Грошова компенсація відпусток при звільненні: обов’язковість та особливості розрахунку днів

1. Компенсація при звільненні: правові підстави та які відпустки компенсують
2. Визначення днів щорічної відпустки, які підлягають компенсації
3. Компенсація відпусток, накопичених до та після 31.12.2023
4. Проблемне заокруглення
5. Висновки

Компенсація при звільненні: правові підстави та які відпустки компенсують

При звільненні працівника роботодавець має виплатити всі належні йому кошти, зокрема і компенсацію за невикористані дні відпусток. Так, ст. 83 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП) та ст. 24 Закону України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки» (далі – Закон про відпустки) передбачено, що у разі звільнення працівника йому виплачується грошова компенсація за всі не використані ним дні щорічної відпустки, а також додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину – особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи.

Тобто при звільненні виплачується грошова компенсація тільки за 2 види відпусток:

1. щорічні;
2. соцвідпустки на дітей (ст. 19 Закону про відпустки).

До щорічних відпусток належать (ст. 4 Закону про відпустки):

1. основна відпустка (ст. 6 Закону про відпустки);
2. додаткова відпустка за роботу із шкідливими та важкими умовами праці (ст. 7 Закону про відпустки);
3. додаткова відпустка за особливий характер праці (ст. 8 Закону про відпустки);
4. інші додаткові відпустки, передбачені законодавством, до таких належать, зокрема, додаткова щорічна відпустка за стаж в органах місцевого самоврядування та відпустка за стаж державної служби.

Тож, якщо у працівника є невикористані дні за такі щорічні відпустки (як щорічна основна, так і щорічна додаткова), то за них потрібно виплатити компенсацію при звільненні.

Також майте на увазі, що грошова компенсація за невикористану відпустку виплачується при звільненні незалежно від підстави звільнення.

Визначення днів щорічної відпустки, які підлягають компенсації

Статтею 6 Закону про відпустки визначено, що щорічна основна відпустка надається працівникам тривалістю не менш як 24 календарних дні за відпрацьований робочий рік, який відлічується з дня укладення трудового договору.

Тобто, якщо працівник відпрацював робочий рік повністю, то йому за такий робочий рік належить щорічна основна відпустка повної тривалості. Але, якщо працівник звільняється до завершення робочого року або в робочому році були періоди, які не зараховують до відпускного стажу, дні відпустки, на які має право працівник, визначають розрахунковим шляхом.

У листі від 26.02.2024 № 4707-05/14491-09 Мінекономіки наголошує, що кількість днів щорічної основної відпустки працівника має розраховуватися виходячи з фактичної належної йому тривалості такої відпустки, яка визначається пропорційно відпрацьованому ним часу. Проте загального нормативно-правового акта, який би визначав порядок розрахунку кількості днів щорічної відпустки, немає.

Мінекономіки наголошує:

враховуючи те, що відповідно до частини першої статті 5 Закону України «Про відпустки», тривалість відпусток незалежно від режимів та графіків роботи розраховується в календарних днях, тому при підрахунку днів щорічної відпустки пропорційно відпрацьованому часу доцільно скористатися механізмом нарахування оплати за дні відпустки, закладеним у Порядку обчислення середньої зарплати за номером 100, тобто, прив’язку розрахунку днів відпустки робити до календарних днів робочого року, в якому працював працівник

Аналогічна думка була і раніше, у старих роз’ясненнях Мінпраці, Мінсоцполітики.

Тривалість щорічної відпустки пропорційно відпрацьованому часу можна розрахувати наступним чином:

Крок 1. Визначаємо кількість днів щорічної відпустки, які припадають на один календарний день без урахування святкових і неробочих днів, в цілому за робочий рік.

Крок 2. Підраховуємо кількість календарних днів без урахування святкових і неробочих днів, відпрацьованих працівником у робочому періоді.

Крок 3. Перемножуємо отримані показники та, з урахуванням математичних правил округлення, визначаємо кількість днів щорічної відпустки, які підлягають компенсації.

Увага! При визначенні належних днів відпустки враховуйте, що діє воєнний стан. А в період дії воєнного стану не застосовуються норми ст. 73 КЗпП, якою визначені святкові та неробочі дні (ст. 6 Закону України від 15.03.2022 № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану»)

Компенсація відпусток, накопичених до та після 31.12.2023

Нерідко трапляється ситуація, коли при звільненні доводиться компенсувати накопичені за тривалий період часу щорічні відпустки.

Якщо це ваш випадок, то при визначенні днів щорічної відпустки, яка підлягає компенсації, потрібно розподіляти належні дні на 2 періоди: право на які виникло до 31.12.2023 та після.

Це пов’язано зі змінами, внесеними до Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою КМУ від 08.02.1995 № 100 (далі – Порядок № 100).

Цими змінами визначено новий порядок обчислення середньої заробітної плати для оплати компенсації за невикористані відпустки, на які працівник набув право до 31 грудня 2023 року, зокрема, її розрахунок здійснюється виходячи з виплат, нарахованих у 2023 році. Проведення розрахунку середньої заробітної плати для оплати компенсації за невикористані відпустки, на які працівник набув право після 31 грудня 2023 року, залишається без змін.

Щоб швидко впоратися зі складними обчисленнями та розрахунками, скористайтеся нашими онлайн-калькуляторами для роботи кадровика!

Тобто, при виплаті компенсації за невикористані відпустки у 2025 році, для її розрахунку роботодавець має обчислювати дві середні заробітні плати. При цьому сама компенсація також має поділятися на дві частини: компенсація за відпустки, права на які набуті до 31.12.2023 та після цієї дати.

Тому наведений вище алгоритм застосовують і при розрахунку належних днів щорічної відпустки за періоди з початку робочого року працівника до 31.12.2023 та з 01.01.2024 по день звільнення.

Приклад 1. Працівника прийнято на роботу з 11.12.2023. Звільняється 30.09.2025. Колдоговором передбачена тривалість щорічної основної відпустки 24 календарні дні. У відпустці не був жодного дня

Працівник звільняється до завершення робочого року. Тому кількість належних днів відпустки за робочий рік 11.12.2024-10.12.2025 слід визначати розрахунковим шляхом. Зручно це зробити за допомогою калькулятора.

Крім того, за робочий рік 11.12.2023-10.12.2024 слід визначати тривалість відпустки окремо за період 11.12.2023–31.12.2023 і окремо 01.01.2024–10.12.2024. Скористаємося алгоритмом, запропонованим Мінекономіки:

1) визначаємо кількість днів відпустки на 1 календарний день за повний робочий рік 11.12.2023-10.12.2024, виключаючи святкові дні, які приходяться на цей період:

24 : 366 = 0,0656,

де 24 – тривалість щорічної основної відпустки за повний відпрацьований робочий рік;

366 – кількість календарних днів за робочий рік 11.12.2023 – 10.12.2024;

Увага! На весь робочий рік припадає воєнний стан, тому святкових і неробочих днів немає

2) визначимо календарні дні стажу за робочий рік 11.12.2023 – 10.12.2024. Оскільки рік відпрацьовано повністю і не було періодів, які не зараховуються до відпускного стажу, то цей показник складає 366 к. дн.

3) визначаємо дні щорічної відпустки до 31.12.2023 та після:

1. до 31.12.2023: 0,0656 х 21=1,378 ≈ 1 к. дн.
2. з 01.01.2024: 0,0656 х 345 = 22,632 ≈ 23 к. дн.

Проблемне заокруглення

Нове правило п. 2 Порядку № 100, яке стосується обчислення середньої зарплати для компенсації відпустки за періоди до 31.12.2023 та після, в деяких ситуаціях викликає питання у кадровиків при заокругленні днів відпустки. А саме, загальна кількість днів щорічної відпустки, яку слід компенсувати працівнику інколи відрізняється від сумарної кількості днів відпустки до і після 31 грудня 2023 року.

Як розв’язати цю проблему, Мінекономіки пояснює у листі від 26.02.2024 № 4707-05/14491-09.

Перш за все, потрібно визначити загальну кількість днів відпустки за робочий рік, які слід компенсувати працівнику. А вже потім розподілити їх на періоди до і після 31 грудня 2023 року. Але не завжди можна вийти на загальну кількість днів, що підлягають компенсації.

Мінекономіки радить для збереження загальної кількості днів невикористаної відпустки, які підлягають оплаті, порівнювати за математичною більшістю/меншістю за першою, другою чи третьою цифрою після коми, та коригувати число днів у визначених розрахункових періодах шляхом додавання чи зменшення днів в кожному з них після порівняння цифр.

Тобто, якщо при підрахунку днів невикористаної відпустки в періоді до 31.12.2023 отримуємо, наприклад, число 7,41 календарних дня і в періоді після 31.12.2023 – 2,40 календарних дня, а загальна кількість становить 10 календарних днів, то округлюємо дні в періоді до 31.12.2023 до 8 календарних днів і в періоді після 31.12.2023 – до 2 календарних днів.

Якщо при підрахунку днів невикористаної відпустки до 31.12.2023 отримуємо число 7,50 календарних дня і після 31.12.2023 – 2,51 календарних дня, а загальна кількість становить 10 днів, то округлюємо дні в періоді до 31.12.2023 до 7 календарних днів і в періоді після 31.12.2023 – до 3 календарних днів.

Приклад 2. Працівника прийнято на роботу з 23.09.2023. Звільняється 19.09.2025. Колдоговором передбачена тривалість щорічної основної відпустки 24 календарні дні. З 12.02.2024 по 22.09.2024 перебував у відпустці без збереження заобітної плати на період воєнного стану. У щорічній відпустці весь цей час не був

Оскільки працівник звільняється до закінчення поточного робочого року 23.09.2024-22.09.2025, то тривалість відпустки, яка підлягає компенсації за поточний рік, розраховуємо пропорційно відпрацьованому часу. За пару хвилин це допоможе вам зробити наш калькулятор.

А от за робочий рік 23.09.2023-22.09.2024 слід обрахувати тривалість відпустки за періоди до 31.12.2023 та після. При цьому враховуйте, що з 12.02.2024 по 22.09.2024 працівник перебував у неоплачуваній відпустці, яка не включається у відпускний стаж.

Отже, тривалість відпустки до 31.12.2023 та після визначаємо за алгоритмом, запропонованим Мінекономіки:

1) визначаємо кількість днів відпустки на 1 календарний день за повний робочий рік 23.09.2023 – 22.09.2024:

24 : 366 = 0,065574,

де 24 – тривалість щорічної основної відпустки за повний відпрацьований робочий рік;

366 – кількість календарних днів за робочий рік 23.09.2023 – 22.09.2024.

Увага! На весь робочий рік припадає воєнний стан, тому святкових і неробочих днів немає

2) визначимо календарні дні стажу за період з 23.09.2023 по 11.02.2024, маємо 142 календарних днів, що зараховуються до відпускного стажу. Нагадуємо, що період відпустки без збереження зарплати 12.02.2024-22.09.2024 не включається у відпускний стаж;

3) перемножуємо отримані величини:

0,065574 х 142 = 9,312 ≈ 9 к. дн.

Також, на виконання п. 2 Порядку № 100, потрібно визначити окремо дні відпустки до 31 грудня 2023 року та після. Визначаємо аналогічним шляхом:

1. за період до 31.12.2023: 0,065574 х 100 = 6,557 ≈ 7 к. дн.
2. за період з 01.01.2024: 0,0656 х 42 = 2,754 ≈ 3 к. дн.

Але за такий робочий рік працівнику належить 9 днів щорічної відпустки. Проте, коли визначаємо дні пустки до 31 грудня та після, маємо в загальному підсумку 10 днів (7 + 3). Щоб вийти на загальну кількість днів відпустки, які підлягають компенсації при звільненні, слід порівнювати за математичною більшістю або меншістю за першою, другою чи третьою цифрою після коми та коригувати число днів у визначених розрахункових періодах шляхом додавання чи зменшення днів в кожному з них після порівняння цифр.

Тобто, в нашому прикладі до заокруглення маємо 6,557 днів відпустки до 31.12.2023 року, та 2,754 дні з 01 січня 2024 року. Тому потрібно порівнювати цифри після коми. В періоді до 31.12.2023 перша цифра після коми 5, а в періоді після 1 січня 2024 перша цифра 7. Сімка більша. Тому в періоді з 01.01.2024 дні відпустки заокруглюємо в більшу сторону – буде 3 дні. А в період до 31.12.2023 залишаємо цифру до коми, тобто не округлюємо, і буде 6 днів. Тож сумарна кількість буде збігатися із загальною за робочий рік – 9 календарних днів:

1. за період до 31.12.2023 – 0,0656 х 100 = 6,56 ≈ 6 к.дн.
2. за період з 01.01.2024 – 0,0656 х 42 = 2,755 ≈ 3 к.дн.

Якщо після коми перші цифри однакові, то порівнюємо таким чином другу цифру, третю і так далі. Там де цифра більша – результат збільшуємо на одиницю.

Висновки

1. При звільненні працівника слід виплатити компенсацію за всі невикористані дні щорічних відпусток і соцвідпусток на дітей.
2. Щорічна відпустка надається за робочий рік, тому у разі звільнення до завершення робочого року кількість належних днів відпустки визначаємо розрахунковим шляхом.
3. При виплаті компенсації за невикористані відпустки визначаємо кількість днів відпустки до і після 31 грудня 2023 року, оскільки це пов’язане із правилами обчислення середньої зарплати.
4. Для збереження загальної кількості днів невикористаної відпустки, які підлягають оплаті, Мінекономіки рекомендує порівнювати за математичною більшістю або меншістю за першою, другою чи третьою цифрою після коми та коригувати число днів у визначених розрахункових періодах шляхом додавання чи зменшення днів в кожному з них після порівняння цифр.

Тетяна ГУЛЬ, редактор kadroland

Шаблони та зразки документів:

Наказ про звільнення з виплатою компенсації за основну і додаткову відпустки

Наказ про звільнення з виплатою компенсації за додаткову соціальну відпустку на дітей

Інструменти кадровика:

Калькулятор днів щорічних відпусток

Калькулятор тривалості відпустки

Мінікурси на тему:

Гроші замість відпустки: коли та як це можливо без звільнення

Щорічна відпустка без згоди працівника: як оформити правильно та не платити компенсацію

Статті та консультації на тему:

Грошова компенсація мобілізованим працівникам: претенденти, строки та документи для оформлення

Грошова компенсація відпусток: новації та усталені правила

Компенсація щорічної відпустки: як бачить розрахунок днів Мінекономіки

Чи компенсуєте ви відпустку «на дітей», якщо батько / мати не надали довідку про невикористання відпустки

Як направити працівника у відпустку, а не виплачувати компенсацію: алгоритм для роботодавця

Компенсація за невикористану відпустку: розбір типових помилок

Як у наказі про звільнення вказувати про виплату компенсації за невикористану відпустку

Компенсація за додаткову відпустку при звільненні матері двох дітей до 15 років: чи обов’язково виплачувати

Чи можна працівнику виплатити компенсацію за невикористану відпустку без звільнення