Топ-10 роз’яснень для складання штатного розпису

А ви складаєте штатний розпис для 2022 року? Напишіть у коментарях.

Чим ближче до кінця року, тим більше запитань виникає до кадровиків при складанні штатного розпису для 2022 року. Тому сьогодні я представлю топ-10 роз’яснень з приводу складання і затвердження штатного розпису для 2022 року. 10 найпоширеніших запитань – 10 готових рішень. Поїхали.

Ситуація №1. З 1 грудня 2021 року уже змінювали штатний розпис у зв’язку із збільшенням розміру мінзарплати. Чи треба ще затверджувати штатний розпис для 2022 року?

У цьому запитанні слід зважати на два фактори. Фактор перший. З 1 грудня 2021 року розмір мінімальної заробітної плати збільшився і становить 6500 грн. Тому якщо у вашому штатному розписі є місячні посадові оклади на рівні мінзарплати та/або до неї прив’язані ваші міжпосадові співвідношення розміри посадових окладів, то, звісно, з 1 грудня 2021 року штатний розпис мав бути переглянутий або оновлений. При цьому з 1 січня 2022 року розмір мінзарплати, згідно із Держбюджетом-2022, залишається на рівні 6500 грн. Тобто не змінюється у порівнянні з розміром станом на грудень 2021 року. У зв’язку із цим і виникає запитання чи треба окремо затверджувати штатний розпис для 2022 року, якщо з 1 січня 2022 року підвищень окладів або інших додаткових коригувань немає. Адже фактично штатний розпис приведений до ладу. І тут включається другий фактор, і пов'язаний він із строком дії штатного розпису. Затверджувати штатний розпис на календарний рік обов’язок для бюджетних установ. Звичайні підприємства в праві вирішувати це питання самостійно. Вказувати на який календарний рік складається штатний розпис або ні. Проте, практика склалася таким чином, що штатний розпис і бюджетники і звичайні підприємства затверджують на календарний рік. Якщо у вас саме так, то рекомендуємо затвердити новий штатний розпис для 2022 року і ввести його в дію з 1 січня 2022 року. Навіть незважаючи на те, що фактично для ситуації, що розглядається, зміниться виключно рік, з 2021 на 2022. І тоді одразу виникає ситуація 2.

Ситуація 2. Чи можна в штатному розписі визначити місячні оклади на рівні мінзарплати для усіх працівників і робітників?

Однак, у штатному розписі не можна встановити оклад для всіх працівників і робітників на рівні розміру мінімальної заробітної плати. Більш того, наприклад, у бухгалтера і водія не може бути один і той самий розмір посадового окладу за повністю відпрацьований місяць. Як забезпечити диференціацію розмірів місячних окладів? Для цього на підприємстві мають бути розроблені міжпосадові співвідношення розмірів посадових окладів. Вони можуть наводитися у додатку до колективного договору або бути затверджені як окремий внутрішній документ. При цьому також пам’ятайте, посадові оклади для однакових посад можуть різнитися залежно від встановленої категорії (без категорії, другої категорії, першої категорії або провідний спеціаліст).

Тепер про форму штатного розпису. Це ситуація 3. Чи існує єдина уніфікована форма штатного розпису?

Бюджетні установи розроблюють і затверджують штатний розпис за формою затвердженою наказом Мінфіну №57. «Звичайні» підприємства, не віднесені до бюджетної сфери, самостійно визначають форму штатного розпису. При цьому за основу дійсно можна взяти форму штатного розпису для бюджетних установ доповнивши її на власний розсуд. При цьому штатний розпис будь-якої форми вважатиметься вірним для «звичайних» підприємств.

Ситуація 4. Чи можна у штатному розписі вказати місячну тарифну ставку для робітників з погодинною оплатою?

Ми уже з’ясували, що «звичайні» підприємства розроблюють і затверджують форму штатного розпису самостійно. Тому, за необхідності, вони можуть на власний розсуд вписати у штатному розписі усі графи, які вважають необхідними. Графи з надбавками, доплатами, у тому числі із місячною тарифною ставкою.

Запитань по темі штатного розпису більше ніж відповідей, але я знаю де вам точно допоможуть, на кадровій відео платформі №1 відповідають на всі запитання. Топ експерти з багаторічним досвідом роботи. Запитань можна ставити безлімітну кількість, а відповідь отримаєте менш ніж за добу. Це просто мрія кожного. Сервіс «особистий консультант», який доступний всім при передплаті на кадрову відео платформу №1. Посилання тут ().

Ситуація 5. Чи визначати прізвища і ім’я працівників або робітників у штатному розписі?

Штатний розпис це знеособлений документ, тому і прізвища конкретних працівників, які обіймають відповідну посаду, у штатному розписі не вказують. Але знову ж таки, форму штатного розпису розроблює підприємство на свій власний розсуд. Тому якщо ви приймаєте рішення, що у штатному розписі мають бути прізвища працівників, то ви можете передбачити графу із ПІБ працівників. Але тут подумайте про зворотний бік такого рішення, при кожному звільненні/прийнятті працівників вам доведеться вносити зміни до штатного розпису.

Ситуація 6. Чи відображати у штатному розписі зайнятість працівника на умовах неповного робочого часу?

Ще раз відзначу, що штатний розпис це знеособлений документ. Відповідно у графі для штатний одиниць має бути відображена ціла цифра (1, 2 тощо). Тобто для відповідної посади передбачається одна, дві або більше штатних одиниць. А 0,5, 0,25 і таке інше у штатному розписі не відображають. Тоді як установлення неповного робочого часу для працівника супроводжується при прийнятті на роботу або уже в процесі трудових відносин із працівниками окремим наказом. Якщо вирішити у штатному розписі у графі «штатні одиниці» визначити 0,25, 0,5 і так далі, то тоді у графі для посадового окладу вказуєте повний місячний розмір посадового окладу, а у графі для місячного фонду оплати праці – відповідну частку місячного посадового окладу.

Ситуація 7. Як затвердити штатний розпис?

На нормативному рівні процес затвердження штатного розпису не визначений. У п. 3 гл. 6 розділу ІІ Правил №1000/5 лише вказано, що штатні розписи затверджуються посадовою особою. Тому на штатному розписі досить часто прописують слова «Затверджую…» і посада керівника «Директор ТОВ» його ініціали, прізвище, підпис і дата затвердження. Крім того, штатний розпис затверджується наказом з основної діяльності, де власне вказують на який період він вводиться у дію, з якої дати застосовується і окремим пунктом вказується інформація про втрату чинності попереднього наказу про затвердження штатного розпису.

Ситуація 8. Чи застосовувати ДСТУ 4163:2020 при затвердженні штатного розпису?

Згідно з класифікатором управлінської документації 2021 штатний розпис не відноситься до організаційно-розпорядчої документації. Штатний розпис віднесено до фінансової документації, тому при оформленні штатного розпису необов’язково застосовувати вимоги ДСТУ 2020.

Ситуація 9. Як ознайомити працівника із підвищенням розміру посадового окладу у штатному розписі?

Працівники не можуть ставити свій підпис про ознайомлення із штатним розписом на самому документі. У такий спосіб вони можуть побачити розміри окладів свої колег, а це вкрай не вірно. Тому на практиці можливі такі варіанти. На підставі наказу про внесення змін до штатного розпису видаються індивідуальні накази для кожного працівника стосовно збільшення розмірів їх окладів. У свою чергу працівник ознайомлюється із таким індивідуальним наказом, про що ставить свій підпис на ньому. Інший варіант, до наказу про внесення змін до штатного розпису складається лист із ознайомленням працівника про підвищення йому окладу під підпис.

Ситуація 10. Чи має ФОП із найманими працівниками затверджувати штатний розпис?

На нормативному рівні обов’язок складати штатний розпис для ФОП із найманими працівниками не визначено. Мінсоцполітики у цьому питанні неодноразово змінювало свою точку зору, проте, на практиці контролюючі органи вимагають наявність штатного розпису у ФОП із найманими працівниками.

Підсумки. Форма штатного розпису затверджена для бюджетних установ. Звичайні підприємства розроблюють і затверджують форму штатного розпису на власний розсуд. При цьому такі підприємства можуть ввести ті графи в штатний розпис, які вважають за потрібне. Затверджується штатний розпис наказом із основної діяльності, в якому визначають період його дії і дату введення його в дію. Штатний розпис, як правило, складається на календарний рік. Наприклад, наприкінці 2021 року має бути затверджений штатний розпис на 2022 рік.

***