Інструкція як заповнити наказ, супровідний лист і доповідна записка щодо оповіщення працівника про виклик до ТЦК
Відповідно до п. 47 Порядку № 1487 у разі отримання розпорядження ТЦК щодо оповіщення призовників, військовозобов'язаних та резервістів про їх виклик до ТЦК, керівник підприємства зобов'язаний виконати певні дії, а саме:
- видати наказ про оповіщення призовників, військовозобов'язаних та резервістів;
- довести його до відома таких осіб під особистий підпис у частині, що стосується їх прибуття до відповідного районного ТЦК у визначені ним строки;
- надіслати копію наказу або розпорядження у триденний строк до відповідного районного ТЦК.
Зверніть увагу, що розпорядження від ТЦК має бути складено виключно за уніфікованою формою, наведеною у Додатку 13 до Порядку № 1487 та додатку 17 до Положення № 352, а не звичайним листом чи за телефоном.
Також пунктом 47 Порядку передбачений обов’язок роботодавця письмово повідомляти ТЦК про неможливість прибуття до терцентрів працівників, які тимчасово непрацездатні, перебувають у відпустці або у відрядженні з наданням витягів з наказів або розпоряджень, а також мають здійснювати контроль за результатами оповіщення та прибуттям призовників, військовозобов'язаних та резервістів до ТЦК.
В день отримання розпорядження його необхідно зареєструвати в Журналі реєстрації вхідних документів. Якщо документ одержаний наприкінці робочого дня, то доцільно проставити час його отримання. Після цього необхідно підготувати проект наказу та передати на підпис керівнику підприємства.
Розглянемо порядок складання наказу про оповіщення. Зазначаємо найменування підприємства – повністю та скорочено, код ЄДРПОУ, прописуємо великими літерами НАКАЗ, проставляємо дата і місце складання, зазначаємо реєстраційний індекс. Зверніть увагу, що наказ про оповіщення працівників про їх виклик до ТЦК у загальному випадку відноситься до наказів з адміністративно- господарських питань. Далі формується назва наказу, у наведеному прикладі «Про оповіщення працівників про їх виклик до районного територіального центру комплектування та соціальної підтримки».
В преамбулі наказу зазначаємо п. 47 Порядку 1487, відповідно до якого складається наказ. Далі прописується великими літерами НАКАЗУЮ, ставиться двокрапка і формується текст наказу.
В першому пункті особі, відповідальній за ведення військового обліку, дається розпорядження про оповіщення певних працівників про їх виклик до ТЦК із вказанням дати та часу прибуття до терцентру. Зазначаємо прізвище великими літерами, ім’я та по батькові відповідальної особи, вказуємо її посаду, далі прописуємо текст розпорядження та зазначаємо прізвище великими літерами, ім’я та по батькові працівників, яких викликають до ТЦК, та вказуємо їх посади.
В п. 2.1 наказу особі, відповідальній за ведення військового обліку, дається розпорядження про доведення наказу до відома працівників, зазначених у пункті 1 наказу та вказується конкретна дата, до якої працівників потрібно ознайомити з наказом.
В п. 2.2 зазначається про необхідність надсилання до ТЦК копії наказу та вказується кокретна дата, до якої її потрібно відправити до терцентру. Нагадаємо, що копія наказу має бути надіслана до ТЦК у 3- денний термін з дати його видання.
В п. 2. 3 наказу зазначається , що у разі, якщо працівники, яких викликають до ТЦК , будуть тимчасово непрацездатні, перебуватимуть у відпустці або у відрядженні, то про це потрібно письмово повідомити ТЦК у відповідний термін та надіслати на його адресу відповідні витяги з наказів або розпоряджень.
Пунктом 2.4 наказу передбачається обов’язок особи, відповідальної за ведення військового обліку, доповісти керівнику підприємства про результати оповіщення та вказується термін, до якого це потрібно зробити. Пунктом 2.5 на особу, відповідальну за ведення військового обліку, покладається обов’язок проконтролювати прибуття працівників до ТЦК та СП. Якщо працівники не виконали наказ та розпорядження ТЦК та СП та не прибули за викликом, про це потрібно письмово повідомити терцентр до дати, вказаної в п. 2.6 наказу.
Нижче тексту наказу зазначається підстава для видання наказу. У наведеному прикладі це розпорядження Шевченківського районного у м. Києві ТЦК та СП від 30.05.2023 № 0157. Далі йде реквізит підпис керівника підприємства. Працівників потрібно ознайомити з наказом під підпис, тому нижче підпису керівника підприємства прописуємо «З наказом ознайомлений», двокрапка, працівник ставить особистий підпис, зазначається власне ім’я та прізвище великими літерами, та вказується дата ознайомлення.
Відповідно до Правил № 1000/5 документи без адресної частини надсилаються адресату разом із супровідним листом. Тому, копію наказу про оповіщення, потрібно направити до ТЦК разом із супровідним листом, який складається наступним чином. В лівому верхньому куті супровідного листа вказується найменування підприємства – повністю та скорочено, вказується юридична адреса, контактний телефон, адреса електронної пошти та зазначається код ЄДРПОУ. Нижче вказується дата складання та реєстраційний індекс. В правому верхньому куті вказуються реквізити отримувача листа- прописуємо повну назву ТЦК, якому направляємо копію наказу, та вказуємо його адресу. Далі формується назва «Про направлення копії наказу щодо виклику працівників до районного територіального центру комплектування та соціальної підтримки».
В тексті листа прописується, що на виконання вимог п.47 Порядку 1487 підприємство надсилає копію наказу про оповіщення працівників про їх виклик до ТЦК. В реквізиті Додаток зазначається дата та номер копії наказу, який додається до листа. Супровідний лист підписує керівник підприємства. Зазначаємо посаду, поруч з особистим підписом прописуємо ім’я та прізвище великими літерами. Нижче зазначаємо прізвище та ініціали особи, яка склала супровідний лист, та вказуємо її контактний номер телефону.
На виконання п. 2.4 внутрішнього по підприємству наказу про оповіщення, особа, відповідальна за ведення військового обліку, має доповісти керівнику підприємства про результати оповіщення. Це робиться у формі Доповідної записки на ім’я керівника підприємства. В лівому верхньому куті прописуємо назву документу ДОПОВІДНА ЗАПИСКА, нижче вказується дата складання, реєстраційний індекс та місце складання. В правому верхньому куті прописуємо посаду, ім’я та прізвище великими літерами керівника підприємства. Далі формується назва «Про результати оповіщення працівників щодо їх виклику до районного територіального центру комплектування та соціальної підтримки».
В тексті доповідної записки особа, відповідальна за ведення військового обліку, інформує керівника підприємства про те, що на виконання наказу про оповіщення працівникам було повідомлено про необхідність їх явки до відповідного ТЦК. Доповідну записку підписує особа, яка її склала, поруч з особистим підписом прописуємо ім’я та прізвище великими літерами.
Маєте професійні питання за темами відео?
Отримайте вичерпні відповіді та роз’яснення експертів Кадрової Платформи №1 у сервісі «Консультації».