Журнали реєстрації кадрових наказів: як завершити 2023 рік

Види наказів та мета їх реєстрації

На кожному підприємстві є накази. Їх можна поділити на накази з основної діяльності, адміністративно-господарський та кадрові накази. Причому накази з кадрових питань своєю чергою поділяються за строками зберігання на накази тривалого строку зберігання (термін зберігання 75 років) та накази тимчасового строку зберігання (5 років). Оформлюючи накази слід дотримуватись певних вимог, які наведені в Правилах №1000/5. Але проходячи етапи від створення до підписання наказу він ще не має юридичної сили, адже наказ набирає чинності з моменту його підписання і реєстрації, якщо в тексті не встановлено інші строки. Тобто після того, як ви створили наказ, ви повинні внести його до документаційного фонду підприємства. А внесення документів до такого фонду відбувається якраз через реєстрацію наказів. Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявних у документах інформації й полягає у веденні запису облікових даних про документ за встановленою підприємством реєстраційною формою, яким фіксується факт створення, відправлення або одержання документа, шляхом проставляння на ньому реєстраційного індексу з подальшим записом у зазначених фондах необхідних відомостей про такий документ. Тобто реєстрація документа дає йому юридичну силу, вона підтверджує факт його створення або надходження на підприємства.

Форма та кількість журналів реєстрації

Форма журналів реєстрації наказів не встановлена, тому підприємство затверджує її самостійно, включаючи до неї усю необхідну інформацію. Зазвичай це дата і номер наказу, його суть (короткий зміст), на кого виданий кадровий наказ, тобто кого він стосується. Також можна передбачити й інші графи.

Скільки повинно бути журналів реєстрації наказів? Як я зазначала, на підприємстві розрізняють як мінімум чотири групи наказів, які групуються в окремі справи. Накази з кадрових питань групують як мінімум у дві справи, оскільки не дозволяється групувати разом накази тривалого та тимчасового строку зберігання. Але якщо у вас великий обсяг документів, то доцільно накази з кадрових питань, що стосуються різних напрямів діяльності (прийняття на роботу, звільнення, преміювання, відрядження, відпустки тощо) групувати в окремі справи. Якщо різних видів наказів з кадрових питань створюється незначна кількість, то їх дозволяється групувати тільки за строками їх зберігання, в одну справу накази тривалого строку зберігання, в іншу тимчасового строку зберігання. А оскільки у нас є різні види наказів, які ми групуємо в різні справи, то і реєструвати їх потрібно окремо. Тобто на кожну таку групу наказів маємо таку ж кількість журналів реєстрації. Зверніть увагу, кадрові накази зареєструються окремо, відповідно до їх видів та строків зберігання.

Реєстраційний індекс та правила нумерації наказів

Чи потрібно закривати журнали реєстрації наказів в кінці року та як правильно розпочати нумерацію з початку року? Погляньмо на таку норму Правил №1000/5: «під час реєстрації документа надається умовне цифрове, літерно-цифрове позначення: реєстраційний індекс. Реєстраційний індекс розпорядчих документів (наказів) складається з порядкового номера у межах року. З метою розрізнення груп наказів з кадрових питань кожного виду до порядкового номера може додаватися літерний індекс. Система таких індексів розробляється підприємством самостійно.» Тобто період реєстрації наказів – календарний рік. І накази реєструються у новому журналі від початку року за порядковим номером за єдиною наскрізною нумерацією. Почався рік і нумерація наказу в журналі буде розпочинатися з одиниці. Отже, нумерація наказів з нового року оновлюється. Якщо ми оновлюємо нумерацію самих наказів, то і журнал реєстрації наказів має бути новий. Тобто у 2024 році потрібно оновити журнали для документів, нумерація яких має прив'язку до року, зокрема і для наказів.

Алгоритм закриття журналу реєстрації наказів в кінці року

Оскільки наприкінці року журнал завершується, потрібно у ньому зробити підсумковий запис. Перед тим як закрити журнал реєстрації за 2023 рік перевірте повноту заповнення граф, проаналізуйте записи, внесені до журналів реєстрації протягом року, чи вірно заповнені графи, реєстраційний індекс, дата реєстрації, стислий зміст, заголовок документа тощо. Якщо щось забули внести, внесіть на підставі таких зареєстрованих документів. Перевірте чи дотримано валового порядку внесення записів до журналів реєстрації. Далі оформити підсумковий запис. Підсумковий запис складається з відомостей про кількість записів, крайні номери документів, перший та останній, які зареєстровані протягом року, відомості про дублетні та пропущені номери, якщо такі є, назва посади та підпис працівника, який відповідає за діловодство в підрозділі або оформив підсумковий запис, і розшифрування підпису (ініціали й прізвище), також дата запису. Розташовуйте підсумковий запис після останнього запису про реєстрацію документа. Тобто у підсумковому записі зазначається загальна кількість наказів за рік. Ну а на 2024 рік оформить нові журнали реєстрації наказів.

А якщо залишились чисті сторінки, чи можна і далі ввести цей журнал? Правильніше буде завести новий журнал, але відповідальність за неправильне введення журналів, фінансової чи адміністративної, немає. Тож якщо ви так робите, це ваша справа, але нумерацію в новому 2024 році слід починати з зареєстрованого в новому році першого наказу за номером один.

Підсумки

Наказ набирає чинності з моменту його підписання і реєстрації, якщо в тексті не встановлено інші строки. На підприємстві розрізняють як мінімум чотири групи наказів, які потрібно реєструвати в окремих реєстраційних формах. Нумерація наказів оновлюється кожного року, тобто для 2024 року мають бути відкриті нові журнали реєстрації кадрових наказів. В кінці 2023 року журнал реєстрації наказів слід завершити та внести до нього підсумковий запис.