Акти в роботі кадровика: коли складати та як оформити

Що таке акт?

У трудовому законодавстві ви не знайдете визначення терміна «акт», який складається для потреб кадрового діловодства.

З огляду на практику під актом розуміють службовий документ, складений групою осіб чи спеціально уповноваженою особою для засвідчення встановлених фактів, пов’язаних з діяльністю суб’єкта господарювання або окремих його працівників.

Акти є різновидом організаційно-розпорядчої документації, тобто, це інформаційно-аналітичні документи, що містять інформацію, на підставі якої приймаються певні управлінські рішення (п. 3 гл. 1 р. IІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5, далі – Правила № 1000/5).

На підприємстві акти зазвичай складаються групою посадових осіб, спеціально призначених для цього розпорядчим документом. Але для засвідчення одноразових випадків можна обійтися й без спецпризначення. Якщо акт складають у зв’язку з обставинами, що стосуються трудових відносин з працівниками, то, як правило, складати його доручають кадровій службі роботодавця (особі, відповідальній за ведення кадрового діловодства).

У деяких випадках законодавство прямо передбачає складання актів та є їхні затверджені форми. Наприклад, для передання справ на постійне зберігання використовують форму акта, наведеного у додатку 49 до Правил № 1000/5.

 В яких випадках складаються акти з кадрових питань?

Наведемо приклади ситуацій, коли кадровій службі (кадровику) необхідно скласти акт.

1. У разі відмови працівника ознайомитися з наказом або іншим документом.

З кадровими наказами та іншими документами, що стосуються працівників, необхідно ознайомити цих працівників під підпис. Як зазначено у п. 11 гл. 10 р. IІ Правил № 1000/5, з розпорядчим документом з кадрових питань (особового складу) обов’язково ознайомлюють згаданих у ньому осіб, які на першому примірнику документа чи на спеціальному бланку проставляють свої підписи із зазначенням дати ознайомлення.

Але часто-густо працівники відмовляються ставити свій підпис на документі для підтвердження факту ознайомлення з ним, особливо, якщо цей документ стосується звільнення за ініціативою роботодавця, притягнення працівника до відповідальності, або інших неприємних для нього моментів.

У цих випадках роботодавцю слід скласти акт, яким зафіксувати факт ознайомлення працівника з необхідним документом. У такому акті, зокрема, необхідно прописати:

1. з яким документом був ознайомлений працівник (його назву, дату та номер);
2. дату ознайомлення з документом;
3. перелік працівників, у присутності яких було проведено ознайомлення (вони повинні також поставити свої підписи в акті);
4. інформацію про те, що працівник відмовився поставити свій підпис для підтвердження факту ознайомлення з документом.

Складання такого акта також буде актуальним при відмові працівника розписатися у документі, яким йому пропонують переведення на іншу вакантну посаду. Пояснимо, чому.

Звільнення з підстав, зазначених у п.п. 1, 2 і 6 ст. 40 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП), а також п.п. 4, 6 ст. 41 КЗпП, допускається, якщо неможливо перевести працівника за його згодою на іншу роботу. Щоб виконати цей припис законодавства, роботодавець повинен запропонувати працівникові наявні у нього вакантні посади та ті, які відповідають кваліфікації працівника. Для цього роботодавець (його кадрова служба) складає письмовий документ. Якщо працівник відмовляється поставити підпис для підтвердження вручення йому документа, роботодавець складає акт.

Останнім часом почастішали випадки, коли працівники відмовляються від підпису у наказі про оповіщення призовників, військовозобов’язаних та резервістів про їхній виклик до районних (міських) територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки (на підставі відповідного розпорядження ТЦК). Такі накази роботодавець видає на виконання вимог п. 47 Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487. Отже, в цьому випадку також складається акт про відмову.

2. Для фіксації факту відмови працівника надати письмові пояснення.

Ця ситуація стосується випадків притягнення працівника до дисциплінарної відповідальності.

Так, відповідно до ст. 149 КЗпП до застосування дисциплінарного стягнення роботодавець повинен зажадати від порушника трудової дисципліни письмові пояснення. Але, якщо працівник відмовляється надати такі пояснення, необхідно скласти відповідний акт, який підтверджуватиме факт відмови.

 Як приклад наведемо посилання на рішення Бобринецького районного суду Кіровоградської області від 11.01.2024 у справі № 383/963/23. У цій ситуації працівниця відмовилася надати письмові пояснення стосовно зафіксованого факту відсутності її на робочому місці. На підтвердження цього факту був складений акт інспектором відділу кадрів та її безпосереднім керівником. Цей акт став одним із доказів порушення працівницею трудової дисципліни.

3. Для підтвердження відсутності працівника на робочому місті.

Цей акт знадобиться, коли роботодавець хоче звільнити працівника за прогул на підставі п. 4 ст. 40 КЗпП.

Нагадаємо, що прогулом вважають відсутність працівника на роботі понад 3 години протягом робочого дня без поважних причин.

І хоча законодавством безпосередньо не передбачено складання таких актів, у судовій практиці можна побачити чимало посилань на подібні акти. І суди їх вважають одним із доказів порушень поряд з іншими. Дивіться, наприклад:

1. рішення Дніпровського районного суду м. Києва від 30.07.2024 у справі № 759/19076/23;
2. рішення Вінницького міського суду Вінницької обл. від 21.02.2024 у справі № 127/30790/23.

4. У разі відсутності працівника та зв’язку з ним понад 4 місяці.

Складання акта актуальне для ситуації, коли роботодавець планує звільнити працівника на підставі п. 8³ ст. 36 КЗпП: відсутність працівника на роботі та інформації про причини такої відсутності понад чотири місяці поспіль.

Щоб звільнити працівника за цією підставою, потрібно документально зафіксувати факти відсутності працівника на роботі, відсутності інформації про причини такої відсутності та неможливості зв’язатися з працівником. Для цього складають відповідний акт або навіть декілька таких актів протягом 4 місяців відсутності працівника.

Окрім інших обов’язкових реквізитів, в акті варто зазначити, якими саме шляхами роботодавець намагався зв’язатися з працівником, наприклад:

1.  надсилання листів за місцем проживання працівника;
2. телефонні дзвінки за відомими номерами телефонів;
3.  надсилання повідомлень у месенджери.

Детально про процедуру звільнення на підставі п. 8³ ст. 36 КЗпП читайте у статті «Звільнення відсутнього працівника: яку підставу краще вибрати».

5. Для засвідчення факту зіпсування бланка трудової книжки.

Якщо під час заповнення трудової книжки або вкладиша до неї бланк було зіпсовано, кадровій службі потрібно скласти про цей факт відповідний акт. У цьому випадку акт складають за формою № П-11 «Акт на списання бланків трудових книжок або вкладишів до них», затвердженою наказом Мінстату від 27.10.1995 № 277. Роз’яснення Мінсоцполітики з цього питання наведено у листі від 16.04.2013 № 54/06/186-13.

Ми навели декілька прикладів, коли потрібно складати акти, пов’язані з кадровими справами. Це ситуації, які найчастіше трапляються на практиці. Але зауважимо, що складати акти Вам, можливо, доведеться й в інших практичних ситуаціях.

Які реквізити повинні бути зазначені в акті?

Оскільки акт – це організаційно-розпорядчий документ, при його складанні та оформленні варто дотримуватися вимог:

1. ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», затвердженого наказом ДП «УкрНДНЦ» від 01.07.2020 № 144 (далі – ДСТУ 4163:2020);
2. Правил № 1000/5 (зокрема, розділ ІІ цього нормативного документа).

Докладно розібратися з оформленням кадрових документів за ДСТУ 4163:2020 Вам допоможе наш практичний відеокурс

З огляду на приписи, а також існуючу практику радимо обов’язково включити до акта такі реквізити:

1. Найменування роботодавця.
2. Дата та місце складання акта.
3. Реєстраційний індекс документа.
4. Заголовок акта (про що саме складено акт). Наприклад, «Про відсутність працівника на робочому місці».
5. Перелік працівників (посадових осіб), які склали акт із зазначенням їх ПІБ та посад.
6. Текст акта. Це основна частина акта, в якій необхідно чітко зазначити факти, що фіксуються в акті.
7. Підписи осіб, які склали акт. Крім працівників кадрової служби, на практиці акт можуть підписувати також інші працівники, які стали свідками відповідного факту. Це може бути безпосередній керівник працівника, інші працівники цього підрозділу тощо.

Окрім того, акт може містити відмітку про ознайомлення з ним, а також гриф погодження або затвердження (залежно від конкретної ситуації та цілей, для яких його складали).

Висновки

1. Акт – це організаційно-розпорядчий документ, який складається для засвідчення встановлених фактів та на підставі якого приймаються відповідні управлінські рішення.
2. Акти, що стосуються кадрових питань, зазвичай складають працівники кадрової служби із залученням до їхнього підписання інших працівників, які були свідками певних фактів.
3. При складанні актів варто дотримуватися вимог ДСТУ 4163:2020 та Правил № 1000/5.

Оксана КОВАЛЬЧУК, консультант з кадрових питань

Шаблони та зразки документів:

Акт про відсутність працівника на роботі

Акт про відмову від ознайомлення з посадовою інструкцією

Акт службового розслідування про порушення трудової дисципліни

Акт про відмову ознайомитися з Правилами військового обліку

Акт відмови від отримання повістки

Ще більше зразків актів у нашому сервісі «Документ»

Статті на тему:

Бланки службових документів: уникаємо помилок при оформленні

Довідки від роботодавця: оформлюємо за ДСТУ 4163:2020

Звільнення за прогул: коли допустиме під час воєнного стану 

Звільнення відсутнього працівника: яку підставу краще вибрати

Стягнення за порушення трудової дисципліни: правила та документальне оформлення