Як сформувати витяг з е-трудової через кабінет страхувальника

А чи потрібен витяг з електронної трудової книжки роботодавцю? Чи задавалися ви цим питанням? 

***

Моя позиція, що дійсно потрібен. В еру цифровізації трудових відносин нам все частіше є потреба звертатися до працівника, щоб він нам надав витяг з електронної трудової книжки. Але на сьогодні Пенсійний фонд спростив нашу участь у цьому питанні, адже з’явився новий функціонал, який дозволяє роботодавцю отримати витяг самостійно. Але такий витяг ми можемо отримати лише після надання згоди працівника. Чому так? Тому що пам’ятаємо, електронна трудова книжка, як і паперова свого часу, є власністю людини. Тому працівник через приватний кабінет вебпортал надає такий дозвіл безпосередньо юридичній особі, чи фізичній особі – підприємцю. У цьому відео детально проговоримо яким чином це відбувається та які підводні камені існують у цьому питанні.

Отже, переходимо до вебпорталу Пенсійного фонду, а саме до приватної частини електронного кабінету фізичної особи. Це новий розділ, який нещодавно з’явився на даному ресурсі. Ви бачите в блоці «Головна» першого розділу є новий підрозділ «Доступ до електронної трудової книжки». Переходимо до нього активувавши. В даному розділі знаходиться перелік юридичних або фізичних осіб – підприємців, яким надано доступ до електронної трудової книжки цієї фізичної особи. Тобто ви бачите, що в ньому може бути (у списку) декілька юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців, однак такий витяг зможе сформувати лише та компанія, з якою ми на сьогодні перебуваємо у трудових відносинах і це фіксується через квартальний звіт по заробітній платі. Тобто якщо це новоприйнятий працівник в юридичній компанії, то одразу сформувати такий витяг не вдасться, тут працює принцип, звітний документ по зарплаті поданий, лише тоді сформується зв'язок працівника з юридичною компанією або ФОПом і тоді ось ці всі функції відкриваються.

Як надати доступ?

Для цього використовуємо кнопку «Додати», вводимо сюди ЄДРПОУ юридичної особи або фізичної особи – підприємця. Ви бачите, назва страхувальника не обов’язкова для внесення, однак копка не активувалася. Тому нам необхідно натиснути «Enter», щоб підтягнулася назва страхувальника і тоді натискаємо «Додати». У Заворотньому порядку це не працює, не достатньо знати лише назву роботодавця, обов’язково потрібен код. Натискаємо «Додати страхувальника». І ось у списку додалась третя компанія.

Яким чином деактивувати доступ, тобто заборонити роботодавцю сформувати такий витяг, бачити вашу електронну трудову книжку?

Для цього існує ось функція і стовпці «Дія». Натискаємо на замочок і ви бачите, одразу змінюється статус на «Заблокований», а ці дві юридичні компанії мають право сформувати витяг якщо ви перебуваєте з ними у трудових відносинах. Одразу ж покажу по даній людині відомості про трудову діяльність. Для того щоб порівняти цей документ з тим, який буде сформований юридичною компанією. Ось у списку ви бачите сформовані документи. Відкриваю його і відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб, завантажу цей документ і ми у подальшому його порівняємо з тим, який буде завантажений юридичною фірмою.

• Переходимо в електронний кабінет приватного блоку юридичної компанії.
• Використовуємо обов’язковий реквізит, що бажаємо увійти як юридична особа і використовуючи електронний цифровий підпис переходимо на такий ресурс.
• В електронному кабінеті роботодавця ми перейдемо до відповідного розділу, який нам уже давно знайомий, ми ним постійно користуємося, а саме, цей розділ знаходиться у категорії комунікації з Пенсійним фондом «Запит на отримання електронних документів».
• Перейшовши до нього нам необхідно обрати тип звернення з випадаючого списку «Витяг з ЕТК». Зазначаємо податковий номер особи, по якій ми будемо формувати електронну трудову книжку, прізвище, ім’я, обов’язкові реквізити позначені червоною зірочкою. Ви бачите, що я вношу по батькові, хочу тут зазначено, що це не обов’язково до внесення. Однак без зазначення цього реквізиту витяг не буде сформований. Я вам покажу яким чином буде відповідь коли ви по батькові не зазначите. Можливо у даному випадку використовується необов’язковість цього реквізиту для тих фізичних осіб, які не використовують по батькові й вже їх реєстраційні документи не містять цього реквізиту. Для того щоб сформувати даний запит і отримати на нього відповідь натискаємо кнопку «Відправити». Нас відсилає до нового розділу «Звернення», де ми можемо ввести певні критерії пошуку або не заморочуючись над цим натискаємо одразу пошук і нам видасть усі наші запити, які ми робили з 1 жовтня. І ось цей запит, який я сформувала щойно. Приходить відповідь і ви бачите відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб. Завантажую цей документ.

І паралельно вам покажу ось такий запит був сформований без реквізиту «по батькові» і на нього надійшла відповідь, довідка про відсутність особи в реєстрі застрахованих осіб. Якщо відкрити цей запит, то ми побачимо на екрані «Довідка про відсутність індивідуальних відомостей про особу. Тобто зв'язок з цією особою не сформувався, бо ми не внесли реквізит «По батькові». Тому обов’язково його вносимо. Відкриваємо паралельно витяг про трудову діяльність застрахованої особи. І ви бачите, сформувався відповідний витяг з десятьма записами. Якщо ви подивитесь останню колонку, джерелом таких записів є звітні відомості. І покажу паралельно той витяг, який формували із кабінету фізичної особи. Дивимося, він теж містить десять записів. Тобто це аналогічні відомості, які отримали із кабінету юридичних осіб і з кабінету фізичної особи.

Також покажу вам витяг на запит щодо фізичної особи, яка перебуває у трудових відносинах з юридичною компанією. І в цьому витязі будуть відомості не лише зі звітних даних, а і скан-копії трудової книжки. Тобто формується витяг дійсно з оцифрованої трудової книжки.

Маєте професійні питання за темами відео?

Отримайте вичерпні відповіді та роз’яснення експертів Кадрової Платформи №1 у сервісі «Консультації».