Працівника не ознайомили з посадовою інструкцією під час працевлаштування: як це зробити згодом

1. Чому варто одразу ознайомлювати працівника із посадовою інструкцією
2. Працівників не ознайомили із посадовими інструкціями вчасно. Як виправити ситуацію?
3. Висновки

Чому варто одразу ознайомлювати працівника із посадовою інструкцією

Обов’язок роботодавця повідомляти працівників про їх права та обов’язки до початку роботи встановлений ст. 29 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП).

У цій статті не вказано, що таке ознайомлення повинно відбуватися шляхом ознайомлення з посадовою інструкцією, тільки вказано, що інформування працівника, в тому числі про права та обов’язки, повинно відбуватися в узгоджений із працівником спосіб.

Коли з працівником укладаємо письмовий трудовий договорі, то ознайомлення працівника з його правами та обов’язками зазвичай відбувається шляхом підписання такого договору. Якщо ж трудовий договір укладають у так званий спрощений спосіб (шляхом складання заяви працівника та видання наказу про прийняття на роботу), без ознайомлення працівника з посадовою інструкцією не обійтися.

Детальніше про посадові інструкції працівників читайте у наших статтях:

1. Посадова інструкція: як підготувати й навіщо вона потрібна
2. Посадові інструкції: що враховувати при складанні.

Крім того, відповідно ст. 31 КЗпП роботодавець не має права вимагати від працівника виконання роботи, не обумовленої трудовим договором.

Плутанина з назвами посад – поширена проблема. Kadroland допомагає швидко й точно зорієнтуватись у Класифікаторі: усе чітко, структуровано, із поясненнями

Тому, не ознайомлення працівника з його правами та обов’язками (зокрема, з посадовою інструкцією), може мати певні негативні наслідки для роботодавця. В цій ситуації роботодавцю буде досить складно:

1. контролювати виконання працівником посадових обов’язків: адже, вони не визначені;
2. застосовувати до працівника міри дисциплінарного стягнення за невиконання посадових обов’язків.

Наприклад, проблематично звільнити працівника на підставі:

1. п. 3 ст. 40 КЗпП за систематичного невиконання працівником без поважних причин обов’язків, покладених на нього трудовим договором;
2. п. 11 ст. 40 КЗпП – встановлення невідповідності працівника займаній посаді, на яку його прийнято, або виконуваній роботі протягом строку випробування.

Отже, якщо забули ознайомити працівника з посадовою інструкцією у момент оформлення на роботу, варто зробити це пізніше. Як саме? Розглянемо далі.

Працівників не ознайомили із посадовими інструкціями вчасно. Як виправити ситуацію?

Оскільки ознайомлення з посадовими обов’язками відбуватиметься вже після того, як працівник пропрацював на підприємстві певний час, між роботодавцем та працівником може виникнути суперечка. Працівник може стверджувати, що йому змінюють перелік його обов’язків, оскільки на етапі прийняття на роботу в усній формі була домовленість про інші обов’язки. Отже, такий працівник може не погодитися підписувати надану йому посадову інструкцію.

Але, роботодавець має право змінювати працівнику істотні умови праці, звісно, з дотриманням вимог трудового законодавства. Тому, роботодавець має право ознайомлювати працівника з посадовою інструкцією не тільки на етапі оформлення на роботу, а й пізніше!

Вимоги щодо правил зміни істотних умов праці містить ст. 32 КЗпП. Вони наступні:

1. зміна істотних умов праці при продовженні роботи за тією ж спеціальністю, кваліфікацією чи посадою допускається у зв'язку зі змінами в організації виробництва і праці;
2. про зміну істотних умов праці працівник повинен бути повідомлений не пізніше ніж за два місяці до їх запровадження.

Але, у період дії воєнного стану ця норма діє з урахуванням особливих правил, встановлених ч. 2 ст. 3 Закону України від 15.03.2022 № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (далі – Закон № 2136) повідомлення працівника про зміну істотних умов праці, передбачене ч. 3 ст. 32 КЗпП, здійснюється не пізніше як до запровадження таких умов. Тобто, зараз не потрібно дотримуватися двомісячного стоку попередження.

Виходячи із вищезазначених приписів законодавства, радимо виправляти ситуацію з посадовою інструкцією наступним чином:

1. Видати наказ про зміну в організації виробництва і праці, де зазначити необхідність запровадження посадових інструкцій працівників з певної дати.
2. Ознайомити з цим наказом працівників, яких він стосується під підпис.
3. Затвердити посадову(-ві) інструкцію(-ї) (якщо немає).
4. Ознайомити працівників з посадовими інструкціями під підпис.

Якщо працівник відмовляється від ознайомлення з посадовою інструкцією, або відмовляється ставити в ній свій підпис, зафіксуйте ці факти у відповідному акті. Акт складають довільної форми, із зазначенням в ньому всіх необхідних реквізитів організаційно-розпорядчої документацій. Акт складає комісією з декількох працівників (наприклад – це можуть бути працівники відділу кадрів, юрист, керівник працівника, який відмовляється підписувати інструкцію). Докладно про складання актів читайте тут.

Також пам’ятайте, що відповідно ст. 32 КЗпП, якщо колишні істотні умови праці не може бути збережено, а працівник не згоден на продовження роботи в нових умовах, то трудовий договір може бути припинено за п. 6 ст. 36 КЗпП. Тож, за потреби нагадайте працівнику про можливість його звільнення на підставі п. 6 ст. 36 КЗпП: не виключено, що цей факт допоможе вам владнати конфліктну ситуацію.

Висновки

1. З посадовою інструкцією слід ознайомити працівника до початку його роботи. Але, якщо так сталося, що роботодавець цього не зробив, слід виправити цю помилку, щоб уникнути проблем з цим працівником у майбутньому.
2. Якщо працівник відмовляється ознайомлюватися з посадовою інструкцією та ставити свій підпис, зафіксуйте цей факт в акті. А далі приймайте управлінське рішення, як бути з таким працівником.

Оксана КОВАЛЬЧУК, консультант з кадрових питань

Шаблони та зразки документів:

Акт про відмову від ознайомлення з посадовою інструкцією

Наказ про звільнення при зміні істотних умов праці

Відеокурс на тему:

Працюємо з Класифікатором професій, посадовими інструкціями

Статті на тему:

Посадова інструкція: як підготувати й навіщо вона потрібна

Посадові інструкції: що враховувати при складанні.

Особова справа: як вести та зберігати

Посадова інструкція директора підприємства: скачайте зразок

Посадова інструкція начальника відділу кадрів: скачайте зразок

Акти в роботі кадровика: коли складати та як оформити