Особові справи і особові картки працівників у журналі реєстрації та в номенклатурі справ

1. Реєструвати особові справи та особові картки чи вести їх облік
2. Як включити особові справи та особові картки працівників до номенклатури справ
3. Висновки

Реєструвати особові справи та особові картки чи вести їх облік

Нормативно-правовими актами не встановлено обов’язку щодо реєстрації особової справи та особової картки працівника (форма № П-2).

Показати цитатуСховати цитатуВідзначимо, що реєстрації підлягають вхідні, вихідні та переважна більшість внутрішніх документів. Для цього на бланках конкретних видів документів – службових листів, наказів, актів, протоколів тощо, передбачена обмежувальна позначка для проставлення реквізиту «Реєстраційний індекс документа» згідно з Національним стандартом України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (ДСТУ 4163:2020).Тим часом особова справа це не один конкретний документ, а комплекс документів, що формуються впродовж усього часу роботи працівника в юрособі. Переважна більшість документів, уміщених в особову справу, мають власні реєстраційні індекси за відповідними журналами реєстрації. А от сама особова справа окремо не реєструється.

Відзначимо, що реєстрації підлягають вхідні, вихідні та переважна більшість внутрішніх документів. Для цього на бланках конкретних видів документів – службових листів, наказів, актів, протоколів тощо, передбачена обмежувальна позначка для проставлення реквізиту «Реєстраційний індекс документа» згідно з Національним стандартом України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (ДСТУ 4163:2020).

Тим часом особова справа це не один конкретний документ, а комплекс документів, що формуються впродовж усього часу роботи працівника в юрособі. Переважна більшість документів, уміщених в особову справу, мають власні реєстраційні індекси за відповідними журналами реєстрації. А от сама особова справа окремо не реєструється.

Проте доцільно вести облік особових справ працівників у Журналі або книзі обліку особових справ, про що ми детально розповідали у статті за посиланням.

Реєстрація та облік є різними діловодними процедурами, хоча на практиці їх іноді ототожнюють.

Реєстрація – це фіксація факту отримання або створення документа (але не справи) шляхом присвоєння цьому документові реєстраційного індексу, що складається з порядкового номера за відповідною реєстраційною формою – журнальною, картковою чи автоматизованою, з додаванням за необхідності певного літерного або цифрового позначення.

Облік – це ширше поняття, що охоплює комплекс дій, спрямованих на фіксацію кількості, складу, стану та руху як документів, так і справ упродовж усього їх життєвого циклу, включно зі стадією архівного зберігання (так званий архівний облік).

Таким чином, особові справи підлягають саме обліку, а не реєстрації.

Що стосується особової картки працівника, то це вид кадрового облікового документа, типова форма якого затверджена наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 №495. У типовій формі П‑2 не передбачена обмежувальна позначка для проставлення реквізиту «Реєстраційний індекс документа».

Проте, у верхній частині лицьового боку аркуша особової картки поруч з графою «Дата заповнення» передбачена графа «Табельний номер» для проставлення унікального номеру, що присвоюють працівникові при прийнятті на роботу. Для присвоєння таких унікальних номерів на підприємстві ведуть Журнал або книгу реєстрації табельних номерів.

При групуванні особових карток працівників у справу згідно з номенклатурою справ картки систематизують за табельними номерами. Також допускається систематизувати особові картки у межах справи за алфавітом прізвищ працівників.

З огляду на сказане ведення окремої реєстрації особових карток не є доцільним

Як включити особові справи та особові картки працівників до номенклатури справ

Особові справи та особові картки працівників обов’язково включають до номенклатури справ відділу кадрів. А на безструктурному підприємстві їх вносять до розділу, що може називатися «Робота з кадрами», «Кадрове діловодство» або «Кадрове забезпечення діяльності підприємства».

Строки зберігання цих справ визначені у Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженому наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 (далі – Перелік №578/5).

Згідно з п. «в» ст. 496 Переліку №578/5 особові справи службовців, професіоналів, фахівців, наукових працівників, які не мають наукових ступенів і вчених звань, штатних та виборних працівників громадських організацій слід зберігати 75 років після їх звільнення.

Згідно зі ст. 499 Переліку №578/5 особові картки працівників (у тому числі тимчасових і працюючих за сумісництвом) також зберігають 75 років після звільнення працівників.

У номенклатурі справ це виглядає наступним чином.

Витяг із номенклатури справ

Висновки

1. Особові справи та особові картки працівників не підлягають реєстрації.
2. Облік особових справ ведуть у Журналі (книзі) обліку особових справ.
3. Особові картки працівників у межах справи, в якій вони зберігаються, систематизують за табельними номерами або за алфавітом прізвищ працівників.
4. Особові справи працівників та окрему справу з їх особовими картками обов’язково вносять до номенклатури справ.

Олена ЗАГОРЕЦЬКА, к.і.н., с.н.с., експерт з питань документознавства і архівознавства

Шаблони та зразки документів:

Журнал обліку особових справ

Журнал реєстрації табельних номерів

Номенклатура справ на 2026 рік

Зведена номенклатура справ

Статті на тему:

Оформлення справ: як дотриматися вимог законодавства і уникнути помилок

Накази з основної діяльності та з адміністративно-господарських питань: спільні риси та відмінності

Формування та зберігання справ у поточному діловодстві

Складаємо план роботи відділу кадрів на 2026 рік + зразок

Скільки зберігати і як знищувати кадрові документи

Закриття номенклатури справ за 2025 рік + зразки