Зміни до наказів про відпустки: коли допускається і як оформити

Коли виникає необхідність змінити наказ про надання відпустки?

При внесенні змін у накази про надання відпустки, слід дотримуватися правил, встановлених:

1. главою V Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП);
2. Законом від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки» (далі – Закон про відпустки).

Виходячи із цих норм, своєрідне внесення змін до наказу про надання відпустки може відбуватися у наступних випадках:

1. Продовження відпустки, або перенесення відпустки (або її частини) на інший строк.
2. Відкликання працівника з відпустки.

Також, виходячи з практики, доводиться вносити зміни в накази про відпустки, якщо після видання наказу у ньому виявлено помилку (наприклад, неправильно вказаний період, за який надається відпустка, неправильно вказана дата закінчення відпустки тощо).

Далі поговоримо про правила та документальне оформлення кожного з цих випадків, адже воно різниться.

Як правильно оформлювати кадрові документи за ДСТУ 4163:2020? Дивіться наш практикум на цю тему

Продовження або перенесення відпустки на інший строк

Підстави для продовження відпустки або перенесення передбачені ст. 80 КЗпП та ст. 11 Закону про відпустки.

Щорічна відпустка повинна бути перенесена або продовжена у разі:

1. тимчасової непрацездатності працівника;
2. виконання працівником державних або громадських обов'язків, якщо згідно із законодавством він підлягає звільненню на цей час від основної роботи зі збереженням зарплати;
3. збігу періодів основної та навчальної відпусток цього працівника;
4. настання відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами;
5. встановлення згідно із Законом України від 26.01.2022 № 2010-IX «Про соціальний і правовий захист осіб, стосовно яких встановлено факт позбавлення особистої свободи внаслідок збройної агресії проти України, та членів їхніх сімей» факту позбавлення працівника особистої свободи внаслідок збройної агресії проти України.

У всіх цих випадках працівнику та роботодавцю слід узгодити, який варіант вибрати: продовжити відпустку після закінчення відповідної події, чи перенести відпустку на новий строк.

Для цього працівникові слід надати роботодавцю заяву про своє рішення та за необхідності надати документи, які підтверджують підставу для перенесення або продовження відпустки. Щодо необхідності надати роботодавцю заяву про перенесення, або продовження відпустки див. також лист Мінсоцполітики від 31.01.2012 № 30/13/133-12.

Якщо причини, що зумовили перенесення відпустки на інший період, настали під час її використання, то невикористана частина щорічної відпустки надається після закінчення дії причин, які її перервали, або за згодою сторін переноситься на інший період з додержанням вимог ст. 12 Закону про відпустки.

Також роботодавець повинен пам’ятати, що щорічна відпустка на вимогу працівника повинна бути перенесена на інший період у разі:

1. порушення роботодавцем терміну письмового повідомлення працівника про час надання відпустки (ч. 10 ст. 10 Закону про відпустки – не пізніше як за два тижні);
2. несвоєчасної виплати роботодавцем зарплати працівнику за час щорічної відпустки (за ч. 1 ст. 21 Закону про відпустки вона має бути виплачена до початку відпустки, якщо інше не передбачено законодавством, трудовим або колективним договором).

Увага! Продовження та перенесення стосується тільки щорічних відпусток, та відпусток на дітей, передбачених ст. 19 Закону про відпустки (ст. 11, 20 Закону про відпустки)

Отже, при перенесенні або продовженні відпусток оформляють такі документи:

1. заяву працівника;
2. наказ роботодавця;
3. корегуються за потреби: графік відпусток, табель обліку використання робочого часу, особова картка П-2.

Докладно про коригування табеля читайте у нашій статті «Коригування Табеля обліку робочого часу: ТОП 5 ситуацій»

Накази про продовження або перенесення відпустки складають у довільній формі зі включенням до них всіх необхідних реквізитів та з дотриманням вимог ДСТУ 4163-2020.

Наведемо приклади формулювання у таких наказах.

Продовження відпустки

Перенесення відпустки

Відкликання з відпустки

Правила відкликання з відпусток встановлені ч. 3 ст. 12 Закону про відпустки.

Детально про відкликання з відпустки можна прочитати у статті «Як відкликати працівника зі щорічної відпустки»

Зараз же пропонуємо вашій увазі формулювання наказу про відкликання з відпустки.

Виправлення помилки в наказі про відпустку

Якщо виявили помилку у наказі про надання відпустки, потрібно внести зміни у раніше виданий наказ. Для цього видаємо наказ довільної форми з включенням всіх необхідних реквізитів.

Зазначимо, що правила виправлення помилок в раніше виданих наказах є тільки для міністерств, інших центральних та місцевих органів виконавчої влади (п. 92, 93 Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою КМУ від 17.01.2018 № 55 (далі – Інструкція № 55).

Але, інші суб’єкти господарювання можуть брати ці правила за орієнтир. Отже, виходячи з правил, встановлених Інструкцією № 55, формулювання у наказі може бути наступним.

Якщо виправлена у наказі помилка вплинула на розмір оплати праці працівника, вкажіть також в наказі окремим пунктом про необхідність виконання бухгалтерією перерахунку зарплати.

Висновки

1. Зміни у раніше наданих працівникам відпустках можуть відбуватися у разі виникнення обставин, які обумовили необхідність продовження або перенесення відпустки, а також відкликання з відпустки.
2. Такі зміни повинні виконуватися роботодавцем із дотриманням вимог КЗпП та Закону про відпустки.
3. Виправлення виявлених у наказах про відпустки помилок відбувається шляхом видання наказу про внесення змін у такій наказ.

Оксана КОВАЛЬЧУК, консультант з кадрових питань

Шаблони та зразки документів:

Наказ про перенесення щорічної основної відпустки

Заява на перенесення відпустки у зв'язку із тимчасовою непрацездатністю (до початку відпустки)

Наказ про перенесення відпустки у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю

Наказ про перенесення періоду навчальної відпустки

Наказ про перенесення відпустки у зв'язку з виробничою необхідністю

Наказ про внесення змін до наказу про відпустку (продовження воєнного стану)

Наказ про внесення змін до графіка відпусток за заявою працівника

Статті на тему:

Заяви та накази – 2024: оформлення реквізитів за ДСТУ 4163:2020

Скільки зберігати і як знищувати кадрові документи

Спільний наказ двох підприємств одного рівня: як оформити належним чином

Накази з основної діяльності та з адміністративно-господарських питань: спільні риси та відмінності

Коригування Табеля обліку робочого часу: ТОП 5 ситуацій

Як відкликати працівника зі щорічної відпустки