Щорічна основна та щорічна додаткова відпустки: чи можна поєднати в одному наказі

1. Ділимо відпустки по видах
2. Правила зберігання документів про відпустку
3. Відпустки працівникам «у шкідливих умовах»
4. Нюанси оформлення наказів про щорічні відпустки
5. Висновки

Ділимо відпустки по видах

Відповідно до ст. 4 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 №504/96-ВР (далі — Закон про відпустки) щорічні відпустки поділяються на:

1. основну відпустку (ст. 6);
2. додаткову відпустку за роботу із шкідливими та важкими умовами праці (ст. 7);
3. додаткову відпустку за особливий характер праці (ст. 8);
4. інші додаткові відпустки, передбачені законодавством;

Нагадаємо, що такі відпустки можна ділити на частини (ст. 12 Закону про відпустки), а невикористані дні таких відпусток можна компенсувати за правилами, визначеними в ст. 24 Закону про відпустки.

Отже, щорічна основна та щорічні додаткові відпустки – це різні види відпусток, тому формально на кожен з цих видів відпусток має видаватися окремий наказ. Але щорічні відпустки можна надавати підряд, тобто одну за одною. Тому постає питання: чи можна в такому випадку видати один наказ на обидва види відпустки чи слід на кожну відпустку видавати окремий наказ?

При оформленні наказу про відпустку слід звертати увагу не тільки на вид відпустки, а й до якого виду наказів його віднести згідно правил зберігання документів.

Правила зберігання документів про відпустку

Єдині вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, а також порядок їх архівного зберігання в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форм власності встановлюють Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 №1000/5 (далі — Правила № 1000/5). Так, документи з кадрових питань (особового складу) необхідно групувати відповідно до їх видів та строків зберігання: окремо накази тривалого (75 років) та тимчасового (5 років) зберігання (п. 6 гл. 2 розд. IV Правил №1000/5).

Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 №578/5 (далі — Перелік № 578/5), вказує, які саме документи необхідно зберігати тимчасово, а які маємо зберігати майже все життя.

Зокрема, до наказів тимчасового строку зберігання належать:

1. наказ про надання щорічної основної відпустки;
2. наказ про надання щорічної додаткової відпустки за особливий характер праці;
3. наказ про навчальну відпустку тощо.

Ці накази зберігайте протягом 5 років.

Якщо працівник працює в нормальних умовах, оформлюйте наказ тимчасового строку зберігання, в якому також можна поєднати надання щорічної основної відпустки та щорічної додаткової відпустки за особливий характер праці.

До наказів про відпустки тривалого строку зберігання належать:

1. всі види наказів про відпустки працівників з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці;

Увага! Тут йдеться про всі види відпусток працівникам з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці, тобто і щорічну основну, і щорічну додаткову

1. накази про надання відпусток щодо догляду за дитиною;
2. накази про надання відпусток без збереження заробітної плати тощо.

Такі накази формуйте в окрему справу, яка має зберігатися протягом 75 років (ст. 16 п. 1.1 гл. 1 розд. І Переліку № 578/5).

Отже, поділяємо накази не лише за видами відпусток, а й за строком зберігання. Але і це ще не все. Щоб зрозуміти один чи два накази видавати, треба ще дивитися на категорії працівників, якім надають відпустку.

Відпустки працівникам «у шкідливих умовах»

При підготовці проєкту наказу визначте, чи виконує цей працівник роботу у шкідливих умовах згідно з атестацією робочих місць. Зокрема, орієнтуємося на постанову КМУ від 17.11.1997 № 1290 «Про затвердження Списків виробництв, робіт, цехів, професій і посад, зайнятість працівників в яких дає право на щорічні додаткові відпустки за роботу із шкідливими й важкими умовами праці та за особливий характер праці», а саме Список № 1290-1.

Якщо він належить до цієї категорії працівників, то, як ми зазначили вище, всі види наказів про відпустки працівників з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці відносяться до наказів тривалого строку зберігання.

Нюанси оформлення наказів про щорічні відпустки

Якщо видаєте спільний наказ на два види відпусток, обов’язково вказуйте окремо періоди роботи для основної та додаткової відпусток, адже вони можуть відрізнятися. Наприклад, якщо працівник за час роботи на підприємстві був переведений до іншого підрозділу, працівники якого згідно з атестацією робочих місць мають право на щорічну додаткову відпустку, а на попередньому місці роботи працівник такого права не мав.

Уважно розраховуйте кількість днів щорічних додаткових відпусток, включайте до стажу для відпустки лише період фактичної роботи в цих умовах та період перебування у щорічних відпустках (ч. 2 ст. 9 Закону про відпустки).

Кількість днів щорічних основних відпусток розраховуйте, за винятком днів відпусток без збереження заробітної плати з 24.12.2023 відповідно до змін, внесених Законом України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо впорядкування надання та використання відпусток, а також інших питань» від 22.11.2023 № 3494-IX, зокрема, до Закону про відпустки.

Висновки

1. Поєднуйте в одному наказі надання щорічних основної та додаткової відпусток, якщо вони відносяться до наказів тимчасового строку зберігання.
2. Всі накази про надання відпусток працівникам зі шкідливими умовами праці відносяться до наказів тривалого строку зберігання.
3. Вказуйте робочі періоди окремо для щорічної та додаткової відпустки.

Галина БЄЛІКОВА, експерт із кадрових питань

Яна ЯРОШЕНКО, експерт з трудового права, кадрового та військового обліку

Шаблони та зразки документів:

Заява про надання щорічної основної відпустки

Заява про надання додаткової відпустки за роботу на комп'ютері

Заява про надання додаткової відпустки за шкідливі умови праці

Наказ про надання щорічної основної та додаткової відпустки

Наказ про надання додаткової відпустки за роботу на комп'ютері

Наказ про надання додаткової відпустки за шкідливі умови праці

Зведений наказ про надання щорічної основної відпустки (за різними трудовими договорами)

Статті та консультації на тему:

Заява та наказ на щорічну відпустку: зразки та шаблони

Зміни до наказів про відпустки: коли допускається і як оформити

Додаткова відпустка за роботу за комп'ютером: особливості надання під час воєнного стану