Не завірили сканкопії трудової книжки ЕЦП: чи прийме ПФУ

Вичитали, що згідно з законодавством на вебпортал ПФУ слід передавати сканкопії трудових книжок, підписані ЕЦП. Ми того не робили. Такі сканкопії «не зараховуються»?

1

85


👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:


Скановані копії сторінок трудової книжки не потрібно засвідчувати.


В п. 4 Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи - підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженого постановою правління ПФУ від 12.03.2021 №11-1 (далі – Порядок №11-1), дійсно зазначено:

4. Відомості про трудову діяльність працівника подаються <...> через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України в електронній формі з обов’язковим накладанням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, працівником, страхувальником або представником страхувальника, якому керівником страхувальника делеговані відповідні повноваження.

Але в такому випадку мається на увазі авторизація на вебпорталі ПФУ, яка і здійснюється за допомогою електронного підпису.


Якщо сканкопії передає роботодавець, то слід авторизуватися в особистому кабінеті на вебпорталі ПФУ з використанням КЕП (кваліфікованого електронного підпису). Якщо сканкопії передає працівник, то він має самостійно авторизуватися на вебпорталі ПФУ.

Увага! Внесення роботодавцем сканкопій «під ключем» працівника не передбачено.

Також звернуть увагу на п. 5 Порядку № 11-1, в якому визначені вимоги до виготовлення скан-копії трудової книжки, а саме:


  1. мають виготовлятися в кольоровому форматі з оригіналів трудової книжки та документів про стаж;
  2. мають містити всі сторінки трудової книжки, до яких внесено записи, у хронологічному порядку та поля відповідних документів;
  3. бути придатними для сприйняття їх змісту, зокрема дані про серію та номер бланків документів.


Також рекомендована роздільна здатність при скануванні – 300 dpi. Формат зображення має бути jpg або pdf. Розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб.

Про накладання на сканкопії трудової книжки ЕЦП в Порядку №11-1 не йдеться


Джерело: kadroland


Мінікурси на тему:


Подання сканкопій трудової до ПФУ: працівник чи роботодавець, алгоритм їх дій

Скан-копії трудових книжок до Пенсійного фонду: дедлайн – до 10 червня 2026 року

ПФУ не прийняв скан-копії трудової книжки: причини та що робити


Статті та консультації на тему:


Як зробити сканкопію трудової книжки, щоб її прийняв ПФУ

Скануємо трудові книжки: розбір гарячих питань

Трудові книжки: бліцвідповіді про оцифрування, заповнення та видачу

Чи передавати ПФУ сканкопії усіх наказів про прийняття, переведення та звільнення

Чи сканувати записи в трудовій книжці після 10.06.2021

1

85

Отримуйте щодня свіжі новини та корисні подарунки 🎁👇

16

1

90

29

57

36

60

231

4

7269

417

2

1000

3

1353

7

309

4

8271

4

285

8

226

13

2859

2

398

5

8757

3

2799