
Діловодство
24.02.2026
Заява і наказ про відпустку без оплати: де і як довго зберігати
До якої справи долучати та скільки років зберігати заяву і наказ про надання відпустки без збереження заробітної плати? Чи потрібно архівувати ці документи?

- Наказ про відпустку без збереження зарплати: строк та місце зберігання
- Заява працівника про відпустку: строк зберігання та формування у справу
- Передання до архіву підприємства або знищення
- Висновки
Ці документи мають різний строк зберігання, відповідно їх зберігають у різних справах.
Наказ про відпустку без збереження зарплати: строк та місце зберігання
Наказ про надання відпустки без збереження заробітної плати – це кадровий наказ тривалого строку зберігання – 75 років згідно з п. «б» ст. 16 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 (далі – Перелік №578/5). Тому його зберігають у справі з іншими кадровими наказами тривалого строку зберігання, зокрема про прийняття на роботу, звільнення з роботи, оплату праці тощо.
Заява працівника про відпустку: строк зберігання та формування у справу
Заяву про надання відпустки без збереження зарплати слід зберігати у справі з заявами про надання усіх видів відпусток. Згідно зі ст. 515 Переліку №578/5 справа може мати такий заголовок:
Документи (графіки, заяви, відомості) про надання та використання щорічних, творчих, соціальних відпусток та відпусток без збереження заробітної плати
Строк зберігання цієї справи всього 1 рік.
На великому підприємстві у разі потреби можна передбачити окрему справу для зберігання усіх видів відпусток із заголовком:
Заяви про надання відпусток працівникам підприємства
або навіть окрему справу (якщо протягом року надається багато таких відпусток) виключно для заяв про надання безоплатних відпусток із заголовком:
Заяви працівників підприємства про надання відпусток без збереження заробітної плати
Відповідна справа має бути внесена у номенклатуру справ під окремим індексом, але зі строком зберігання «1 р.» та посиланням на ст. 515 Переліку №578/5.
Відзначимо, що заява про надання відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею шести років, також належить до заяв про безоплатні відпустки.
Як відобразити справи з заявами у номенклатурі справ
У номенклатурі справ це буде виглядати таким чином:
Індекс справи | Заголовок справи (тому, частини) | Кількість справ (томів, частин) | Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком | Примітка |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
05 – Відділ кадрів | ||||
05-01 | Накази директора підприємства з кадрових питань тривалого зберігання (про прийняття на роботу, звільнення з роботи, сумісництво, суміщення посад, оплату праці, надання відпусток без збереження зарплати тощо) за 2026 рік | 75 р. ст. 16-б | ||
… | … | … | ||
05-25 | Графік відпусток працівників підприємства на 2026 рік | 1 р. ст. 515 | ||
05-26 | Заяви працівників підприємства про надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням | 1 р. ст. 515 | ||
05-27 | Заяви працівників підприємства про надання відпусток без збереження зарплати | 1 р. ст. 515 | ||
… | … | … | ||
Передання до архіву підприємства або знищення
На зберігання в архів підприємства через два роки після завершення їх ведення в діловодстві будуть передані справи з наказами про надання відпусток без збереження зарплати та іншими кадровими наказами тривалого строку зберігання в упорядкованому належним чином стані. Ця вимога визначена у п. 1 гл. 4 р. VІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5).
Заяви працівників підприємства про надання відпусток без збереження зарплати, як документи тимчасового строку зберігання, не підлягають передаванню в архів підприємства.
Справи із заявами працівників про надання будь-яких відпусток через рік після завершення їх ведення в діловодстві можуть бути включені в акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, і знищені за встановленою законодавством процедурою (гл. 3 розділу V Правил № 1000/5).
Висновки
- Заяви про безоплатні відпустки зберігають окремо від наказів про надання цих відпусток.
- Наказ про надання відпустки без збереження зарплати належить до кадрових наказів тривалого строку зберігання (75 років), а заява є документом тимчасового зберігання (1 рік).
- Кадрові накази тривалого строку зберігання передаються в архів підприємства через два роки після закриття справи, в якій вони групуються.
- Заяви про надання відпусток без збереження зарплати знищують разом з усією справою із заявами працівників про надання будь-яких відпусток через рік після завершення ведення цієї справи у діловодстві.
Олена ЗАГОРЕЦЬКА, к.і.н., с.н.с., експерт з питань документознавства і архівознавства
Шаблони та зразки документів:
Журнал реєстрації наказів з основної діяльності
Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання
Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання
Мінікурси на тему:
Оформлення заяв у кадровому обліку: поради, застосування ДСТУ 4163:2020
Статті та консультації на тему:
Заяви та накази – 2025: оформлення реквізитів за ДСТУ 4163:2020
Оновлені кадрові документи за Збірником – 2025: нові зразки заяв, наказів, службових записок
Реєстрація заяв працівників та інших внутрішніх документів: форми та порядок їх заповнення
Журнали реєстрації заяв та наказів: зразки та шаблони
Скільки зберігати електронні заяви та накази
Чи зберігати в Особовій справі заяву та наказ про зміну прізвища
Куди підшивати заяву після видання наказу: розставляємо крапки над «і»
Заява через вайбер: роздрукувати чи переписати
Якою датою реєструвати заяви працівників
Чи обов’язкова віза директора на заявах працівників
Матеріали на сайті https://kadroland.com можуть містити роз’яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
✨ Новинка! Представляємо новий сервіс – перший кадровий АІ-Консультант. Ознайомтесь із його можливостями вже зараз за посиланням
Воєнний стан
14.10.2026
Затримання та доставлення до ТЦК хочуть змінити: деталі законопроєкту №16139
12 жовтня 2026 року у Верховній Раді зареєстрували законопроєкт №16139, який стосується можливості адміністративного затримання та доставлення громадян до територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки (ТЦК та СП). Що пропонують змінити – далі

Соціальне страхування / Пенсії
14.10.2026
19 400 грн допомоги на зиму: заяви приймають лише до 30 жовтня
Вразливі категорії населення, які проживають у визначених прифронтових громадах, можуть отримати одноразову допомогу 19 400 грн на опалювальний сезон. Заяви приймають до 30 жовтня 2026 року. У ПФУ закликали не відкладати звернення на останній тиждень жовтня. Хто має право на виплату та куди подавати заяву – у матеріалі

Військовий облік
14.10.2026
У Списках ВО і в графі «Усього» Відомості не збігається кількість працівників: де шукати порушення
Тільки зараз звернула увагу, що в мене кількість працівників у Списках не збігається з загальною кількістю у Відомості (додаток 12). Де шукати помилку і чи буде штраф за таку розбіжність?

Умови праці
14.10.2026
Дистанційна робота та дотримання правил внутрішнього трудового розпорядку
Робота дистанційних працівників має певні особливості, встановлені трудовим законодавством. У статті розглянемо одну з них, яка стосується режиму роботи, а саме: чи повинні дистанційні працівники дотримуватися встановлених правил внутрішнього трудового розпорядку роботодавця, а також деякі нюанси документального оформлення відносин

Умови праці
14.10.2026
Чи може роботодавець змушувати працювати під час обстрілів: що говорить Держпраці
Чи має право роботодавець в умовах постійних обстрілів та атак вимагати від працівника працювати під час небезпеки? Держпраці нагадує про права працівників і обмеження для роботодавців у таких ситуаціях

Звітність
14.10.2026
Звіт про внесок за працевлаштування осіб з інвалідністю: коли рядки залишають порожніми
Роботодавці, які не є платниками внеску на підтримку працевлаштування осіб з інвалідністю, заповнюють не всі рядки Звіту. Податкова пояснила, які показники потрібно залишити порожніми в електронній формі та де поставити прокреслення у паперовій

Бронювання
14.10.2026
Текст змін до Постанови №76 – не раніше 18 жовтня: що хотіли змінити в бронюванні та що ухвалив Уряд
Уряд ухвалив зміни до правил бронювання з подальшим п’ятиденним доопрацюванням. Частину спірних положень переглянули, але остаточні рішення щодо квот для окремих галузей ще не оприлюднені. Головні пропозиції початкового проєкту та зміни, про які стало відомо після засідання – у матеріалі

Соціальне страхування / Пенсії
14.10.2026
Подвійний стаж для пенсії: кому зараховують роки роботи у подвійному розмірі
Окремим категоріям працівників періоди роботи можуть зараховувати у подвійному розмірі. Дізнайтеся, які працівники мають таке право, як відрізняється обчислення стажу до та після 1 січня 2004 року і чи зараховують відпустку для догляду за дитиною до трьох років у подвійному розмірі

Бронювання
14.10.2026
Уряд знову створив Координаційний центр з бронювання: у чому ризик
Ідея створення Координаційного центру з організації бронювання військовозобов’язаних, яку Уряд розглядав ще влітку, знову з’явилася у Постанові, яку Кабмін 13.10.2026 ухвалив з доопрацюванням. Народні депутати ставлять під сумнів юридичний статус Центру, його вплив на рішення міністерств та відповідальність за ухвалені рішення. Які ризики для бізнесу бачать – читайте далі

Охорона праці
14.10.2026
Охорона праці по-новому: що перевірити кадровику та фахівцю з охорони праці вже зараз
Закон про безпеку та охорону здоров’я працівників на роботі передбачає перехід до європейського підходу в управлінні професійними ризиками. Що потрібно перевірити роботодавцям, які процедури переглянути та до чого готуватися кадровикам і фахівцям з охорони праці – в аналізі від Держпраці

Ранковий кадровик
14.10.2026
Про зміни в бронюванні з 13.10, е-кабінет з ВО, критерії розбронювання, звіряння до 01.12, «доставку» до ТЦК🙋♀️ Ранковий кадровик від 14.10.2026
Коротко, структурно, зрозуміло розповідаємо про головні новини. Радимо кращі статті дня та даємо зразки документів. І трохи професійного гумору












