Інструкція як заповнити особову картку за типовою формою № П-2
Особова картка за формою № П-2 є необхідним первинним обліковим документом. Особові картки оформлюють на всіх працівників, з якими укладено трудовий договір, незалежно від строку трудового договору та форми працевлаштування - основне місце роботи чи сумісництво (як внутрішнє так і зовнішнє), а також на працівників, прийнятих на тимчасову чи сезонну роботу. Зверніть увагу, що працівнику, який повторно приймається до роботодавця, треба оформлювати нову особову картку П-2.
Особову картку П-2 заповнюють в одному екземплярі, на підставі оригіналів
особових документів, наданих під чaс укладення трудового договору, а саме:
- паспорта;
- військово-облікового документу;
- трудової книжки або відомостей про трудову діяльність;
- диплому про закінчення навчального закладу;
- та інших документів.
Типова форма особової картки П-2 затверджена наказом Держкомстату та Міністерства оборони України № 495/656. Варто відзначити, що на нормативно-правовому рівні не визначено правила заповнення особової картки П-2. Переходимо до заповнення особової картки.
Насамперед потрібно зазначити повне найменування підприємства та код ЄДРПОУ. Далі вказуємо фактичну дату заповнення особової картки, табельний номер працівника, його індивідуальний ідентифікаційний номер, стать та вид роботи (основна чи за сумісництвом). В спеціальному місці для фотокартки розміщаємо фотокартку працівника, зазвичай це кольорова фотографія розміром 3 × 4 см.
Далі переходимо до заповнення 1 розділу особової картки «Загальні відомості», в якому зазначаються загальні відомості щодо працівника. На підставі даних паспорта зазначаємо прізвище, ім’я та по-батькові працівника, його дату народження та громадянство. Далі в пункті 4 на підставі документів про освіту заповнюємо відомості про отриману освіту. Так, у наведеному прикладі працівник отримав повну вищу освіту. Далі зазначаємо назву освітнього закладу, який видав диплом або свідоцтво про освіту, зазначаємо серію та номер диплома або свідоцтва, рік закінчення навчального закладу, спеціальність та кваліфікацію за дипломом або свідоцтвом, та вказуємо форму навчання.
У пункті 5 вносяться дані про післядипломну професійну підготовку, у разі її наявності.
Пункти 6, 7 та 8 заповнюються на підставі даних трудової книжки або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб.
Так, у пункті 6 зазначається останнє місце роботи працівника та посада, яку він обіймав.
В пункті 7 зазначається загальний стаж роботи на дату прийому працівника на роботу та за необхідності стаж, який дає право на надбавку за вислугу років.
В пункті 8 вказуємо дату та причину звільнення з останнього місця роботи.
У наведеному прикладі працівник звільнився з останнього місця роботи 24 грудня 2021 року за власним бажанням.
При цьому зверніть увагу, якщо йдеться про прийняття працівника-сумісника, то пункти 6 і 8 не заповнюються, оскільки фактично працівник залишається у трудових відносинах із роботодавцем, де він працевлаштований за основним місцем роботи.
В пункті 9 зазначається відомості про отримання пенсії. Підставою для заповнення цього пункту є пенсійне посвідчення.
В пункті 10 вказуємо сімейний стан: одружений чи неодружений. Якщо працівник одружений та має дітей, то в табличній частині зазначаємо прізвище, власне ім'я та по батькові чоловіка або дружини та дітей, зазначаємо рік їх народження. Якщо працівник не одружений, то достатньо вказати – неодружений.
В пункті 11 та 12 зазначаємо відомості щодо місця проживання працівника: фактичного та за місцем реєстрації. У наведеному прикладі вони співпадають.
Крім того, в пункті 12 вказуємо паспортні дані працівника: серію, номер паспорту, ким та коли виданий.
Переходимо до ІІ розділу «Відомості про військовий облік». Доволі тривалий час ми вели військовий облік в другому розділі особової картки П-2. Тоді як в новому Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів № 1487 взагалі не згадується про особову картку. Тобто, з 5 січня 2023 року особова картка не є основою для ведення військового обліку на підприємстві. Натомість потрібно складати Списки персонального військового обліку за формою, наведеною у додатку 5 до Порядку №1487. Тому цей розділ залишаємо незаповненим або вносимо відомості для загальної інформації про працівника.
Розділ ІІІ «Професійна освіта на виробництві (за рахунок роботодавця)» заповнюється, якщо роботодавець навчає своїх працівників за власний рахунок – або безпосередньо на виробництві, або у відповідних навчальних закладах. В цьому розділі наводиться назва структурного підрозділу, де працівник навчався (якщо це навчання на підприємстві); період, вид та форму навчання, а також назву документу, що посвідчує отримання освіти чи підвищення кваліфікації. Вказуємо назву, номер та ким виданий відповідний документ про освіту.
IV розділ стосується відомостей щодо прийняття на роботу та переведення. Його заповнюють на підставі наказу про прийняття на роботу та наказів про переведення. Тобто, в перший рядок цього розділу вносять запис про прийняття на роботу. В наступних рядках здійснюють записи про переведення працівника на іншу постійну роботу. Зверніть увагу: інформацію про тимчасове переведення на іншу роботу в цьому розділі не відображають. У графі «Дата» зазначаємо дату прийняття на роботу або дату переведення. Будьте уважні: вказуємо не дату внесення відомостей, а дату, коли прийняли працівника на роботу. В нашому прикладі працівника прийняли на роботу 25 квітня 2022 року, тож тут також проставляємо цю ж дату. Далі зазначаємо назву структурного підрозділу, назву та код професії (посади). Зверніть увагу: примітка до цього розділу посилається на Класифікатор професій 2005 року. На час затвердження типової форми П-2 він був чинний. Але наразі Класифікатор професій змінився, тому заповнюючи цей розділ вказуйте код за Класифікатором професій ДК 003:2010. В наступних графах таблиці розділу 4 вказуємо розмір окладу, номер та дату відповідного наказу. Також з кожним записом ознайомлюємо працівника під підпис.
В V розділі особової картки П-2 наводять відомості про відпустки всіх видів, що надаються працівникові протягом всього періоду роботи на підприємстві. У графі «Вид відпустки» зазначають вид відпустки (наприклад, щорічна основна відпустка) і кількість днів відпустки. У графі «За який період» зазначають період, за який надано відпустку. Так, для щорічних відпусток це робочий рік, який відлічується з дати укладення трудового договору. Далі зазначаємо дату початку та закінчення відпустки, а також номер та дату наказу, на підставі якого було надано відпустку. В розділі 5 також кадровик за потреби зазначає додаткові відомості про працівника. Наприклад, якщо працівник є особою з інвалідністю, чорнобильцем, одинокою матір’ю, тощо, то вказуємо категорію та реквізити документу, який підтверджує цей статус та дає право на пільги. Так, у наведеному прикладі працівнику встановлено 3 групу інвалідності. Вказуємо цю інформацію, також наводимо серію, номер та дату документу, на підставі якого працівнику встановлено інвалідність.
Розділ «Дата та причина звільнення» заповнюють вже при звільненні працівника. Тут зазначають дату звільнення працівника згідно з наказом про звільнення, а також причину звільнення з посиланням на відповідну норму КЗпП. Записи в цьому рядку обов’язково мають бути підтверджені особистим підписом працівника. Також свій підпис ставить працівник кадрової служби.
Маєте професійні питання за темами відео?
Отримайте вичерпні відповіді та роз’яснення експертів Кадрової Платформи №1 у сервісі «Консультації».