Кадрові справи: де зберігати та як визначити строк зберігання

Дуже важливе питання пов’язане з строками зберігання справи. Звертаю вашу особливу увагу на слайд, як все ж таки обчислюються строки зберігання справ. Незалежно від того коли у вас з’явився наказ протягом року тут спрацьовує єдине правило, що строк зберігання документів обчислюється з 1 січня року наступного за роком закінчення справи. Якщо якийсь наказ про прийняття, про звільнення, про запровадження дистанційної роботи або якась заява з’явилась у нас 15 лютого 2021 року, то обчислення того самого строку, про який йдеться в переліку №578/5, розпочинається з 1 січня 2022 року. Отже, позакривали певні справи, позакривали певні накази, позакривали, можливо, особі справи звільнених працівників в 2021 році, всі ці строки обчислення, незалежно від того яким днем ви закрили, вони починаються з 1 січня 2022 року. Значить все закрито у 2021 році, незалежно коли, строк його зберігання обчислюється з 1 січня 2022 року. Отже, з 1 січня наступного за роком закінчення справи.

Ще один момент на який я звертаю увагу, нижня частина слайда: справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання з кадрових питань (особового складу). Наголошую, що в цьому випадку йдеться про справи з кадрових питань особового складу, які є у складі тривалого строку зберігання. Лише про них. Просто їх окремо виділяють, на них архів складає окремі описи у складі тривалого строку зберігання. Тому постійне та тривале (понад 10 років) зберігання, зокрема тривалі справи з кадрових питань (з особового складу), тобто які зберігаються 75 років, через 2 роки після завершення їх ведення в діловодстві передаються до архіву підприємства в упорядкованому стані для подальшого зберігання та користування. Значить що це означає? У нас всі справи, які закрилися в 2021 році, починає обчислюватися строк зберігання з 1 січня 2022 року. Далі. Справи тимчасового строку зберігання вони так і будуть продовжувати зберігатися у відділі кадрів, а от справи постійного, тривалого (і зокрема тривалого з кадрових питань), вони 2 роки зберігаються у відділі кадрів, це 2022-2023 роки, і з 2024 року їх вже можна передавати в архів підприємства або якийсь архів на аутсорсинг, якщо у вас немає власних площ. Тому у нас закривається зараз 2021 рік, у нас в відділі кадрів ще зберігаються справи постійного тривалого строку зберігання, які були закриті 2019 році. Значить якщо справу закрили 2019 році, ще ось це все довготривале, 2020-2021, зберігається у відділі кадрів і з 2022 року, фактично з 1 січня 2022 року, закриті справи 2019 року вже можна передавати в архів підприємства.

Далі. Але у будь-якому разі ми бачимо на слайді, що документи з моменту створення чи надходження і до передавання на зберігання в архів підприємства зберігаються за місцем формування справ у службі діловодства чи інших структурних підрозділах підприємства відповідно до номенклатури справ. Керівники структурних підрозділів підприємств і працівники, відповідальні за організацію діловодства в цих підрозділах, зобов’язані забезпечити зберігання документів і справ. Отже, у будь-якому разі тимчасового строку взагалі воно не буде в архів підприємства здаватися, воно так і буде зберігатися у відділі кадрів. Тривалий строк, постійний строк, воно ще 2 роки все одно буде зберігатися у відділі кадрів. І на слайді далі бачимо, що для зберігання справ у діловодстві використовуються картонні теки із клапанами або зав’язками, картонні або пластмасові швидкозшивачі. У робочих кімнатах справи повинні зберігатися у вертикальному положенні в шафах, що закриваються. І для підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справи. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси та заголовки за номенклатурою справ.

***