Заява і наказ про відпустку без оплати: де і як довго зберігати

До якої справи долучати та скільки років зберігати заяву і наказ про надання відпустки без збереження заробітної плати? Чи потрібно архівувати ці документи?

2

102


  1. Наказ про відпустку без збереження зарплати: строк та місце зберігання
  2. Заява працівника про відпустку: строк зберігання та формування у справу
  3. Передання до архіву підприємства або знищення
  4. Висновки


Ці документи мають різний строк зберігання, відповідно їх зберігають у різних справах.


Наказ про відпустку без збереження зарплати: строк та місце зберігання


Наказ про надання відпустки без збереження заробітної плати – це кадровий наказ тривалого строку зберігання – 75 років згідно з п. «б» ст. 16 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 (далі – Перелік №578/5). Тому його зберігають у справі з іншими кадровими наказами тривалого строку зберігання, зокрема про прийняття на роботу, звільнення з роботи, оплату праці тощо.


Заява працівника про відпустку: строк зберігання та формування у справу


Заяву про надання відпустки без збереження зарплати слід зберігати у справі з заявами про надання усіх видів відпусток. Згідно зі ст. 515 Переліку №578/5 справа може мати такий заголовок:

Документи (графіки, заяви, відомості) про надання та використання щорічних, творчих, соціальних відпусток та відпусток без збереження заробітної плати

Строк зберігання цієї справи всього 1 рік.

На великому підприємстві у разі потреби можна передбачити окрему справу для зберігання усіх видів відпусток із заголовком:

Заяви про надання відпусток працівникам підприємства

або навіть окрему справу (якщо протягом року надається багато таких відпусток) виключно для заяв про надання безоплатних відпусток із заголовком:

Заяви працівників підприємства про надання відпусток без збереження заробітної плати

Відповідна справа має бути внесена у номенклатуру справ під окремим індексом, але зі строком зберігання «1 р.» та посиланням на ст. 515 Переліку №578/5.



Відзначимо, що заява про надання відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею шести років, також належить до заяв про безоплатні відпустки.


Як відобразити справи з заявами у номенклатурі справ


У номенклатурі справ це буде виглядати таким чином:



Індекс справи

Заголовок справи

(тому, частини)

Кількість справ (томів, частин)

Строк

зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком

Примітка

1

2

3

4

5

05 – Відділ кадрів

05-01

Накази директора підприємства з кадрових питань тривалого зберігання (про прийняття на роботу, звільнення з роботи, сумісництво, суміщення посад, оплату праці, надання відпусток без збереження зарплати тощо) за 2026 рік


75 р.

ст. 16-б




05-25

Графік відпусток працівників підприємства на 2026 рік


1 р.

ст. 515


05-26

Заяви працівників підприємства про надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням


1 р.

ст. 515


05-27

Заяви працівників підприємства про надання відпусток без збереження зарплати


1 р.

ст. 515





Передання до архіву підприємства або знищення


На зберігання в архів підприємства через два роки після завершення їх ведення в діловодстві будуть передані справи з наказами про надання відпусток без збереження зарплати та іншими кадровими наказами тривалого строку зберігання в упорядкованому належним чином стані. Ця вимога визначена у п. 1 гл. 4 р. VІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5).


Заяви працівників підприємства про надання відпусток без збереження зарплати, як документи тимчасового строку зберігання, не підлягають передаванню в архів підприємства.


Справи із заявами працівників про надання будь-яких відпусток через рік після завершення їх ведення в діловодстві можуть бути включені в акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, і знищені за встановленою законодавством процедурою (гл. 3 розділу V Правил № 1000/5).


Висновки


  1. Заяви про безоплатні відпустки зберігають окремо від наказів про надання цих відпусток.
  2. Наказ про надання відпустки без збереження зарплати належить до кадрових наказів тривалого строку зберігання (75 років), а заява є документом тимчасового зберігання (1 рік).
  3. Кадрові накази тривалого строку зберігання передаються в архів підприємства через два роки після закриття справи, в якій вони групуються.
  4. Заяви про надання відпусток без збереження зарплати знищують разом з усією справою із заявами працівників про надання будь-яких відпусток через рік після завершення ведення цієї справи у діловодстві.


Олена ЗАГОРЕЦЬКА, к.і.н., с.н.с., експерт з питань документознавства і архівознавства


Шаблони та зразки документів:


Журнал реєстрації наказів з основної діяльності

Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання

Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання

Зведена номенклатура справ

Номенклатура справ


Мінікурси на тему:


Оформлення заяв у кадровому обліку: поради, застосування ДСТУ 4163:2020


Статті та консультації на тему:


Заяви та накази – 2025: оформлення реквізитів за ДСТУ 4163:2020

Оновлені кадрові документи за Збірником – 2025: нові зразки заяв, наказів, службових записок

Реєстрація заяв працівників та інших внутрішніх документів: форми та порядок їх заповнення

Журнали реєстрації заяв та наказів: зразки та шаблони

Скільки зберігати електронні заяви та накази

Чи зберігати в Особовій справі заяву та наказ про зміну прізвища

Куди підшивати заяву після видання наказу: розставляємо крапки над «і»

Заява через вайбер: роздрукувати чи переписати

Якою датою реєструвати заяви працівників

Чи обов’язкова віза директора на заявах працівників


Матеріали на сайті https://kadroland.com можуть містити роз’яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
✨ Новинка! Представляємо новий сервіс – перший кадровий АІ-Консультант. Ознайомтесь із його можливостями вже зараз за посиланням
2

102

Отримуйте щодня свіжі новини та корисні подарунки 🎁👇

1

17

3

63

1

80

1

79

1

372

1

133

4

717

2

435

2

137

2

6063

2

199

21

18831

23

24792

3

492

2

349

2

399

2

434

4

10976

4

300