Ви дізнаєтесь:
- Де зможуть зберігатися трудові книжки.
- Чи можна переслати трудову книжку.
- Як внести запис до трудової книжки, яка зберігається у працівника.
Місце зберігання трудових книжок працівників
Є категорія працівників, що прийняті до вас вже після 10 червня 2021 року. Їхні трудові книжки зберігаються в них, а не на підприємстві. Ви навіть встигли зробити запис про прийняття на роботу. Але сьогодні, зберігаючи трудову книжку в себе вдома чи при собі, в документах на виїзді, працівник не має запису, який подовжив би трудові відносини в умовах переведення на іншу посаду, або припинив би трудові відносини, якщо працівника буде звільнено. В цій ситуації виникає питання: а як далі діяти?
Пересилання трудової книжки
Тут я б хотіла аби ви звернули увагу: подальша процедура заповнення записів в трудовій книжці, тобто в документі, який належить працівнику, – це повна відповідальність самого працівника. Якщо він говорить: «А можна я вам Новою поштою надішлю трудову книжку?», «А можна я вам там Юстусом відправлю трудову книжку, а ви мені там відправите», відповідь – можна.
При цьому було б дуже добре разом з трудовою книжкою отримати паперове звернення, яке б фіксувало звернення працівника з проханням внести запис до трудової книжки, що надіслана поштовим переказом такого-то числа.
Наприклад, ми отримали трудову книжку поштою разом із листом. Внесли запис. Лист залишили собі й відправили працівнику трудову книжку в той спосіб, який йому зручний. Якщо трудова книжка буде загублена, – знову ж таки, це не наша відповідальність. Максимально, що ми можемо, організуватися самостійно або з працівником, звернутися до поштових відділень і встановити пошуки. Але жодних наслідків з боку роботодавця щодо поштових передач трудових книжок немає.
Внесення запису про звільнення до трудової книжки, яка зберігається у працівника
Десь місяць тому один із моїх клієнтів писав питання: «Наші працівники звільняються. Нам потрібно внести записи в їх трудові книжки. Трудові книжки зберігаються у них. Як нам діяти?»
Це дуже поширене питання. Ми розуміємо, що в такому випадку ми не несемо жодних ризиків, пов'язаних із тим, що буде з цією трудовою книжкою. Ми зробимо тільки те, що попросив працівник, на вимогу. Ми зобов’язані внести записи до такої трудової книжки. Ми це зробили і відправили. У нас мають бути підтверджуючі документи про отримання трудової книжки, тобто лист з трудовою книжкою. Ми маємо мати бігунок про те, що ми отримали, розписалися. Зареєструвати вхідний документ, який отримали. Ми маємо відправити цей документ формуючи собі підтвердження документа, що ми його відправили. Використання сучасних приватних поштових послуг через різні оператори дозволяє відстежувати зараз ситуацію з передачею цих пакунків. І відповідно ми можемо використовувати цей спосіб, якщо він зручний працівнику.
Маєте професійні питання за темами відео?
Отримайте вичерпні відповіді та роз’яснення експертів Кадрової Платформи №1 у сервісі «Консультації».