Звіряння списків із ТЦК: як правильно зробити витяг і не нарватися на штраф

1. Звіряння списків персонального військового обліку – вимога законодавства
2. Правила формування витягів зі Списків
3. Практика формування витягів зі списків
4. Висновки

Звіряння списків персонального військового обліку – вимога законодавства

Перш за все нагадаємо, що звіряння даних списків персонального військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, які працюють на підприємствах, з обліковими даними документів районних (міських) ТЦК, що розташовані на території інших адміністративно-територіальних одиниць, здійснюється шляхом надсилання до таких районних (міських) ТЦК (абз. 3 п. 46 Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затверджений постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487, далі – Порядок № 1487):

1. витягів зі списків персонального військового обліку – у двох примірниках;
2. копій ВОД.

Правила формування витягів зі Списків

Як сформувати витяг нам підкажуть Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 №1000/5, далі – Правила №1000/5.

Нагадуємо, що витяг – засвідчена копія частини тексту службового документа (п. 2 розд. І Правил №1000/5). При цьому він оформлюється із дотриманням таких вимог (п. 12 гл. 11 розд. IІ Правил № 1000/5):

1. У назві виду документа зазначається:

ВИТЯГ ЗІ СПИСКІВ персонального військового обліку призовників, військовозобов'язаних та резервістів

2. З основної частини тексту документа виписується той пункт(-и), інформація якого(-их) необхідна. Тобто номер облікового запису, який зазначається у графі 1 «Порядковий номер» списків, лишається без змін. Адже це витяг зі списків, а не наново створений документ.

3. Відтворюється реквізит «Підпис» (без особистого підпису). При цьому слід зважати на те, що підписуються (щороку до 25 січня) керівником підприємства, а також особою, відповідальною за ведення військового обліку списки персонального військового обліку станом на 1 січня (п. 40 Порядку №1487).

Водночас у п'ятиденний строк до списків персонального військового обліку вноситься інформація у разі (п.п. 41, 42, 45 Порядку № 1487):

1. прийняття на роботу призовників, військовозобов'язаних або резервістів;
2. звільнення з роботи призовників, військовозобов'язаних та резервістів;
3. зміни облікових даних, виявлені під час їх звіряння з ВОД.

Ми зібрали для вас все найголовніше у зручному відеоформаті: тижневі огляди, короткі пояснення змін у законодавстві, практичні інструкції. Дивіться Відео у будь-який зручний момент – вдома, на роботі чи в дорозі

Отже, витяг формуватиметься з поточних списків. Тобто на витягу зі списків персонального військового обліку підпису керівника підприємства, а також особи, відповідальної за ведення військового обліку, не буде.

4. Проставляються відмітка про засвідчення копії та відбиток печатки.

Нагадуємо, що за п. 8 гл. 11 розд. IІ Правил № 1000/5 напис про засвідчення копії документа складається зі слів «Згідно з оригіналом», найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища, дати засвідчення копії.

Своєю чергою, організація військового обліку на підприємстві покладається на керівника (абз. 1 п. 8 Порядку № 1487). З урахуванням цього відмітка на витягу зі списків виглядатиме так:

Тоді такий напис скріплюється печаткою підприємства (без зображення герба) (за наявності).

Практика формування витягів зі списків

Як підтверджують наші невеличкі дослідження шляхом опитування фахівців, які безпосередньо ведуть військовий облік і сформували не одну сотню витягів, під час одержання витягів зі Списків працівники ТЦК вимагають фактично не витяг (складений за всіма правилами, які ми описали вище), а такий собі оригінал списку, але лише щодо окремих військовозобов'язаних, який буде підписаний і відповідальною особою і керівником підприємства.

Ба більше, вони підкреслюють, що у багатьох випадках не проходить варіант подати витяги без підписів і відповідальної особи й керівника, а лише із написом Згідно з оригіналом та тільки підписом керівника / відповідальної особи. Фактично маємо ситуації коли ТЦК не розуміє Правил №1000/5, і їм це не цікаво.

Зважаючи на необхідність проходження звіряння простіше зробити так, як того бажають у ТЦК, а саме підписати Списки й керівнику, й особі, відповідальній за ведення військового обліку.

Висновки

1. Законодавчі вимоги не завжди збігаються з практикою: хоча Правила №1000/5 не передбачають підписів на витягу, у багатьох ТЦК фактично вимагають підпис і керівника, і відповідальної особи за військовий облік.
2. За для уникнення проблем при звірянні, підприємствам варто враховувати не лише норми законодавства, а й вимоги конкретного ТЦК, навіть якщо вони виходять за межі Правил №1000/5.

Джерело: kadroland

Шаблони та зразки документів:

Списки персонального військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів (в редакції постанови КМУ від 30.07.2025 №916)

Мінікурс на тему:

Як заповнити нову форму списків військового обліку (додаток 5): приклади та поради

Статті та відео на тему:

Важливі зміни до Порядку №1487: один список, нові графи, а додаток №6 більше не подається

Зміни до Порядку №1487: нова форма списку (додаток 5), скасування додатка 6, оновлені Правила ВО

Коли переходити на нову форму списків (додаток 5 до Порядку №1487) і що про це думає ТЦК