
Діловодство
24.02.2026
Заява і наказ про відпустку без оплати: де і як довго зберігати
До якої справи долучати та скільки років зберігати заяву і наказ про надання відпустки без збереження заробітної плати? Чи потрібно архівувати ці документи?

- Наказ про відпустку без збереження зарплати: строк та місце зберігання
- Заява працівника про відпустку: строк зберігання та формування у справу
- Передання до архіву підприємства або знищення
- Висновки
Ці документи мають різний строк зберігання, відповідно їх зберігають у різних справах.
Наказ про відпустку без збереження зарплати: строк та місце зберігання
Наказ про надання відпустки без збереження заробітної плати – це кадровий наказ тривалого строку зберігання – 75 років згідно з п. «б» ст. 16 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 (далі – Перелік №578/5). Тому його зберігають у справі з іншими кадровими наказами тривалого строку зберігання, зокрема про прийняття на роботу, звільнення з роботи, оплату праці тощо.
Заява працівника про відпустку: строк зберігання та формування у справу
Заяву про надання відпустки без збереження зарплати слід зберігати у справі з заявами про надання усіх видів відпусток. Згідно зі ст. 515 Переліку №578/5 справа може мати такий заголовок:
Документи (графіки, заяви, відомості) про надання та використання щорічних, творчих, соціальних відпусток та відпусток без збереження заробітної плати
Строк зберігання цієї справи всього 1 рік.
На великому підприємстві у разі потреби можна передбачити окрему справу для зберігання усіх видів відпусток із заголовком:
Заяви про надання відпусток працівникам підприємства
або навіть окрему справу (якщо протягом року надається багато таких відпусток) виключно для заяв про надання безоплатних відпусток із заголовком:
Заяви працівників підприємства про надання відпусток без збереження заробітної плати
Відповідна справа має бути внесена у номенклатуру справ під окремим індексом, але зі строком зберігання «1 р.» та посиланням на ст. 515 Переліку №578/5.
Відзначимо, що заява про надання відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею шести років, також належить до заяв про безоплатні відпустки.
Як відобразити справи з заявами у номенклатурі справ
У номенклатурі справ це буде виглядати таким чином:
Індекс справи | Заголовок справи (тому, частини) | Кількість справ (томів, частин) | Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком | Примітка |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
05 – Відділ кадрів | ||||
05-01 | Накази директора підприємства з кадрових питань тривалого зберігання (про прийняття на роботу, звільнення з роботи, сумісництво, суміщення посад, оплату праці, надання відпусток без збереження зарплати тощо) за 2026 рік | 75 р. ст. 16-б | ||
… | … | … | ||
05-25 | Графік відпусток працівників підприємства на 2026 рік | 1 р. ст. 515 | ||
05-26 | Заяви працівників підприємства про надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням | 1 р. ст. 515 | ||
05-27 | Заяви працівників підприємства про надання відпусток без збереження зарплати | 1 р. ст. 515 | ||
… | … | … | ||
Передання до архіву підприємства або знищення
На зберігання в архів підприємства через два роки після завершення їх ведення в діловодстві будуть передані справи з наказами про надання відпусток без збереження зарплати та іншими кадровими наказами тривалого строку зберігання в упорядкованому належним чином стані. Ця вимога визначена у п. 1 гл. 4 р. VІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5).
Заяви працівників підприємства про надання відпусток без збереження зарплати, як документи тимчасового строку зберігання, не підлягають передаванню в архів підприємства.
Справи із заявами працівників про надання будь-яких відпусток через рік після завершення їх ведення в діловодстві можуть бути включені в акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, і знищені за встановленою законодавством процедурою (гл. 3 розділу V Правил № 1000/5).
Висновки
- Заяви про безоплатні відпустки зберігають окремо від наказів про надання цих відпусток.
- Наказ про надання відпустки без збереження зарплати належить до кадрових наказів тривалого строку зберігання (75 років), а заява є документом тимчасового зберігання (1 рік).
- Кадрові накази тривалого строку зберігання передаються в архів підприємства через два роки після закриття справи, в якій вони групуються.
- Заяви про надання відпусток без збереження зарплати знищують разом з усією справою із заявами працівників про надання будь-яких відпусток через рік після завершення ведення цієї справи у діловодстві.
Олена ЗАГОРЕЦЬКА, к.і.н., с.н.с., експерт з питань документознавства і архівознавства
Шаблони та зразки документів:
Журнал реєстрації наказів з основної діяльності
Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання
Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання
Мінікурси на тему:
Оформлення заяв у кадровому обліку: поради, застосування ДСТУ 4163:2020
Статті та консультації на тему:
Заяви та накази – 2025: оформлення реквізитів за ДСТУ 4163:2020
Оновлені кадрові документи за Збірником – 2025: нові зразки заяв, наказів, службових записок
Реєстрація заяв працівників та інших внутрішніх документів: форми та порядок їх заповнення
Журнали реєстрації заяв та наказів: зразки та шаблони
Скільки зберігати електронні заяви та накази
Чи зберігати в Особовій справі заяву та наказ про зміну прізвища
Куди підшивати заяву після видання наказу: розставляємо крапки над «і»
Заява через вайбер: роздрукувати чи переписати
Якою датою реєструвати заяви працівників
Чи обов’язкова віза директора на заявах працівників
Матеріали на сайті https://kadroland.com можуть містити роз’яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
✨ Новинка! Представляємо новий сервіс – перший кадровий АІ-Консультант. Ознайомтесь із його можливостями вже зараз за посиланням
Оплата праці
30.08.2026
Чи може цивільна дружина отримати зарплату та компенсацію за відпустку померлого працівника
Чи може цивільна дружина (офіційно не перебували у шлюбі) померлого працівника отримати компенсацію за невикористану відпустку та заробітну плату померлого? Які документи при цьому вона повинна надати?

Військовий облік
30.08.2026
Списки в Дії не збігаються зі списками за додатком 5: чи є це порушенням
Зробили в Дії запит на отримання відомостей із Реєстру «Оберіг». Навіть якщо не враховувати осіб, які не підлягають військовому обліку, отримані відомості все одно не збігаються зі списками за додатком 5. Адже у списках ми зберігаємо звільнених працівників до кінця року, а у відомостях із Дії їх немає. Що робити в такій ситуації?

Військовий облік
30.08.2026
Заброньованому прийшла повістка і розпорядження: як правильно відповісти ТЦК
Підприємство отримало розпорядження ТЦК про оповіщення заброньованого працівника та повістку для вручення йому. Чи потрібно вручати повістку, якщо працівник має чинне бронювання? Чи можна повідомити ТЦК про бронювання і не направляти працівника?

Відповідальність / Перевірки
29.08.2026
Перевірка ТЦК і відсутність офісу: що робити, якщо всі працюють онлайн
Наше підприємство включили до плану перевірок ТЦК на вересень. Проте в офісі давно ніхто не працює: усі працівники переведені на дистанційну роботу з міркувань безпеки. Як у такому разі проходитиме перевірка та що потрібно зробити підприємству?

Військовий облік
28.08.2026
Роздруківка з «Резерв+» замість супровідного листа: що подавати разом з додатком 4
У працівника в «Резерв+» відсутня інформація про проходження військової служби, бронювання та відстрочки. Чи можна не формувати супровідний лист до додатка 4, а просто додати роздруківку з QR-кодом?

Календар кадровика
28.08.2026
З 1 вересня: 11 важливих дат та інші зміни, про які має пам’ятати кадровик
З 1 вересня необхідно підняти зарплату заброньованим працівникам. Якщо ж критичність не було підтверджено, то це треба терміново відобразити в Списках військового обліку. Загалом ми нарахували 11 дедлайнів у вересні, за якими треба стежити кадровику, щоб не пропустити щось важливе і не наразитися на штрафи? Про це – у статті

Відповідальність / Перевірки
28.08.2026
Нові обмеження для ухилянтів та осіб у СЗЧ: які держпослуги можуть стати недоступними
В Україні обговорюють нові обмеження для ухилянтів і військовослужбовців, які самовільно залишили частину. Народний депутат Олександр Федієнко розповів, які державні та банківські послуги можуть стати для них недоступними

Умови праці
28.08.2026
Новий графік роботи з 01.09.2026: порядок дій і попередження працівників
Яка правильна послідовність дій, якщо певному підрозділу ми хочемо встановити графік роботи з 08:00 до 17:00 (замість графіка з 09:00 до 18:00). Як правильно встановити, попередити (та за скільки) про нововведення працівників?

Бронювання
28.08.2026
Коли роботодавець може анулювати бронювання працівника: рішення суду
Лікар оскаржив анулювання бронювання, посилаючись на те, що лікарня не втратила статусу критично важливого підприємства, а умови його праці не змінилися. Суд дійшов іншого висновку та пояснив, коли керівник критично важливого підприємства може анулювати бронювання працівника

Бронювання
28.08.2026
25-річного працівника можуть мобілізувати раніше, ніж роботодавець встигне оформити бронювання
День 25-річчя може стати критичним для працівника важливого підприємства: до цього дня його не можна забронювати через статус призовника, а після – вже можуть мобілізувати. Чому між зміною статусу та оформленням бронювання виникає небезпечне «вікно ризику»

Лікарняні / Страховий стаж
28.08.2026
Переведення з основного місця роботи на сумісництво без звільнення: як сформують лікарняний
У своєму листі від 25.08.2026 №2800-030301-8/65494 Пенсійний фонд України надав роз’яснення щодо формування листків непрацездатності за основним місцем роботи та за сумісництвом, зокрема у разі зміни трудових відносин застрахованої особи

Відпустки неоплачувані
28.08.2026
Заява та наказ на відпустку без збереження зарплати за сімейними обставинами: зразки та шаблони
Працівник час від часу просить надати йому кілька днів відпустки без збереження зарплати. Чи можна так вчиняти? Скільки разів на рік можна надавати таку відпустку? Як усе оформити? До вашої уваги – відповіді на ці та інші запитання. І звісно ж ваші улюблені зразки та шаблони документів від нашого сервісу «Документ»

Інше
28.08.2026
Увага, фейковий Електронний реєстр апостилів: як не віддати шахраям свої дані
Мін’юст виявив вебресурс, який імітує офіційний Електронний реєстр апостилів та може використовуватися для введення громадян в оману і збору персональних даних. Як розпізнати фейковий сайт та де безпечно перевірити апостиль

Відповідальність / Перевірки
28.08.2026
У штатному розписі немає прізвищ працівників: чи може ТЦК оштрафувати за це
ТЦК під час перевірки вимагав надати штатний розпис із прізвищами працівників. Підприємство його не надало, оскільки у штатному розписі прізвища не зазначаються. Перевірку завершили та повідомили, що акт надішлють пізніше. Чи можуть відсутність прізвищ у штатному розписі визнати порушенням і застосувати штраф?









