Внесення змін до інструкції з діловодства на підприємстві + зразок наказу

1. Підстави для перегляду інструкції з діловодства
2. Розбираємо конкретну ситуацію
3. Розроблення та внутрішнє погодження наказу про внесення змін до інструкції
4. Як часто вносити зміни до інструкції з діловодства
5. Коли слід провести повне оновлення інструкції з діловодства
6. Висновки

Підстави для перегляду інструкції з діловодства

Наприкінці діловодного року кожному підприємству доречно переглянути чинну інструкцію з діловодства з метою визначення необхідності внесення до неї змін і доповнень. Це особливо актуально, якщо протягом року на підприємстві були:

1. зміни у статуті, структурі та штатній чисельності підприємства;
2. перерозподіл функціональних обов’язків між керівництвом підприємства;
3. зміни у структурі, найменуванні, кадровому складі служби діловодства;
4. оновлені завдання і обов’язки служби діловодства (або особи, відповідальної за діловодство), порядку її взаємодії з іншими структурними підрозділами;
5. запроваджено на підприємстві систему електронного документообігу;
6. запроваджено в управлінську діяльність підприємства нові види документів;
7. оновлено бланки документів, реєстраційні та облікові форми тощо.

Крім того, зміни до інструкції з діловодства на підприємстві обов’язково вносять у разі внесення відповідних змін до загальнодержавних нормативно-правових актів і стандартів, що регламентують порядок роботи з документами та / чи встановлюють вимоги до оформлення документів.

Розбираємо конкретну ситуацію

Розберемо ситуацію, що спонукала до внесення змін в Інструкцію з діловодства на конкретному підприємстві та запропонуємо варіант її вирішення.

Ситуація: за результатами внутрішнього аудиту управлінської документації на предмет правильності оформлення та зберігання управлінських документів з’ясувалося, що інструкція з діловодства на підприємстві була затверджена й запровадження в роботу у січні 2021 року, тобто ще до набрання чинності 01.09.2021 національним стандартом на оформлення організаційно-розпорядчої документації – ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів». Таким чином зміст окремих положень інструкції з діловодства, а також зразки бланків і деяких документів, що додаються до неї, не відповідають вимогами цього стандарту

Розроблення та внутрішнє погодження наказу про внесення змін до інструкції

Нагадаємо, що інструкцію з діловодства керівник затверджує наказом з основної діяльності підприємства. Відповідно й усі зміни до інструкції вносять виключно на підставі наказу (див. зразок нижче).

Етапи підготовки наказу.

Етап 1. Проєкт наказу готує служба діловодства. Керівник служби діловодства візує цей проєкт першим, а потім подає на погодження іншим посадовим особам, зазначеним у тексті наказу.

Етап 2. Якщо у тексті наказу керівнику кадрової служби доручено організувати навчання для працівників підприємства з метою доведення до них оновлених положень інструкції та / або додатків до неї, то керівник кадрової служби також повинен завізувати проєкт цього наказу.

Етап 3. Такий наказ має бути завізований юрисконсультом підприємства, якщо посада юрисконсульта передбачена у штаті.

Етап 4. За наявності зауважень і пропозицій до тексту наказу працівник служби діловодства вносить відповідні виправлення. У такому разі проєкт передруковують, а візи на ньому збирають заново.

Етап 5. Оформлений належним чином і завізований усіма відповідними посадовими особами проєкт наказу подається керівнику підприємства на підпис.

Зміни та доповнення до інструкції з діловодства набувають чинності з дати підписання наказу, якщо іншу дату не зазначено у його тексті.

Як правило, одночасно з підготовкою проєкту наказу служба діловодства вносить зміни й до самої інструкції з діловодства.

Зразок наказу про внесення змін до Інструкції з діловодства

Як часто вносити зміни до інструкції з діловодства

Зазначимо, що частота внесення змін і доповнень до Інструкції не обмежується, їх можна вносити в міру потреби у будь-який період діловодного року.

Якщо протягом 2025 року в інструкцію не вносили жодних змін, то керівнику служби діловодства або особі, відповідальній за діловодство на підприємстві, у листопаді-грудні поточного року потрібно уважно вичитати основний текст інструкції та передивитися усі додатки до неї на предмет виявлення пунктів, які потребують уточнення, виправлення, розширення або навпаки скорочення.

Коли слід провести повне оновлення інструкції з діловодства

Якщо у процесі ретельного перегляду інструкції з діловодства виявиться необхідність переробити її більш ніж на 20%, тоді доцільніше підготувати проєкт нової інструкції. Після схвалення цього проєкту експертною комісією підприємства та погодження з експертно-перевірної комісією державного архіву (лише для підприємств, що перебувають на обліку в державному архіві як джерело формування Національного архівного фонду), інструкція буде затверджена наказом керівника підприємства і набере чинності з дати, зазначеної у розпорядчій частині тексту наказу, або з дати видання наказу, якщо в тексті окремо таку дату визначено не буде.

Якщо під час розроблення нової чи оновлення чинної інструкції з діловодства виникатимуть будь-які запитання, пропонуємо звертатися до сервісу «Особистий консультант», експерти з питань діловодства й архівної справи завжди нададуть кваліфіковані відповіді.

Висновки

1. Щороку у листопаді-грудні потрібно переглядати чинну інструкцію з діловодства на підприємстві задля визначення необхідності внесення до неї змін та / або доповнень.
2. Зміни до інструкції з діловодства вносять шляхом видання наказу з основної діяльності підприємства.
3. У разі необхідності перероблення інструкції з діловодства більше ніж на 20%, доцільно підготувати, схвалити, затвердити та запровадити на підприємстві нову інструкцію з діловодства.

Олена ЗАГОРЕЦЬКА, к.і.н., с.н.с., експерт з питань документознавства і архівознавства

Шаблони та зразки документів:

Наказ про затвердження Інструкції з кадрового діловодства

Наказ про затвердження Інструкції з діловодства

Інструкція з діловодства

Інструкція з діловодства в електронній формі

Інструкція з кадрового діловодства

Статті на тему:

Інструкція з діловодства – на що звернути увагу під час розробки

Інструкція з діловодства: поради з практики підготовки

Секрет 3,2,2,1: як правильно оформити будь-який документ за ДСТУ

Один Журнал реєстрації для всіх кадрових наказів: чи допустимо це