
Діловодство
24.07.2026
Щорічна основна та щорічна додаткова відпустки: чи можна поєднати в одному наказі
Держава гарантує працівникам право на щорічний відпочинок. Деякі категорії працівників щороку мають право на додаткову відпустку. Чи можна надання таких відпусток поєднувати в одному наказі? Відповідь не лежить на поверхні, тому давайте розбиратися

- Ділимо відпустки по видах
- Правила зберігання документів про відпустку
- Відпустки працівникам «у шкідливих умовах»
- Нюанси оформлення наказів про щорічні відпустки
- Висновки
Ділимо відпустки по видах
Відповідно до ст. 4 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 №504/96-ВР (далі — Закон про відпустки) щорічні відпустки поділяються на:
- основну відпустку (ст. 6);
- додаткову відпустку за роботу із шкідливими та важкими умовами праці (ст. 7);
- додаткову відпустку за особливий характер праці (ст. 8);
- інші додаткові відпустки, передбачені законодавством;
Нагадаємо, що такі відпустки можна ділити на частини (ст. 12 Закону про відпустки), а невикористані дні таких відпусток можна компенсувати за правилами, визначеними в ст. 24 Закону про відпустки.
Отже, щорічна основна та щорічні додаткові відпустки – це різні види відпусток, тому формально на кожен з цих видів відпусток має видаватися окремий наказ. Але щорічні відпустки можна надавати підряд, тобто одну за одною. Тому постає питання: чи можна в такому випадку видати один наказ на обидва види відпустки чи слід на кожну відпустку видавати окремий наказ?
При оформленні наказу про відпустку слід звертати увагу не тільки на вид відпустки, а й до якого виду наказів його віднести згідно правил зберігання документів.
Правила зберігання документів про відпустку
Єдині вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, а також порядок їх архівного зберігання в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форм власності встановлюють Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 №1000/5 (далі — Правила № 1000/5). Так, документи з кадрових питань (особового складу) необхідно групувати відповідно до їх видів та строків зберігання: окремо накази тривалого (75 років) та тимчасового (5 років) зберігання (п. 6 гл. 2 розд. IV Правил №1000/5).
Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 №578/5 (далі — Перелік № 578/5), вказує, які саме документи необхідно зберігати тимчасово, а які маємо зберігати майже все життя.
Зокрема, до наказів тимчасового строку зберігання належать:
- наказ про надання щорічної основної відпустки;
- наказ про надання щорічної додаткової відпустки за особливий характер праці;
- наказ про навчальну відпустку тощо.
Ці накази зберігайте протягом 5 років.
Приклад 1
Працівнику з нормальними умовами праці підряд надається щорічна основна відпустка та щорічна додаткова відпустка за особливий характер праці
Якщо працівник працює в нормальних умовах, оформлюйте наказ тимчасового строку зберігання, в якому також можна поєднати надання щорічної основної відпустки та щорічної додаткової відпустки за особливий характер праці.
До наказів про відпустки тривалого строку зберігання належать:
- всі види наказів про відпустки працівників з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці;
Увага! Тут йдеться про всі види відпусток працівникам з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці, тобто і щорічну основну, і щорічну додаткову
- накази про надання відпусток щодо догляду за дитиною;
- накази про надання відпусток без збереження заробітної плати тощо.
Такі накази формуйте в окрему справу, яка має зберігатися протягом 75 років (ст. 16 п. 1.1 гл. 1 розд. І Переліку № 578/5).
Приклад 2
Працівнику надається з 01.04.2025 – щорічна основна відпустка строком на 24 к.дн., а з 25.04.2025 – відпустка без збереження зарплати «за сімейними обставинами» на 30 к.дн.
В такому випадку видаємо два окремі накази, оскільки наказ про щорічну відпустку відноситься до наказів тимчасового зберігання, а наказ про неоплачувану відпустку – до наказів тривалого зберігання.
Отже, поділяємо накази не лише за видами відпусток, а й за строком зберігання. Але і це ще не все. Щоб зрозуміти один чи два накази видавати, треба ще дивитися на категорії працівників, якім надають відпустку.
Відпустки працівникам «у шкідливих умовах»
При підготовці проєкту наказу визначте, чи виконує цей працівник роботу у шкідливих умовах згідно з атестацією робочих місць. Зокрема, орієнтуємося на постанову КМУ від 17.11.1997 № 1290 «Про затвердження Списків виробництв, робіт, цехів, професій і посад, зайнятість працівників в яких дає право на щорічні додаткові відпустки за роботу із шкідливими й важкими умовами праці та за особливий характер праці», а саме Список № 1290-1.
Якщо він належить до цієї категорії працівників, то, як ми зазначили вище, всі види наказів про відпустки працівників з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці відносяться до наказів тривалого строку зберігання.
Приклад 3
Візьмемо умови прикладу 2, але з урахуванням, що такі відпустки надаються працівнику, який працює на «шкідливому виробництві»
В такій ситуації накази про надання щорічної основної та неоплачуваної відпустки відносяться до наказів тривалого строку зберігання. Отже, в одному наказі можна поєднати надання двох видів відпустки. Так само можете оформити один наказ тривалого строку зберігання, в якому можете поєднати надання щорічної основної та додаткової відпусток.
Приклад 4
Іваненко А.П працює в нормальних умовах, а Петренко В.В. – на роботах зі шкідливими умовами відповідно до Списку №1290-1. З 01.05.2025 працівники йдуть у щорічну основну відпустку.
В цьому випадку не можна оформити зведений наказ, оскільки наказ про надання щорічної основної відпустки Іваненку А.П. (з нормальними умовами) відноситься до наказів тимчасового зберігання, а наказ про надання щорічної основної відпустки Петренку В.В. (зі шкідливими умовами) – до наказів тривалого зберігання.
Нюанси оформлення наказів про щорічні відпустки
Якщо видаєте спільний наказ на два види відпусток, обов’язково вказуйте окремо періоди роботи для основної та додаткової відпусток, адже вони можуть відрізнятися. Наприклад, якщо працівник за час роботи на підприємстві був переведений до іншого підрозділу, працівники якого згідно з атестацією робочих місць мають право на щорічну додаткову відпустку, а на попередньому місці роботи працівник такого права не мав.
Уважно розраховуйте кількість днів щорічних додаткових відпусток, включайте до стажу для відпустки лише період фактичної роботи в цих умовах та період перебування у щорічних відпустках (ч. 2 ст. 9 Закону про відпустки).
Кількість днів щорічних основних відпусток розраховуйте, за винятком днів відпусток без збереження заробітної плати з 24.12.2023 відповідно до змін, внесених Законом України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо впорядкування надання та використання відпусток, а також інших питань» від 22.11.2023 № 3494-IX, зокрема, до Закону про відпустки.
Висновки
- Поєднуйте в одному наказі надання щорічних основної та додаткової відпусток, якщо вони відносяться до наказів тимчасового строку зберігання.
- Всі накази про надання відпусток працівникам зі шкідливими умовами праці відносяться до наказів тривалого строку зберігання.
- Вказуйте робочі періоди окремо для щорічної та додаткової відпустки.
Галина БЄЛІКОВА, експерт із кадрових питань
Яна ЯРОШЕНКО, експерт з трудового права, кадрового та військового обліку
Шаблони та зразки документів:
Заява про надання щорічної основної відпустки
Заява про надання додаткової відпустки за роботу на комп'ютері
Заява про надання додаткової відпустки за шкідливі умови праці
Наказ про надання щорічної основної та додаткової відпустки
Наказ про надання додаткової відпустки за роботу на комп'ютері
Наказ про надання додаткової відпустки за шкідливі умови праці
Зведений наказ про надання щорічної основної відпустки (за різними трудовими договорами)
Статті та консультації на тему:
Заява та наказ на щорічну відпустку: зразки та шаблони
Зміни до наказів про відпустки: коли допускається і як оформити
Додаткова відпустка за роботу за комп'ютером: особливості надання під час воєнного стану
✨ Маєте кадрове питання? AI-Консультант допоможе знайти відповідь швидко та зручно
Воєнний стан
06.10.2026
Збережіть собі правила: що можуть і чого не можуть робити працівники ТЦК
Чи можуть працівники ТЦК та СП забрати телефон, документи чи особисті речі та застосувати фізичну силу? Омбудсман Дмитро Лубінець роз’яснив, які дії працівників ТЦК входять до їхніх повноважень, а що їм заборонено

Лікарняні / Страховий стаж
06.10.2026
Лікарняний після звільнення у 2026 році: чи потрібно оформлювати рішення про відмову у виплаті
Якщо працівника звільнено, а через два тижні після звільнення йому відкрито лікарняний. Лікарняний відображається в електронному кабінеті підприємства. Чи потрібно оформлювати рішення про відмову у виплаті?

Звільнення
06.10.2026
Чи можна не приймати заяву про звільнення: Держпраці дала однозначну відповідь
Що робити, якщо працівник вирішив звільнитися за власним бажанням, але роботодавець не приймає заяву? Держпраці роз’яснила правила подання такого документа та способи зафіксувати його вручення роботодавцю

Діловодство
06.10.2026
Пошкоджено дата-центр і зник доступ до кадрового ЕДО: як діяти роботодавцю
Останнім часом посилилися ворожі атаки на українські об’єкти критичної інфраструктури. Зокрема, є факти пошкодження дата-центрів, тому у багатьох суб’єктів господарювання є перебої із доступом до електронних документів, які зберігалися на відповідних серверах. У наслідок подібних подій багато роботодавців опиняються у скрутній ситуації: доступу до електронного документообігу (далі – ЕДО) кадрових документів немає, але кадровий облік все одно потрібно вести. Розбираємося що варто зробити в такій ситуації та про які нюанси подбати

Календар кадровика
05.10.2026
Сьогодні, 05.10.2026 – останній день, щоб повідомити ТЦК про зміни за додатком 4
Якщо у вересні 2026 року у працівника змінилися облікові дані та він повідомив про це роботодавця, то у жовтні до ТЦК та СП слід подати повідомлення за додатком 4. Зробити це варто не пізніше 5 жовтня 2026 року

Соціальне страхування / Пенсії
05.10.2026
Нові правила для пенсій: що пропонують змінити з 2027 року і на період воєнного стану
Пенсії, призначені або перераховані на виконання рішень суду, можуть виплачувати в межах видатків, передбачених у бюджеті Пенсійного фонду. Також пропонують нові правила для окремих спеціальних пенсій і максимального доходу, з якого сплачують ЄСВ у 2027 році. Розбираємо, які зміни містить законопроєкт

Умови праці
05.10.2026
Директор звільнився, підприємством буде керувати його власник: як оформити
На практиці трапляються випадки, коли власники підприємства не бажають залучати до управління підприємством сторонніх осіб, а хочуть управляти підприємством самостійно. Особливо ця ситуація актуальна для новостворених підприємств, а також підприємств, які призупинили свою діяльність та не мають коштів для виплати зарплати директору. У статті розглянемо, чи може керувати підприємством його засновник без укладення трудового договору з урахуванням останніх змін, що відбулися в законодавстві

Оплата праці
05.10.2026
Зарплата на картку іншої особи: чи може роботодавець перерахувати гроші за заявою працівника
Працівник просить перерахувати зарплату або остаточний розрахунок при звільненні на банківський рахунок іншої особи – чи може роботодавець виконати таке прохання? Розбираємо, яку заяву має подати працівник, які реквізити в ній зазначити та як роботодавцю оформити таку виплату, щоб мінімізувати трудові й податкові ризики

Мобілізовані / Добровольці ТРО
05.10.2026
Збереження виплат мобілізованому працівнику: як правильно оформити добровільну гарантію
Після скасування обов’язкового збереження середнього заробітку за мобілізованими працівниками роботодавці можуть добровільно встановлювати додаткові гарантії. Держпраці пояснила, як правильно оформити виплату мобілізованому працівнику, щоб період служби зараховувався до стажу для щорічної відпустки, та чому просто «нарахувати» дні відпустки без виплати не можна

Бронювання
05.10.2026
Бронювання працівника через Дію у 2026 році: які наслідки, якщо заяву підписав директор під час відпустки
Підприємство з критичністю подало заяву на бронюваня працівника через Дію , авторизувавшись та підписавши заяву ключом директора, який в цей день ще був у відпустці. Які можливі наслідки?

Освітяни
05.10.2026
Професійна освіта за новими правилами: що зміниться з 2027 року
Уряд 5 жовтня ухвалив пакет рішень для оновлення професійної освіти. Освітні програми передбачатимуть щонайменше 40% практичної підготовки, студенти зможуть здобувати до трьох професійних кваліфікацій, а з 2027 року професійні коледжі фінансуватимуть за новою формулою, яка враховуватиме, зокрема, працевлаштування випускників та попит на професії

Бронювання
05.10.2026
Підприємства не встигли підтвердити критичність у вересні: які наслідки зміни правил бронювання
Через зміну критеріїв критичності частина українських виробників комплектуючих для дронів і РЕБ не змогла вчасно підтвердити статус критично важливих підприємств. У результаті працівники залишилися без бронювання, а окремі виробничі лінії простоюють тижнями

Відповідальність / Перевірки
05.10.2026
Плани перевірок стану військового обліку 2026: шукайте своє підприємство (станом на 05.10.2026)
Щороку ТЦК та СП або комісії проводять планові перевірки військового обліку відповідно до планів, затверджених розпорядженнями голів відповідних держадміністрацій, міських голів. Ми збираємо для вас таку потрібну інформацію у нашій базі. Дізнавайтеся першими, для кого перевірка з ВО у 2026 році неминуча. До деяких з них внесено зміни

Оплата праці
05.10.2026
Розширення зони обслуговування: заява + наказ
Розширення зони обслуговування та збільшення обсягу виконуваних робіт передбачає виконання додаткових обов’язків за тією самою професією або посадою в межах робочого часу. Такі зміни можливі лише за згодою працівника та регулюються відповідними нормативними актами.

Відпустки
05.10.2026
Кадровики часто помиляються у відпускному стажі: які періоди треба виключити та що перевірити
Мобілізація, відпустки без збереження зарплати, призупинення трудового договору та відпустка для догляду за дитиною можуть впливати на тривалість «відпускного» стажу. Держпраці нагадала, які періоди зараховують до стажу для щорічної основної відпустки, які виключають та яких помилок варто уникати кадровикам під час розрахунку

Письмові трудові договори
05.10.2026
Чи потрібно укладати трудовий договір із практикантами, які вступили до 2026 року
Чи правильно, що зміни щодо практики на підприємствах для здобувачів професійної освіти стосуються тільки тих, хто вступив до закладу освіти у 2026 році? А ті, хто вступив раніше, проходять практику на попередніх умовах, із ними не обов’язково оформлювати трудові відносини й умови оплати залишаються незмінними? Чи законно у договорі між підприємством і закладом освіти прописувати умову безоплатної практики?

Бронювання
05.10.2026
ДАР не прийматиме заявки на критичність: що зміниться з 12 жовтня
З 12 до 18 жовтня 2026 року через Державний аграрний реєстр тимчасово не прийматимуть заявки на визначення підприємств агропромислового комплексу критично важливими. Після завершення робіт підприємства зможуть подавати заявки вже за оновленими вимогами






