
- Наказ про відпустку без збереження зарплати: строк та місце зберігання
- Заява працівника про відпустку: строк зберігання та формування у справу
- Передання до архіву підприємства або знищення
- Висновки
Ці документи мають різний строк зберігання, відповідно їх зберігають у різних справах.
Наказ про відпустку без збереження зарплати: строк та місце зберігання
Наказ про надання відпустки без збереження заробітної плати – це кадровий наказ тривалого строку зберігання – 75 років згідно з п. «б» ст. 16 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 (далі – Перелік №578/5). Тому його зберігають у справі з іншими кадровими наказами тривалого строку зберігання, зокрема про прийняття на роботу, звільнення з роботи, оплату праці тощо.
Заява працівника про відпустку: строк зберігання та формування у справу
Заяву про надання відпустки без збереження зарплати слід зберігати у справі з заявами про надання усіх видів відпусток. Згідно зі ст. 515 Переліку №578/5 справа може мати такий заголовок:
Документи (графіки, заяви, відомості) про надання та використання щорічних, творчих, соціальних відпусток та відпусток без збереження заробітної плати
Строк зберігання цієї справи всього 1 рік.
На великому підприємстві у разі потреби можна передбачити окрему справу для зберігання усіх видів відпусток із заголовком:
Заяви про надання відпусток працівникам підприємства
або навіть окрему справу (якщо протягом року надається багато таких відпусток) виключно для заяв про надання безоплатних відпусток із заголовком:
Заяви працівників підприємства про надання відпусток без збереження заробітної плати
Відповідна справа має бути внесена у номенклатуру справ під окремим індексом, але зі строком зберігання «1 р.» та посиланням на ст. 515 Переліку №578/5.
Відзначимо, що заява про надання відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею шести років, також належить до заяв про безоплатні відпустки.
Як відобразити справи з заявами у номенклатурі справ
У номенклатурі справ це буде виглядати таким чином:
Індекс справи | Заголовок справи (тому, частини) | Кількість справ (томів, частин) | Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком | Примітка |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
05 – Відділ кадрів | ||||
05-01 | Накази директора підприємства з кадрових питань тривалого зберігання (про прийняття на роботу, звільнення з роботи, сумісництво, суміщення посад, оплату праці, надання відпусток без збереження зарплати тощо) за 2026 рік | 75 р. ст. 16-б | ||
… | … | … | ||
05-25 | Графік відпусток працівників підприємства на 2026 рік | 1 р. ст. 515 | ||
05-26 | Заяви працівників підприємства про надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням | 1 р. ст. 515 | ||
05-27 | Заяви працівників підприємства про надання відпусток без збереження зарплати | 1 р. ст. 515 | ||
… | … | … | ||
Передання до архіву підприємства або знищення
На зберігання в архів підприємства через два роки після завершення їх ведення в діловодстві будуть передані справи з наказами про надання відпусток без збереження зарплати та іншими кадровими наказами тривалого строку зберігання в упорядкованому належним чином стані. Ця вимога визначена у п. 1 гл. 4 р. VІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5).
Заяви працівників підприємства про надання відпусток без збереження зарплати, як документи тимчасового строку зберігання, не підлягають передаванню в архів підприємства.
Справи із заявами працівників про надання будь-яких відпусток через рік після завершення їх ведення в діловодстві можуть бути включені в акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, і знищені за встановленою законодавством процедурою (гл. 3 розділу V Правил № 1000/5).
Висновки
- Заяви про безоплатні відпустки зберігають окремо від наказів про надання цих відпусток.
- Наказ про надання відпустки без збереження зарплати належить до кадрових наказів тривалого строку зберігання (75 років), а заява є документом тимчасового зберігання (1 рік).
- Кадрові накази тривалого строку зберігання передаються в архів підприємства через два роки після закриття справи, в якій вони групуються.
- Заяви про надання відпусток без збереження зарплати знищують разом з усією справою із заявами працівників про надання будь-яких відпусток через рік після завершення ведення цієї справи у діловодстві.
Олена ЗАГОРЕЦЬКА, к.і.н., с.н.с., експерт з питань документознавства і архівознавства
Шаблони та зразки документів:
Журнал реєстрації наказів з основної діяльності
Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання
Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання
Мінікурси на тему:
Оформлення заяв у кадровому обліку: поради, застосування ДСТУ 4163:2020
Статті та консультації на тему:
Заяви та накази – 2025: оформлення реквізитів за ДСТУ 4163:2020
Оновлені кадрові документи за Збірником – 2025: нові зразки заяв, наказів, службових записок
Реєстрація заяв працівників та інших внутрішніх документів: форми та порядок їх заповнення
Журнали реєстрації заяв та наказів: зразки та шаблони
Скільки зберігати електронні заяви та накази
Чи зберігати в Особовій справі заяву та наказ про зміну прізвища
Куди підшивати заяву після видання наказу: розставляємо крапки над «і»
Заява через вайбер: роздрукувати чи переписати
Якою датою реєструвати заяви працівників
Чи обов’язкова віза директора на заявах працівників




















