Графік відпусток 2026: коли затверджувати, як оформити та кого включати

1. Графік відпусток – обов’язковий документ для всіх роботодавців, навіть ФОП
2. Хто відповідає за підготовку графіка відпусток і як організувати процес
3. Коли найкраще затверджувати графік відпусток – оптимальний строк до 5 січня
4. Кого обов’язково включати до графіка відпусток і кого можна не вносити
5. Неоплачувана відпустка під час війни не звільняє від включення працівника до графіка
6. Форма графіка відпусток – довільна, але з дотриманням вимог ДСТУ 4163:2020
7. Які види відпусток обов’язково вносяться до графіка
8. Як погодити графік відпусток із профспілкою або представником трудового колективу
9. Способи затвердження графіка відпусток: безпосередньо або через наказ
10. Ознайомлення працівників із графіком відпусток під підпис
11. Яку відповідальність несе роботодавець за відсутність графіка відпусток
12. Висновки

Графік відпусток – обов’язковий документ для всіх роботодавців, навіть ФОП

Графік відпусток – це обов’язковий кадровий документ, який забезпечує безперебійну роботу підприємства та гарантує працівникам право на відпочинок. Його щороку мають складати й затверджувати всі роботодавці – у тому числі фізичні особи-підприємці, що мають найманих працівників, незалежно від форми власності чи сфери діяльності. Не складати графік можуть лише роботодавці, які працюють на територіях активних та можливих бойових дій.

Вимогу щорічного складання графіка відпусток встановлено ст. 10 Закону України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки» (далі – Закон про відпустки) та ст. 79 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП). У їх нормах зазначено, що черговість відпусток визначається за графіком, який затверджує роботодавець після погодження з профспілкою або представником трудового колективу. Після цього документ доводять до відома всіх працівників. Це – законодавча вимога.

А як на практиці відбувається складання графіка відпусток розберемо далі.

Хто відповідає за підготовку графіка відпусток і як організувати процес

Формування графіка – обов’язок роботодавця. Зазвичай підготовку проєкту документа здійснює фахівець кадрової служби або інша відповідальна за діловодство особа. На підприємствах із кількома структурними підрозділами керівники збирають побажання працівників щодо часу відпусток і передають узагальнену інформацію до відділу кадрів. Опитування розпочинають із працівників, які мають право на щорічну відпустку у зручний для них час згідно зі ст. 10 Закону про відпустки. Щоб упорядкувати процес, роботодавець може видати наказ, яким визначити строки та відповідальних за складання графіка.

Бажаєте бути в курсі всіх змін з кадрового та військового обліку, тоді завітайте на наші Безкоштовні вебінари! Провідні експерти kadroland в прямому ефірі розкриють всі хвилюючі та актуальні запитання!

Коли найкраще затверджувати графік відпусток – оптимальний строк до 5 січня

Чітких строків для затвердження графіка закон не містить. Водночас п. 20 Типових правил внутрішнього трудового розпорядку для робітників і службовців підприємств, установ, організацій, затверджених постановою Держкомітету СРСР з праці та соціальних питань від 20.07.1984 № 213 рекомендує робити це не пізніше 5 січня наступного року. Мінсоцполітики наголошує, якщо завчасно спланувати відпустки неможливо, це не вважається порушенням. Найзручніше затвердити графік відпусток на 2026 рік ще до 17 грудня 2025-го, адже на початку січня хтось із працівників уже може йти у відпустку, і про це потрібно попередити щонайменше за два тижні.

Кого обов’язково включати до графіка відпусток і кого можна не вносити

До графіка відпусток слід включати всіх працівників, прийнятих за трудовим договором – зокрема сумісників, дистанційників і тих, хто працює за строковими договорами. Внутрішніх сумісників варто зазначати окремо – за основним місцем роботи і за сумісництвом. Не включають осіб, які працюють за цивільно-правовими договорами, адже вони не мають статусу працівників. Також варто планувати відпустки нових працівників.

Неоплачувана відпустка під час війни не звільняє від включення працівника до графіка

Якщо працівник перебуває у тривалій відпустці без збереження зарплати на період воєнного стану – його все одно слід включати до графіка відпусток, адже трудові відносини з цими працівниками не припинені. До того ж працівник у неоплачуваній відпустці може будь-коли її перервати й скористатися правом на щорічну відпустку.

Натомість мобілізованих працівників зазвичай не включають до графіка, адже передбачити строк їхньої служби неможливо, а сам графік відпусток складається лише на поточний рік. З тієї ж причини до графіка не включають і працівників, які перебувають у відпустці для догляду за дитиною.

Форма графіка відпусток – довільна, але з дотриманням вимог ДСТУ 4163:2020

Форма графіку відпусток нe встановлена законодавчо, тож його можна складати у довільній формі з дотриманням вимог ДСТУ 4163:2020. Як правило, у графіку відпусток зазначають:

1. прізвище, ім’я та по батькові працівника;
2. найменування структурного підрозділу;
3. посаду;
4. вид відпустки;
5. період, за який вона надається (для щорічних відпусток – це робочий рік, для інших оплачуваних – календарний);
6. місяць початку або конкретні дати;
7. тривалість відпустки в календарних днях, а також підпис працівника про ознайомлення.

Які види відпусток обов’язково вносяться до графіка

До графіка відпусток обов’язково вносять щорічну основну відпустку та щорічні додаткові відпустки – за роботу у шкідливих чи важких умовах, за особливий характер праці або за стаж держслужби. Водночас роботодавець може, але не зобов’язаний, додати до графіка й інші відпустки, які можна запланувати заздалегідь: соцвідпустку на дітей, відпустку для учасників бойових дій.

Якщо у працівника залишилися невикористані дні з минулих років, їх теж плануємо – головне, щоб це узгоджувалося з бажанням працівника і робочим процесом.

Як погодити графік відпусток із профспілкою або представником трудового колективу

Графік відпусток обов’язково погоджують із профспілкою. Якщо на підприємстві її немає, документ узгоджують з уповноваженим представником трудового колективу, обраним на загальних зборах працівників. Спочатку графік підписує особа, яка його склала, а нижче проставляють гриф про його погодження.

Способи затвердження графіка відпусток: безпосередньо або через наказ

Готовий графік відпусток затверджує керівник підприємства у зручний для себе спосіб. Перший спосіб полягає у тому, що безпосередньо на самому документі, проставляється гриф «Затверджую», вказується посада керівника підприємства, його підпис, ім’я та прізвище, нижче – дата затвердження.

Другий спосіб затвердження графіку відпусток відбувається шляхом видання окремого наказу з адміністративно-господарської діяльності, у якому фіксується факт затвердження, а сам графік додається до наказу. Такий варіант зручний, якщо роботодавець хоче додатково врегулювати організаційні питання чи визначити відповідальних осіб. На самому графіку відпусток проставляється гриф «Затверджено» із посиланням на реквізити наказу.

Ознайомлення працівників із графіком відпусток під підпис

Готовий графік відпусток обов’язково доводять до відома всіх працівників, в тому числі тих, які працюють дистанційно. Зробити це можна по-різному: зібрати підписи на зворотному боці, оформити окремий лист-ознайомлення або передбачити графу для підпису в самому графіку.

Яку відповідальність несе роботодавець за відсутність графіка відпусток

Незалежно від того, яким способом затверджено графік відпусток головне, щоб він був на підприємстві. Його відсутність кваліфікується за абз. 10 ч. 2 ст. 265 Кодексу законів про працю як «порушення інших вимог законодавства про працю». У мирний час за таке порушення передбачено штраф у розмірі однієї мінімальної заробітної плати. Під час воєнного стану у разі усунення порушення штраф не застосовується.

Висновки

1. Графік відпусток – обов’язковий документ для всіх роботодавців, які використовують найману працю. Його складають щороку – на поточний робочий рік, зазвичай наприкінці попереднього.
2. До графіка вносять усі щорічні основні та додаткові відпустки, а за потреби – й інші види відпусток.
3. Виняток становлять лише роботодавці, що працюють у районах активних та можливих бойових дій – для них складання графіка не є обов’язковим.
4. Графік відпусток затверджується керівником безпосередньо або через наказ, а також підлягає погодженню з профспілкою чи представником трудового колективу.
5. Графік відпусток доводиться до відома кожного працівника під підпис.

Джерело: Kadroland

Шаблони та зразки документів:

Наказ про підготовку графіка відпусток

Графік відпусток на 2026 рік затверджений директором

Графік відпусток затверджений директором

Графік відпусток затверджений наказом директора

Графік відпусток (у ФОП)

Статті на тему:

Затвердження графіку відпусток на 2026 рік: зразок наказу

Графік відпусток-2026: складаємо та затверджуємо

Щорічна відпустка поза графіком: коли можлива та як оформити

Графік відпусток на 2026 рік, затверджений директором