Посадова інструкція інспектора з кадрів (який є відповідальним за ведення військового обліку)

 

ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «_______________» (назва підприємства)

ЗАТВЕРДЖУЮ   Директор Товариства з обмеженою відповідальністю «________________» підпис       Ім’я ПРІЗВИЩЕ  «__» ________ 20__ р.

 

ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ

інспектора з кадрів

(який є відповідальним за ведення військового обліку)

(Код КП 3423)

 

1. Загальні положення

1.1. Ця посадова інструкція визначає функціональні обов’язки, права та відповідальність інспектора з кадрів.

1.2. Посада інспектора з кадрів належить до професійної групи «Фахівці».

1.3. Мета роботи — облік працівників підприємства, ведення кадрового діловодства, контроль за дотриманням кадрових процедур, ведення персонального військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, які працюють на підприємстві, бронювання військовозобов’язаних працівників.

1.4. Інспектора з кадрів приймають на посаду та звільняють наказом директора підприємства за погодженням із начальником відділу кадрів (за його наявності).

1.5. Інспектор з кадрів безпосередньо підпорядковується начальнику відділу кадрів.

1.6. Інспектор з кадрів у роботі керується відповідними законодавчими та іншими нормативно-правовими актами сфери трудового законодавства, пенсійного забезпечення, захисту персональних даних, кадрового діловодства, військового обліку (Конституцією України, КЗпП, Законами України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР, «Про зайнятість населення» від 05.07.2012 № 5067-VI, «Про військовий обов’язок і військову службу» від 25.03.1992 № 2232-XII, Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5, Порядком організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, Національним класифікатором України «Класифікатор професій» ДК 003:2010, Довідниками кваліфікаційних характеристик професій працівників тощо), локальними актами підприємства, наказами (розпорядженнями) директора підприємства, вказівками по роботі начальника відділу кадрів.

1.7. За відсутності інспектора з кадрів (хвороба, відпустка, відрядження тощо) його обов’язки виконує інший працівник відділу кадрів, призначений наказом директора, з доплатою в розмірі, передбаченому колективним договором.

 

2. Завдання та обов’язки

Інспектор з кадрів виконує такі функціональні завдання та обов’язки:

2.1. Веде:

— кадровий облік працівників підприємства;

— персональний військовий облік призовників, військовозобов’язаних та резервістів, що працюють на підприємстві.

2.2. Забезпечує відповідність кадрової документації підприємства чинному законодавству та встановленим вимогам системи управління якістю підприємства (за наявності).

2.3. Оформлює прийняття, переведення, переміщення та звільнення (увільнення) працівників відповідно до законодавства про працю та наказів директора підприємства, вказівок начальника відділу кадрів.

2.4. Під час працевлаштування:

— роз’яснює претенденту на посаду (роботу за професією) порядок оформлення прийняття на роботу, у т. ч. підстави для обробки персональних даних відповідно до законодавства;

— отримує від претендента передбачені законодавством документи та заяву про прийняття на роботу, а також у відповідних випадках згідно із законодавством готує проєкт письмового трудового договору;

— перевіряє у претендентів наявність встановлених військово-облікових документів, правильність їх оформлення, наявність в них відміток щодо постановки на військовий облік за місцем проживання);

— доводить до призовників, військовозобов’язаних та резервістів під особистий підпис Правила військового обліку;

— готує проєкт наказу про прийняття на роботу, реєструє його після підписання в журналі реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання, ознайомлює працівника з наказом, передає копію наказу до бухгалтерії для подання повідомлення про прийняття на роботу до ДПС;

— отримує від прийнятого працівника зобов’язання про нерозголошення персональних даних та реєструє в його журналі реєстрації зобов’язань, якщо посадові обов’язки прийнятого працівника передбачають обробку персональних даних інших осіб;

— ознайомлює працівника з локальними актами підприємства та умовами праці відповідно до ст. 29 КЗпП перед початком роботи за укладеним трудовим договором.

2.5. Оформлює особову картку (типова форма № П-2) для прийнятого працівника, забезпечує обмеження доступу до неї згідно з вимогами законодавства у сфері захисту персональних даних.

2.6. Формує та веде особові справи працівників, вносить зміни, пов’язані з трудовою діяльністю.

2.7. Готує проєкти наказів із кадрових питань (переведення, переміщення, встановлення суміщення, надання відпусток, звільнення тощо), після підписання реєструє їх у журналах згідно зі строками зберігання, забезпечує ознайомлення працівників з такими наказами.

2.8. Бере участь у розробці:

— штатного розпису в частині найменувань професій (посад) відповідно до системи професійної класифікації України (Класифікатор професій, випуски ДКХП);

— перспективних і поточних планів з кадрових питань.

2.9. Готує необхідні матеріали для атестаційної, кваліфікаційної та тарифікаційної комісій, проєкти документів, що стосуються винагород і заохочень працівників.

2.10. Заповнює та за вимогою працівника вносить відповідні записи до трудових книжок, оформлює трудові книжки вперше, вкладиші до них, дублікати. За їх наявності на підприємстві веде їх облік і зберігає, а також ознайомлює працівників із записами до трудових книжок згідно з встановленим порядком.

2.11. Визначає страховий стаж, оформлює довідки про трудову діяльність працівників.

2.12. Веде облік надання відпусток працівникам, здійснює контроль за складанням і додержанням графіків чергових відпусток.

2.13. Оформлює документи, необхідні для призначення пенсій працівникам підприємства.

2.14. Формує документи у справи, бере участь у роботі експертної комісії, розробленні номенклатури справ відділу кадрів та підготовці описів справ із кадрових питань.

2.15. Веде архів особових справ, після закінчення встановлених строків поточного зберігання готує документи для здачі їх до державного архіву.

2.16. Вносить інформацію про кількісний склад персоналу та його рух у комп'ютерний банк даних, стежить за його своєчасним оновленням і поповненням.

2.17. Веде облік порушень трудової дисципліни, контролює своєчасне прийняття адміністрацією відповідних заходів.

2.18. Складає встановлену звітність із кадрових питань.

2.19. Веде персональний військовий облік призовників, військовозобов’язаних та резервістів, що працюють на підприємстві, за списками персонального військового обліку (в електронних та/або паперових формах).

2.20. З метою ведення персонального військового обліку:

— роздруковує Правила військового обліку, вивішує їх на видному місці в загальнодоступних приміщеннях підприємства, розміщує на корпоративному сайті та контролює виконання їх вимог призовниками, військовозобов’язаними та резервістами;

— допомагає інспектору з кадрів проводити перевірку у громадян України під час прийняття на роботу наявності та правильності оформлення військово-облікових документів (відображень в електронній формі в мобільному застосунку порталу «Дія»), а також факт взяття громадян на військовий облік у ТЦК та СП (прийняття на роботу без цього не допускається);

— надсилає до ТЦК та СП повідомлення про зміну облікових даних призовників, військовозобов’язаних та резервістів у семиденний строк з дня видання наказу про прийняття на роботу, звільнення з роботи;

— надає до ТЦК та СП на їх вимогу відомості про призовників, військовозобов’язаних та резервістів, які перебувають на персональному військовому обліку;

— доводить до призовників, військовозобов’язаних та резервістів Правила військового обліку під особистий підпис під час прийняття на роботу;

— проводить роз’яснювальну роботу серед призовників, військовозобов’язаних та резервістів щодо виконання ними Правил військового обліку;

— взаємодіє з ТЦК та СП щодо строків та способів звіряння даних списків персонального військового обліку, внесення відповідних змін до них, а також щодо оповіщення призовників, військовозобов’язаних та резервістів про їх виклик до ТЦК та СП;

— вносить у п’ятиденний строк з дня подання відповідних документів (або відображення в електронній формі інформації, що міститься в мобільному застосунку порталу «Дія») зміни до списків персонального військового обліку щодо прізвища, власного імені та по батькові (за наявності), реквізитів паспорта громадянина України та паспорта громадянина України для виїзду за кордон, адреси задекларованого/зареєстрованого місця проживання, адреси місця фактичного проживання, сімейного стану, освіти, місця роботи і посади, а також надсилає щомісяця до 5 числа до ТЦК та СП повідомлення про зміну таких облікових даних;

— приймає від призовників, військовозобов’язаних та резервістів під розписку у бланках розписок їх військово-облікові документи для їх подання до ТЦК та СП з метою їх звіряння з обліковими даними, а також оформлення бронювання військовозобов’язаних на період мобілізації та на воєнний час;

— інформує ТЦК та СП про призовників, військовозобов’язаних та резервістів, які порушують Правила військового обліку;

— веде та зберігає журнал обліку результатів перевірки стану військового обліку;

— направляє до ТЦК та СП військовозобов’язаних та резервістів протягом семи днів з дня досягнення ними граничного віку перебування в запасі для їх виключення з військового обліку;

— вносить відмітку «Виключено з військового обліку» у відповідній графі списків персонального військового обліку на підставі відмітки ТЦК та СП у військово-обліковому документі про виключення призовника, військовозобов’язаного та резервіста з військового обліку.

— вносить відмітку «Звільнено з роботи» у відповідній графі списків персонального військового обліку у разі звільнення з роботи призовника, військовозобов’язаного та резервіста з військового обліку.

2.21. Складає списки персонального військового обліку.

2.22. Вносить інформацію про чисельність призовників, військовозобов’язаних та резервістів до відомості оперативного обліку зазначених категорій (в електронній та паперовій формі), яку зберігає разом із списками персонального військового обліку.

2.23. Під час складання та ведення списків персонального військового обліку забезпечує:

— облік осіб, які проходять службу у військовому резерві, як військовозобов’язаних, яким видано мобілізаційні розпорядження;

— внесення до списків, а також до відомості оперативного обліку у п’ятиденний строк інформації про прийняття на роботу призовників, військовозобов’язаних або резервістів, їх звільнення з роботи, а також про зміну облікових даних;

— збереження у списках до кінця поточного року відомостей щодо осіб, виключених з персонального військового обліку з відображенням відповідної інформації про їх чисельність у відомості оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів.

2.24. Формує:

— списки у справу, які зберігаються разом із копіями військово-облікових документів призовників, військовозобов’язаних та резервістів;

— окрему справу, у якій зберігає копії військово-облікових документів громадян, які були виключені (зняті) з військового обліку районними (міськими) територіальними центрами комплектування та соціальної підтримки, органами СБУ, відповідними підрозділами розвідувальних органів, крім тих, які досягли граничного віку перебування в запасі.

2.25. Підписує сам, а також подає на підпис директору підприємства списки персонального військового обліку та відомість оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів щороку до 25 січня (станом на 1 січня).

2.26. Реєструє списки персонального військового обліку, а також відомість оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів у відділі діловодства підприємства.

2.27. Повідомляє ТЦК та СП про призначення або звільнення (увільнення) керівників та інших працівників підприємства, відповідальних за організацію та ведення військового обліку, у семиденний строк з дати видання наказу про призначення, звільнення (увільнення) зазначених осіб.

2.28. Подає на затвердження директору підприємства графіки звіряння облікових даних списків персонального військового обліку з відповідними військово-обліковими документами, а також здійснює зазначене звіряння згідно з графіками, зокрема:

— під час звіряння перевіряє наявність та стан військово-облікових документів призовників, військовозобов’язаних та резервістів;

— у п’ятиденний строк з дня проведення звіряння вносить до списків персонального військового обліку зміни облікових даних, виявлені під час їх звіряння, та надсилає щомісяця до 5 числа до ТЦК та СП повідомлення про зміну облікових даних (у разі наявності).

2.29. Звіряє дані списків персонального військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, які працюють на підприємстві (не рідше одного разу на рік відповідно до графіка звіряння, затвердженого розпорядженням голови відповідної районної ради), з обліковими даними документів ТЦК та СП:

— на території відповідальності якого воно перебуває, для чого у визначені графіком звіряння строки прибуває до зазначеного ТЦК та СП;

— що розташовані на території інших адміністративно-територіальних одиниць, для чого надсилає у двох примірниках витяги із списків персонального військового обліку, а також копії військово-облікових документів до зазначених ТЦК та СП.

2.30. Вносить результати звіряння до журналу обліку результатів перевірок стану військового обліку (після проведення звіряння і отримання (повернення) від ТЦК та СП одного примірника витягу із списків персонального військового обліку з відміткою про звіряння з підписом посадової особи та гербової печаткою).

2.31. У разі надходжень на підприємство розпоряджень ТЦК та СП щодо оповіщення призовників, військовозобов’язаних та резервістів про їх виклик:

— готує проєкт наказу про оповіщення призовників, військовозобов’язаних та резервістів;

— після підписання зазначеного наказу забезпечує його доведення до відома відповідних осіб під особистий підпис, а в разі виконання такими особами дистанційної, надомної роботи, у період їх тимчасової непрацездатності, перебування у відпустці або у відрядженні — рекомендованим поштовим відправленням, поштовим відправленням з оголошеною цінністю з описом вкладення у частині, що стосується їх прибуття до ТЦК та СП у визначені ним строки;

— надсилає до ТЦК та СП копію зазначеного наказу та підтвердну інформацію або документи про здійснення оповіщення в триденний строк;

— забезпечує в межах компетенції вручення призовникам, військовозобов’язаним та резервістам повістки про явку за викликом до ТЦК та СП (за наявністю);

— готує письмове повідомлення до ТЦК та СП з наданням витягів з наказів про призовників, військовозобов’язаних та резервістів, які тимчасово непрацездатні, (перебувають у відпустці, у відрядженні тощо) та направляє його до ТЦК та СП;

— контролює за результатами оповіщення та прибуттям призовників, військовозобов’язаних та резервістів до ТЦК та СП.

2.32. Готує проєкт повідомлення про жінок, які працюють на підприємстві та які здобули освіту за медичною або фармацевтичною спеціальністю і не перебувають на військовому обліку в ТЦК та СП, та направляє його до ТЦК та СП.

2.33. Бере участь в усуненні виявлених недоліків ТЦК та СП під час проведення перевірки стану військового обліку підприємства, а також готує відповідну інформацію для директора підприємства.

2.34. Постійно підвищує свою професійну кваліфікацію згідно з вимогами чинного законодавства

2.35. Дотримується правил і норм охорони праці, пожежної безпеки.

 

 

3. Права

Для виконання своїх функцій інспектор з кадрів має право:

3.1. На належні умови своєї професійної діяльності.

3.2. Отримувати у встановленому порядку від усіх структурних підрозділів підприємства інформацію, що потрібна для виконання своїх посадових обов'язків, у т. ч. з питань ведення військового обліку.

3.3. Вимагати від працівників підприємства, а також кандидатів на вакантні посади надання у відділ кадрів у встановлені строки відповідних документів (заяв, пояснень, документів про освіту тощо), у т. ч. тих, що пов'язані з питаннями ведення військового обліку.

3.4. Контролювати виконання працівниками підприємств, які належать до категорії призовників, військовозобов'язаних та резервістів, правил військового обліку, а також своєчасність відвідування ними у відповідних випадках ТЦК та СП.

3.5. Вносити пропозиції начальнику відділу кадрів, а також у межах компетенції іншим керівникам підприємства з питань підвищення ефективності своєї діяльності.

3.6. Брати участь у вирішенні відповідних питань на підприємстві та у відділі кадрів згідно зі своєю компетенцією.

3.7. Ознайомлюватися з усіма документами, які визначають його права та обов'язки, критерії оцінювання якості виконання ним своїх посадових обов'язків.

3.8. У межах компетенції (за дорученням) представляти інтереси підприємства перед сторонніми підприємствами, установами, організаціями, взаємодіяти з їх представниками, вести з ними переговори та ділове листування з відповідних питань діяльності.

3.9. Підписувати або візувати відповідні документи в межах компетенції.

 

4. Відповідальність

Інспектор з кадрів несе відповідальність за:

4.1. Неналежне виконання вимог організаційно-розпорядчих документів підприємства, що стосуються його напрямку діяльності.

4.2. Невиконання або неякісне виконанням своїх обов'язків відповідно до цієї посадової інструкції.

4.3. Недотримання встановленого відповідними нормативно-правовими актами та цієї інструкцією порядку ведення персонального військового обліку на підприємстві.

4.4. Перевищення своїх повноважень, визначених цією посадовою інструкцією та іншими відповідними документами підприємства.

4.5. Завдання шкоди діловій репутації, а також матеріальних збитків підприємству з власної провини в межах, встановлених чинним законодавством України.

4.6. Несанкціоноване розголошення інформації з грифом «Для службового користування», комерційної таємниці, персональних даних, які стали відомі йому у зв’язку з виконанням своїх посадових обов'язків.

4.7. Недотримання вимог (процесів, процедур, протоколів, стандартів) чинної на підприємстві системи управління якістю (за наявності).

4.8. Недотримання правил і норм охорони праці, протипожежного захисту, виробничої санітарії.

4.9. Оцінювання роботи інспектора з кадрів здійснює начальник відділу кадрів (інший керівник служби персоналу) підприємства з урахуванням повноти, якості та своєчасності здійснення ним своїх посадових обов'язків.

 

5. Повинен знати

Інспектор з кадрів повинен знати:

5.1. Конституцію України, законодавчі та інші нормативно-правові акти сфери праці (КЗпП та інші) та з організації й ведення військового обліку.

5.2. Загальне та кадрове діловодство (стандарти уніфікованої системи діловодства, організаційно-розпорядчої документації), а також діловодство у сфері військового обліку, у т. ч. в електронній формі.

5.3. Порядок оформлення пенсій, ведення та зберігання трудових книжок і особових справ працівників підприємства.

5.4. Порядок підготовки проєктів наказів керівника підприємства щодо прийняття, переведення та звільнення працівників, а також особливості прийняття на роботу та звільнення призовників, військовозобов’язаних та резервістів.

5.5. Порядок складання та подання установленої звітності з кадрових питань.

5.6. Порядок установлення назв професій працівників, загального та безперервного стажу певної роботи, пільг, компенсацій працівникам.

5.7. Порядок проведення атестації та підвищення кваліфікації працівників підприємства.

5.8. Порядок організації та ведення персонального військового обліку на підприємстві.

5.9. Державну мову в обсязі, що є достатнім для її застосування під час виконання службових обов’язків відповідно до Закону України «Про забезпечення функціонування української мови як державної» від 25.04.2019 № 2704-VIII.

5.10. Правила і норми охорони праці, техніки безпеки, протипожежного захисту.

 

6. Кваліфікаційні вимоги

До інспектора з кадрів висуваються такі кваліфікаційні вимоги:

6.1. Початковий рівень (короткий цикл) або перший (бакалаврський) рівень вищої освіти за спеціальністю відповідної галузі знань. Без вимог до стажу роботи.

6.2. Підвищення кваліфікації, у тому числі з питань військового обліку, не рідше одного разу на п’ять років.

 

7. Взаємовідносини (зв'язки) за посадою

Для виконання обов'язків та реалізації своїх прав інспектор з кадрів взаємодіє з:

7.1. Іншими працівниками відділу кадрів — з питань, що пов'язані з виконанням інспектором з кадрів своїх посадових обов'язків, надання та отримання відповідної інформації (матеріалів, документів тощо).

7.2. Керівниками та іншими працівниками виробничих підрозділів підприємства (дільниць, цехів) — з питань отримання/надання відповідної інформації (матеріалів, документів тощо).

7.3. Кадровими агентствами, службами зайнятості, закладами освіти — з питань отримання/надання відповідної інформації (матеріалів, документів тощо).

7.4. Представниками ТЦК та СП — з питань військового обліку, що належать до його компетенції.

7.5. Представниками інших (сторонніх) підприємств, установ, організацій у межах компетенції з питань, що представляють спільний інтерес для зазначених організацій та підприємства або що пов'язані з повноваженнями сторонніх організацій у відповідних сферах.