Оцифрування трудової книжки: чи подавати скан, якщо всі дані з 2004 року і вже в ЕТК

Співробітник уже має дані передані до ПФУ про його трудову діяльність, які збігаються із записами у паперовій трудовій книжці (період роботи після 2004 року). Чи потрібно додатково сканувати його трудову книжку? Його трудову книжку ніхто ніколи не сканував та не відправляв до ПФУ. Дані підтягнулися зі зданих звітів ЄСВ і відобразились у його електронній ТК. Чи все одно краще відсканувати трудову книжку та подати її на оцифрування?


👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:


Доцільно відсканувати та передати трудову книжку.


Норма про передачу скан-копій трудових книжок з’явилася у 2021 році. Вона не уточнює, що скан-копії потрібно передавати лише тоді, коли відомостей про трудову діяльність немає в ПФУ. Тож радимо відсканувати трудову книжку і подати дані через портал ПФУ.

Шукаєте перевірену кадрову інформацію? Наші довідники – завжди актуальні та оновлюються відповідно до законодавства

Нагадуємо: відомості про трудову діяльність працівника, фізичної особи-підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі подаються в будь-який період протягом п’яти років з дня набрання чинності Законом України від 05.02.2021 № 1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» тобто до 10.06.2026.


👌 Сервіс «Особистий Консультант» — це письмові безлімітні швидкі відповіді (від 15 хвилин) на професійні питання.

Отримайте доступ до сервісу, оформивши передплату у пакетах «Професіонал», «Преміум» або «Преміум ПРО».


Джерело: kadroland


Брошури та чеклісти:


Енциклопедія кадровика «Трудові книжки: сканування/оцифрування, зберігання, записи, аудит та ведення е-трудової»


Статті на тему:


Трудова книжка у 2025 році: зберігання, записи, електронне наповнення

Електронна та паперова трудова книжка: сканування, записи, зберігання та подання відомостей до ПФУ

Чи передавати ПФУ сканкопії усіх наказів про прийняття, переведення та звільнення

Отримуйте щодня свіжі новини та корисні подарунки 🎁👇