Як зробити сканкопію трудової книжки, щоб її прийняв ПФУ

1. Вимоги до виготовлення сканкопій
2. Подавати сканкопію одним файлом чи кожну сторінку окремо
3. Чи можна відсканувати ксерокопію трудової книжки
4. Що означає повідомлення: «Файл має невірний формат»
5. Чи має значення яким пристроєм сканувати: чи можна телефоном
6. Чи потрібно сканувати записи після 10.06.2021
7. Чи сканувати трудову, якщо її заведено у 2024 році
8. Чи сканувати порожні сторінки
9. Чи сканувати нові записи
10. Яка різниця між скануванням і оцифруванням
11. Як зрозуміти, що сканкопію прийнято

Вимоги до виготовлення сканкопій

Відповідно до п. 5 Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи-підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженого постановою правління ПФУ від 12.03.2021 №11-1):

Скановані копії виготовляються в кольоровому форматі з оригіналів трудової книжки та документів про стаж, мають містити всі сторінки трудової книжки, до яких внесено записи, у хронологічному порядку та поля відповідних документів, бути придатні для сприйняття їх змісту, зокрема дані про серію та номер бланків документів, рекомендована роздільна здатність при скануванні – 300 dpi, формат зображення має бути jpg або pdf, розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб.

Також на вебпорталі ПФУ після входу у вкладку «Відомості про трудові відносини робітника (трудова книжка)» розміщується наступне нагадування:

Подавати сканкопію одним файлом чи кожну сторінку окремо

Можна як одним файлом, так і кожну сторінку окремо.

Якщо подаєте одним файлом, то стежте, щоб його розмір не перевищував 1 Мб. В разі чого скористайтеся редакторами для зменшення розміру файлу (наприклад, Paint, PDF24 Creator тощо). Але стежте, щоб якість зображення залишалася читабельною.

Якщо «стискання» не спрацює, відскануйте кожен розворот як окремий файл.

Лайфхак: називайте кожен файл прізвищем працівника і зазначайте сторінки: Наприклад, Ярошенко_2_3, Ярошенко_4_5. Або Ярошенко_01, Ярошенко_02 і Зауважте, що подавати сканкопії слід в хронологічному порядку: в такий спосіб як раз це і забезпечите

Чи можна відсканувати ксерокопію трудової книжки

Ні, сканкопії виготовляються в кольоровому форматі з оригіналів трудової книжки та документів про стаж.

Що означає повідомлення: «Файл має невірний формат»

ПФУ приймає файли у форматі JPG (не JPEG!) або PDF.

У властивостях файлу два формати (jpg та jpeg) є практично однаковими, проте оскільки система ПФУ приймає лише JPG (без Е), то JPЕG вона може зчитувати як неправильний формат. Тож переконвертуйте файл у формат JPG – після цього його має бути прийнято.

Як переконвертувати?

Наприклад, за допомогою безкоштовного сервісу https://smallpdf.com/pdf-converter#r=convert або інших аналогічних програм

Щодо подання файлу у форматі PDF, то його обсяг також можна зменшити у відповідному редакторі. Але слідкуйте, щоб якість зображення не знизилася і записи можна було прочитати.

Чи має значення яким пристроєм сканувати: чи можна телефоном

Спосіб сканування не регламентується. Головне, щоб було витримано інші технічні параметри та формати.

Чи потрібно сканувати записи після 10.06.2021

Так, скануємо всі сторінки трудової книжки, заповнені на момент виготовлення сканкопій. В тому числі записи, внесені після 10.06.2021. Не переживайте: задвоєння даних не відбувається!

Чи сканувати трудову, якщо її заведено у 2024 році

Так, виключень немає.

Чи сканувати порожні сторінки

Відповідно до п. 5 Порядку № 11-1:

Скановані копії … мають містити всі сторінки трудової книжки, до яких внесено записи,…

Тож, скануєте всі заповнені сторінки, в тому числі записи про нагороди.

Чи сканувати нові записи

Ні, сканкопії трудової книжки подаємо один раз.

Якщо трудова книжка відсканована, але після цього до неї було внесено нові записи, то не потрібно:

1. сканувати всю трудову книжку заново;
2. сканувати розворот(розвороти з новими записами);
3. сканувати тільки новий запис.

Записи потраплять до електронної трудової книжки або через Об’єднаний податковий розрахунок, або за допомогою функціоналу «Додати запис», або шляхом подання xml-файлу тощо.

Яка різниця між скануванням і оцифруванням

Відповідно до п. 4 Порядку № 11-1:

4. <…> Відомості про трудову діяльність працівника подаються через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України в електронній формі у вигляді xml-файлу, <…>, а за періоди до набрання чинності Законом України від 05 лютого 2021 року № 1217-IX <…>- одним із таких способів:

у вигляді копій передбачених законодавством документів, виготовлених шляхом сканування;

в оцифрованому вигляді - шляхом створення відповідного електронного запису в електронному кабінеті страхувальника або застрахованої особи на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України, до якого додаються скановані копії документів, на підставі яких створюється запис.

Сканування – це коли ми просто робимо сканкопії (файли) і відправляємо на вебпортал ПФУ. Фахівець ПФУ на підставі поданої сканкопії внесе записи до електронної трудової книжки. Цей спосіб простіше, але довше обробляється фахівцями ПФУ.

Оцифрування означає, що ми самі внесемо всі записи до електронної трудової книжки за допомогою спеціального функціоналу. Але ми так само долучимо сканкопії трудової книжки. Фахівцю ПФУ залишається лише звіритb внесені нами записи з тими, що є в сканкопії. Цей процес займає більше часу кадровика, але швидше обробляється у ПФУ.

В розділі Комунікації з ПФУ → Відомості про трудові відносини слід заповнити особові дані працівника у відповідному вікні:

Це вікно заповнюємо і при скануванні, і при оцифруванні. Зауважте, що брати від працівника згоду на обробку персональних даних і завантажувати сканкопію не потрібно. Про це говорили тут.

Якщо передаємо тільки сканкопії, то далі працюємо з цим полем:

Якщо оцифровуємо записи, то натискаємо кнопку «Додати запис». Нагадуємо, що сканкопії трудової книжки все одно слід долучити:

І по кожному запису в паперовій трудові книжці окремо заповнюємо наступне вікно. Принцип такий: внесли дані про запис, натиснули «Зберегти». І так кожен запис. Зауважте, що внести записи слід всі одразу. Не передбачено можливості зберегти і потім продовжити.

Як зрозуміти, що сканкопію прийнято

Статус звернення «Виконано» свідчить, що сканкопії опрацьовані та дані про трудові відносини працівника актуалізовано. Однак перевірте наявність зауважень в реквізиті «Повідомлення».

Про інші можливі статуси – тут.

Яна ЯРОШЕНКО, експерт з трудового права, кадрового та військового обліку

Відеокурс на тему:

Електронна та паперова трудова книжка: наповнення, записи, зберігання & Оперативні відомості до ПФУ 2.0

Мінікурси на тему:

Подання сканкопій трудової до ПФУ: працівник чи роботодавець, алгоритм їх дій

Скан-копії трудових книжок до Пенсійного фонду: дедлайн – до 10 червня 2026 року

ПФУ не прийняв скан-копії трудової книжки: причини та що робити

Статті та консультації на тему:

Скануємо трудові книжки: розбір гарячих питань

Трудові книжки: бліцвідповіді про оцифрування, заповнення та видачу

Чи передавати ПФУ сканкопії усіх наказів про прийняття, переведення та звільнення

Електронна та паперова трудова книжка: сканування, записи, зберігання та подання відомостей до ПФУ

ПФУ нагадує про сканування трудових книжок: обов’язки роботодавця та варіанти дій

ПФУ не оцифровує записи з трудової книжки без сканкопії наказів

Отримали лист від ПФУ з проханням оцифрувати трудові книжки та вести електронну трудову: як реагувати