. Для присвоєння таких унікальних номерів на підприємстві ведуть Журнал або книгу реєстрації табельних номерів.
При групуванні особових карток працівників у справу згідно з номенклатурою справ картки систематизують за табельними номерами. Також допускається систематизувати особові картки у межах справи за алфавітом прізвищ працівників.
З огляду на сказане ведення окремої реєстрації особових карток не є доцільним
Як включити особові справи та особові картки працівників до номенклатури справ
Особові справи та особові картки працівників обов’язково включають до номенклатури справ відділу кадрів. А на безструктурному підприємстві їх вносять до розділу, що може називатися «Робота з кадрами», «Кадрове діловодство» або «Кадрове забезпечення діяльності підприємства».
Строки зберігання цих справ визначені у Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженому наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 (далі – Перелік №578/5).
Згідно з п. «в» ст. 496 Переліку №578/5 особові справи службовців, професіоналів, фахівців, наукових працівників, які не мають наукових ступенів і вчених звань, штатних та виборних працівників громадських організацій слід зберігати 75 років після їх звільнення.
Згідно зі ст. 499 Переліку №578/5 особові картки працівників (у тому числі тимчасових і працюючих за сумісництвом) також зберігають 75 років після звільнення працівників.
У номенклатурі справ це виглядає наступним чином.
Витяг із номенклатури справ
Індекс справи | Заголовок справи (тому, частини) | Кількість справ (томів, частин) | Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком | Примітки |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
05 – Відділ кадрів | ||||
… | ||||
05-09 | Особові справи працівників (заяви, анкети, автобіографії, копії та витяги з наказів про прийняття, переміщення, звільнення, оголошення подяк, характеристики, листки з обліку кадрів, копії документів про освіту тощо)1 | 75 р.2 ст. 493-в | 1 Медичні довідки та інші документи другорядного значення – 3 р. після звільнення 2 Після звільнення | |
05-10 | Особові картки працівників (у тому числі тимчасових і працюючих за сумісництвом) | 75 р.1 ст. 499 | 1 Після звільнення | |
… | ||||
Висновки
- Особові справи та особові картки працівників не підлягають реєстрації.
- Облік особових справ ведуть у Журналі (книзі) обліку особових справ.
- Особові картки працівників у межах справи, в якій вони зберігаються, систематизують за табельними номерами або за алфавітом прізвищ працівників.
- Особові справи працівників та окрему справу з їх особовими картками обов’язково вносять до номенклатури справ.
Олена ЗАГОРЕЦЬКА, к.і.н., с.н.с., експерт з питань документознавства і архівознавства
Шаблони та зразки документів:
Журнал реєстрації табельних номерів
Номенклатура справ на 2026 рік
Статті на тему:
Оформлення справ: як дотриматися вимог законодавства і уникнути помилок
Накази з основної діяльності та з адміністративно-господарських питань: спільні риси та відмінності
Формування та зберігання справ у поточному діловодстві
Складаємо план роботи відділу кадрів на 2026 рік + зразок
✨ Новинка! Представляємо новий сервіс – перший кадровий АІ-Консультант. Ознайомтесь із його можливостями вже зараз за посиланням
Матеріали на сайті https://kadroland.com можуть містити роз’яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
Соціальне страхування / Пенсії
11.09.2026
Не чекайте квітня: пенсіонерам радять оформлювати перерахунок пенсії одразу після 24 місяців стажу
Автоматичний перерахунок пенсій проводять у квітні, але право на перерахунок після набуття 24 місяців страхового стажу може виникнути раніше. Пенсійний юрист пояснила, чому очікування наступного автоматичного перерахунку може коштувати пенсіонеру кількох місяців підвищеної виплати та як скористатися своїм правом раніше

Відповідальність / Перевірки
11.09.2026
Штраф буде 170 тисяч грн: за що керівника і відповідальну за ведення ВО (НЕ) можуть притягнути до відповідальності
Для службових осіб можуть запровадити новий штраф за порушення військового обліку – 170 000 грн. Водночас відповідальність пропонують не за будь-яку помилку. А на думку нашої редакції, ризик притягнення керівника чи відповідальної особи до такого штрафу практично зведений до нуля. Читайте нашу стислу аргументацію під новиною.

Оплата праці
11.09.2026
Мінімалку у 2027 році хочуть встановити не нижче 15 120 грн
Профспілки вважають недостатніми закладені в проєкті Держбюджету-2027 показники мінімальної зарплати та прожиткового мінімуму. На зустрічі з Мінфіном 10 вересня вони запропонували підвищити мінзарплату до щонайменше 15 120 грн, а прожитковий мінімум для працездатних осіб – до 11 989 грн

Воєнний стан
11.09.2026
Мобілізаційний вік до 55 років: у Раді розглядатимуть законопроєкт про нову вікову межу
На тлі обговорень можливого зниження верхньої межі мобілізаційного віку до 55 років у Верховній Раді до порядку денного включили законопроєкт №12222. Документ пропонує зменшити до 55 років граничний вік перебування на військовій службі та перебування військовозобов’язаних у запасі. Водночас це поки лише законопроєкт, який перебуває на опрацюванні в комітеті

Сумісництво
11.09.2026
Охорона праці на 0,1 ставки: важливий нюанс при оформленні за сумісництвом
Підприємство планує оформити за сумісництвом працівника, який уже відповідає за охорону праці на іншому підприємстві, на 0,1 ставки. Держпраці пояснила, чи допускає законодавство таке сумісництво та що роботодавцю варто врахувати, адже важливим є не лише оформлення працівника

Оплата праці
11.09.2026
Зарплату затримують понад 15 днів: працівникам можуть дозволити не працювати
Працівникам можуть надати право тимчасово припиняти виконання роботи, якщо роботодавець тривалий час не виплачує заробітну плату. Таку пропозицію містить законопроєкт №9510, який також передбачає посилення відповідальності роботодавців за затримку виплат та створення механізму гарантування зарплатних вимог у разі неплатоспроможності підприємства

Інше
10.09.2026
Обирайте теми майбутніх вебінарів! Ваші пропозиції – наша дія
Ваші професійні виклики – наш пріоритет! Ми хочемо, щоб наші безкоштовні вебінари приносили максимум користі. Пройдіть опитування, поділіться своїми побажаннями – і ми створимо заходи, які точно відповідатимуть вашим запитам! Пройдіть опитування на Telegram-каналі Kadroland Live за хвилину – отримаєте користь на роки

Бронювання
10.09.2026
Порядок №76 хочуть змінити: для кого правила бронювання можуть переглянути
До Кабміну звернулися з невідкладними пропозиціями щодо підтримки бізнесу в умовах війни. Серед них – зміни до Порядку №76, які мають дозволити окремим підприємствам зберігати підвищений ліміт бронювання працівників до 100%

Бронювання
10.09.2026
Заброньований працівник не повернувся з-за кордону після відпустки: дії роботодавця
Реалії воєнного стану в Україні зумовлюють потребу чіткого контролю за переміщенням заброньованих працівників. І ситуація, коли такий працівник виїхав у відпустку за кордон і не повернувся, стає для роботодавця серйозним кадровим і юридичним викликом. Адже підприємство можуть позбавити статусу критично важливого

Відповідальність / Перевірки
10.09.2026
Помилки у військовому обліку можуть стати підставою для відповідальності: що пропонують у Раді
У Верховній Раді зареєстрували законопроєкт №16014-1, який пропонує посилити відповідальність за порушення порядку ведення військового обліку, незаконний призов та порушення під час військово-лікарської експертизи. Зокрема, окремі норми стосуватимуться службових осіб, ТЦК та СП, ВЛК і військових службових осіб

Бронювання
10.09.2026
Критичність – онлайн, єдині правила і нова квота: як можуть змінити бронювання працівників
Квота 50% для бронювання працівників може бути не остаточною – ІТ-бізнес пропонує диференційований підхід залежно від ролі компанії та її внеску. Водночас Львівський ІТ Кластер виступає за електронне отримання критичності та однакові правила її підтвердження для Мінцифри й обласних військових адміністрацій. Що саме пропонують змінити – далі

Військовий облік
10.09.2026
«Резерв+» показує неправильні дані: що можна виправити в застосунку, а що – тільки в ТЦК
У «Резерв+» виявили неправильні або застарілі дані? Не всю інформацію можна змінити безпосередньо в застосунку. Частину відомостей можна оновити самостійно, а для виправлення інших доведеться звертатися до ТЦК та СП. Пояснюємо, які документи можуть знадобитися

Військовий облік
10.09.2026
З 10 вересня відстрочка в «Резерв+» для ще однієї категорії: які умови та як оформити
У «Резерв+» розширили перелік педагогічних працівників, які можуть оформити відстрочку онлайн. Тепер така можливість доступна вчителям та іншим педагогам закладів загальної середньої освіти. Розповідаємо, які умови перевіряє система, які дані мають бути актуальними в АІКОМ і ПФУ та що робити, якщо відстрочку не вдалося оформити з першого разу

Відповідальність / Перевірки
10.09.2026
Перевірки Держпраці під час воєнного стану: для роботодавців готують нові правила
Позапланові перевірки Держпраці під час воєнного стану можуть проводитися за новими правилами. Проєкт змін до Постанови №303 пропонує визначити критерії, за яких роботодавців не перевірятимуть, а також випадки, коли контроль буде можливий незалежно від відповідності цим критеріям. Документ перебуває на обговоренні до 14 вересня – розповідаємо, що пропонують змінити та що варто врахувати роботодавцям









