Як заповнити та подати звіт про транспорт до 19.06

Хто з роботодавців зобов’язаний подавати Відомість про автотранспорт та водіїв до ТЦК? У які строки це слід зробити? Чи звітувати, якщо транспорт відсутній або перебуває в оренді? Які дані обов’язково вказувати у Відомості та які штрафи загрожують за неподання? Ми зібрали для вас чимало практичних кейсів. Далі про все детально.

 

Хто зобов’язаний подавати Відомість про транспорт та водіїв до ТЦК

Перш за все нагадаємо: обов’язок подавати Відомість про наявність транспортних засобів і техніки, їх технічний стан, а також про громадян, які працюють на підприємствах, в установах та організаціях на таких транспортних засобах і техніці (далі – Відомість) встановлений лише для підприємств – юридичних осіб.

Відповідно до ч. 2 ст. 6 Закону України від 21.10.1993 №3543-XII «Про мобілізаційну підготовку та мобілізацію» (далі – Закон про мобілізацію) порядок виконання військово-транспортного обов'язку визначає Кабмін. Виконання такого обов’язку визначено в Положенні про військово-транспортний обов’язок, затверджене постановою КМУ від 28.12.2000 №1921 (далі – Положення № 1921).

Подавати її мають усі підприємства незалежно від форми власності, якщо на балансі є власні транспортні засоби або техніка.

Фізичні особи підприємці та звичайні фізособи не подають Відомість взагалі.

 

У які строки підприємства подають Відомість до ТЦК

Відомість подають двічі на рік: до 20 червня та до 20 грудня.

У червні 2026 року 20 число припадає на суботу тож безпечно надіслати таку Відомість не пізніше п'ятниці, 19 червня. Щоб не пропустити цю дату користуйтеся Календарем кадровика.

Важливо: навіть якщо після раніше поданої Відомості (наприклад, у грудні 2025 року) не було змін, вам усе одно слід скласти та подати Відомість у червні 2026.

 

Чи потрібно подавати порожню Відомість, якщо транспорту немає

 

Відсутність транспортних засобів не звільняє юридичну особу від обов’язку подавати Відомість до ТЦК. Тому звітувати повинні навіть підприємства, які не мають власного транспорту, водіїв, офісу або працюють виключно дистанційно.

На практиці саме неподання Відомості через відсутність транспорту інколи стає причиною штрафів. Показовою є справа, у якій керівника підприємства ТЦК оштрафував на 34 тисячі гривень за неподання Відомості у встановлений строк. Новостворене підприємство не мало транспортних засобів, тому керівник вважав, що подавати інформацію немає потреби. Однак судді у постанові Восьмого апеляційного адміністративного суду від 15.04.26 наголосили:

Відомість є обов’язковою навіть за відсутності у підприємства транспортних засобів і водіїв.

Тож до ТЦК безпечно подати «нульову» відомість із відповідними прочерками. За потреби уточніть вимогу саме у своєму ТЦК, щоб уникнути конфліктів і штрафів.

 

 

За якою формою та куди саме подається Відомість

Відомість слід подати до ТЦК за місцезнаходженням підприємства за формою наведеною у додатку 1 до Положення №1921.

На практиці її подають особисто з відміткою про отримання на другому примірнику або надсилають рекомендованим листом з описом вкладення. Оскільки сама форма Відомості не містить адресної частини, її доцільно подавати разом із супровідним листом на ім’я керівника відповідного ТЦК.

Водночас Положення про військово-транспортний обов’язок не визначає конкретного способу подання Відомості. Тому рекомендуємо уточнити порядок її подання у відповідному ТЦК, адже на практиці підходи до приймання таких документів можуть відрізнятися.

Далі розглянемо, як правильно заповнити Відомість.

 

Які дані потрібно зазначати у Відомості про транспорт

Вона складається з кількох розділів. Розділи з першого по четвертий містять загальні відомості про підприємство: найменування, форму власності, адресу гаража (місця зберігання транспорту), а також дані керівника, його заступника та начальника відділу кадрів.

Зазвичай ТЦК просять зазначати не лише робочі, а й особисті контактні телефони.

У розділі п’ятому вносимо дані про транспортні засоби та закріплених водіїв. Зазначаємо:

• тип – легковий/вантажний;
• марку за техпаспортом;
• технічний стан – «справний/несправний»;
• балансову вартість транспорту на дату подання.

Включаємо також транспорт на ремонті.

Навпроти кожного авто вказуємо дані водія:

• ПІБ;
• рік народження;
• військове звання та ВОС із військово-облікових документів.

Для призовників або жінок зазначається підстава або ставиться прочерк.

Розділи шостий та сьомий містять дані про матеріально-технічну базу: зазначаємо кількість металевих бочок, каністр та ремонтні потужності (кількість машиномісць).

Наприкінці Відомості обов’язково зазначаємо загальну кількість водіїв та окремо – кількість військовозобов’язаних водіїв.

Факт здачі транспорту в оренду чи лізинг вказуйте окремо (про це нижче).

Увага! Якщо ви раптом придбали авто у червні 2026 року, його слід включити до Відомості, якщо воно вже поставлене на баланс на дату подання!

Наприклад, автомобіль, який придбали 10 червня 2026 року, потрібно включити до Відомості, яка подається скажімо 15 червня 2026 року, якщо він уже введений в облік (на баланс) підприємства на дату подання.

Ви зауважите: «Але ж в останньому балансі перед поданням відомості автомобіль не відображений». І це дійсно так. Але відомість складається на певну звітну дату. І якщо на момент звітування право власності на автомобіль документально оформлено та транспортний засіб відображено в бухобліку, його обов'язково потрібно включити до відомості.

 

Як відображати орендований або власний транспорт у Відомості

Далі кілька практичних кейсів щодо подання Відомості:

1. Якщо підприємство здає власне авто в оренду – Відомість подаємо та включаємо до неї автотранспорт, який здали в оренду.
2. Якщо у вас на підприємстві лише орендований чужий автотранспорт, Відомість вам не потрібно подавати.
3. Якщо є транспорт, але на підприємстві наразі немає штатних водіїв – Відомість усе одно потрібно подати.
4. Якщо за авто немає закріпленого водія, транспорт зазначається у Відомості, а в графі про водія ставиться прочерк.

 

Коли слід повідомляти ТЦК про зміну статусу транспорту

Важливо також знати, що керівники підприємств, транспортні засоби та техніка яких призначена для задоволення потреб військових формувань на особливий період, у певних ситуаціях зобов’язані повідомляти ТЦК про зміни. Зробити це потрібно у 7-денний строк, якщо:

• змінюється назва або форма власності підприємства;
• передаються права власності на транспортні засоби та техніку іншим юрособам або громадянам;
• транспорт передають в довгострокову оренду, лізинг, заставу;
• техніку вивозять в інший регіон або за кордон на тривалий час;
• в інших випадках, коли унеможливлюється передача транспортних засобів і техніки військовим формуванням.

 

Чому без довідки ТЦК МВС не реєструє або не знімає авто з обліку

Будьте певні без довідки з ТЦК про військовий облік МВС не ставить і не знімає авто з обліку. І якщо перед цим підприємство не подавало Відомість – високий ризик отримати штраф уже на цьому етапі.

До того ж представники ТЦК мають право раз на рік перевіряти мобілізаційну готовність транспорту, а МВС щоквартально передає дані про реєстрацію транспорту до ТЦК. Отже, нехтувати поданням Відомості точно не варто.

 

Яка відповідальність та суми штрафів за неподання Відомості

Якщо ми ще не переконали вас, то зважте на розмір штрафу. За неподання, несвоєчасне подання або перекручення даних керівнику може загрожувати штраф від 34000 до 59500 грн в особливий період.

Протоколи складає ТЦК і саме ТЦК розглядає справи.

Штраф можуть накласти протягом трьох місяців з дня виявлення, але не пізніше одного року з дня порушення.

 

Висновки

1. Подавати Відомість про наявність і технічний стан транспортних засобів до ТЦК повинні всі юридичні особи – навіть за відсутності авто. Звіт подається двічі на рік – до 20 червня та до 20 грудня, а про окремі зміни щодо транспорту необхідно повідомляти додатково протягом семи днів.
2. Якщо автотранспорту немає – уточніть у свого ТЦК заздалегідь чи потрібна їм пуста Відомість, адже є ті хто вимагає.
3. Під час заповнення Відомості особливу увагу слід приділяти даним про водіїв, адже вони мають повністю відповідати військово-обліковим документам. Не забувайте також відображати транспорт, що здається в оренду, і своєчасно оновлювати інформацію, щоб уникнути штрафів, які в особливий період можуть сягати до 59 500 грн.