Знищення наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання

1. Скільки зберігати «тимчасові» кадрові накази
2. Експертиза цінності: знищити чи зберігати?
3. Вилучаємо документи для знищення
4. Знищуємо кадрові накази
5. Висновки

Скільки зберігати «тимчасові» кадрові накази

Накази з кадрових питань, зважаючи на різну значущість інформації, що міститься в них, мають тривалий та тимчасовий строк зберігання. Наочно різницю показали тут.

Строки зберігання зазначених наказів визначено ст. 16 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мінюсту від 12.04.2012 №578/5 (далі – Перелік № 578/5).

Зокрема, до наказів тимчасового строку зберігання належать:

1. наказ про надання щорічної основної відпустки;
2. наказ про надання щорічної додаткової відпустки за особливий характер праці;
3. наказ про навчальну відпустку;
4. наказ про короткотермінові відрядження в межах України та за кордон,
5. наказ про накладення стягнень.

Для них Переліком №578/5 встановлено п’ятирічний строк зберігання.

Відповідно до п. 4 розд. 2 гл. V Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мінюсту від 18.06.2015 №1000/5 (далі – Правила № 1000/5) та п. 2.10. Загальних положень Переліку №578/5 строк зберігання документів обчислюється з 01 січня року, наступного за роком закінчення справи. Наприклад, обчислення строку зберігання наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання, виданих керівником установи у 2021 році, починається з 01 січня 2022 року. А тому їх знищення можна провадити лише після 01 січня 2026 року.

Експертиза цінності: знищити чи зберігати?

Зауважимо, що вилучення для знищення наказів, як і усіх інших документів, здійснюється на підприємствах лише після проведення такого важливого етапу роботи з документами, як експертиза цінності документів. Для її організації та проведення на підприємствах відповідно до п. 9 Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженою постановою КМУ від 08.08.2007 №1004 (далі – Порядок № 1004) створюється постійно діюча експертна комісія (далі – ЕК). Пунктом 6 Порядку №1004 передбачено, що знищувати документи без попереднього проведення експертизи їх цінності заборонено.

Під час проведення експертизи цінності наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання проводиться перевірка справ з наказами з кадрових питань тимчасового строку зберігання.

Перевірку слід проводити досить уважно, поаркушно. Це необхідно для того, щоби з’ясувати, чи випадково не підшито до справ з наказами тимчасового строку зберігання накази, що відповідно до Переліку №578/5 мають тривалий строк зберігання. Як показує практика, під час такої перевірки можуть бути виявлені накази, що мають тривалий строк зберігання. Наприклад: про надання відпусток без збереження заробітної плати або догляду за дитиною до досягнення нею трирічного (шестирічного) віку, про надання відпустки й одночасну виплату матеріальної допомоги на оздоровлення, про відрядження для працівників з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці. Такі накази слід вилучити зі справ з наказами з тимчасовим строком зберігання і долучити за хронологією до справ з наказами тривалого строку зберігання за той же рік.

Вилучаємо документи для знищення

На підставі проведеної експертизи цінності документів в архіві підприємства з урахуванням підготовлених структурними підрозділами, зокрема, й кадровою службою, актів складається загальний для всього підприємства акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду. До акта включають усі документи, строк зберігання яких на момент його складення закінчився. Форма акта визначена Правилами №1000/5. Завантажити її легко тут.

Звернемо увагу на назву цього акта: акт не про знищення, а про вилучення для знищення. Це викликано тим, що від вилучення документів для знищення до самого їх знищення необхідно здійснити низку важливих процедур, що визначені законодавством, щоб органи контролю (нагляду) надалі під час перевірок не визнали знищення документів таким, що проведено зумисно та з порушенням норм законодавства.

Акт про вилучення документів складають після складення описів справ:

1. постійного (на підприємствах, які є джерелами формування Національного архівного фонду);
2. тривалого зберігання;
3. з кадрових питань (особового складу).

Якщо до акта включають справи з однорідними заголовками, то зазначають не кожний заголовок справи, а так званий груповий заголовок. Приміром, якщо за рік сформовано кілька томів з наказами тимчасового строку зберігання, то в акті зазначають заголовок: «Накази з кадрових питань тимчасового строку зберігання», а в графі 6 акта зазначають загальну кількість справ (томів) з цим заголовком. Це ж стосується і випадку, коли до акта включають справи з однорідними заголовками за кілька років. Тоді в графі 3 зазначають роки формування справ, наприклад: 2019-2020 роки, а в графі 6 акта зазначають загальну кількість справ з таким заголовком за ці роки.

Після оформлення акта відповідно до вимог розд. 3 гл. V Правил №1000/5 він проходить такі етапи:

1. Внесення на розгляд ЕК підприємства та схвалення нею.
2. Направлення до державного архіву області, м. Києва чи архівного відділу районної військової (державної) адміністрації (залежно від так званої зони комплектування архівної установи, яка залежить від місця реєстрації підприємства та статусу (важливості) самого підприємства чи його значення для розвитку економіки відповідного регіону) для погодження експертно-перевірною комісією (далі – ЕПК) державного архіву чи схвалення ЕК архівного відділу.
3. Розгляд на засіданні ЕПК державного архіву або ЕК архівного відділу.
4. Повернення акта від архівної установи з відповідним грифом погодження (схвалення) із зазначенням протоколу засідання ЕПК (ЕК).
5. Затвердження акта керівником підприємства.

ЕК підприємства чи архівного відділу, ЕПК державного архіву, зазвичай, одночасно розглядають підготовлені на підприємстві описи справ, зокрема, опис справ з кадрових питань (особового складу) та акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ. У будь-якому разі акт схвалюється ЕК, погоджується ЕПК лише у разі попереднього схвалення ЕПК чи ЕК описів справ постійного зберігання або погодження описів справ з кадрових питань

Тільки після затвердження акта вилучені для знищення документи, зокрема, й накази тимчасового строку зберігання, можуть бути знищені.

Зразок акта

Зразок протоколу

Знищуємо кадрові накази

Існує кілька видів фізичного знищення документів, зокрема:

1. шредування;
2. передавання організаціям, що спеціалізуються на заготівлі вторинної сировини.

Шредування може відбуватися як на самому підприємстві (за наявності шредерів та за умови невеликої кількості вилучених для знищення справ), так і так званим промисловим шредуванням за договорами зі сторонніми організаціями.

Спалювання документів сприяє забрудненню навколишнього середовища, а тому екологами не вітається.

Відомості про дату здачі документів для знищення за межами підприємства, їх вагу та номер накладної вказують в кінці акта про вилучення документів для знищення та підписують посадовою особою, відповідальною за знищення.

Висновки

1. Знищення наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання провадиться лише після проведення експертизи цінності.
2. Вилучення для знищення справи включають до акта, що складають за формою, встановленою Правилами №1000/5.
3. Акт обов’язково схвалюється на засіданні ЕК підприємства, передається на розгляд до ЕПК державного архіву чи ЕК архівного відділу.
4. Затвердження акта керівником підприємства відбувається за умови його погодження ЕПК державного архіву чи ЕК архівного відділу.
5. Затвердження акта та подальше знищення документів, зокрема, й наказів з кадрових питань, без погодження акта ЕПК державного архіву чи схвалення ЕК архівного відділу не допускається.

Олександр ДЕНИСЕНКО, експерт з питань архівної справи та діловодства,

член Нормативно-методичної комісії Державної архівної служби України

Шаблони та зразки документів:

Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду

Статті на тему:

Скільки зберігати і як знищувати кадрові документи

Передчасне знищення кадрових документів на підприємстві: хто і як відповідатиме

Передавання кадрових документів в архів підприємства