Наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 р. № 578/5 затверджено Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів. Далі наведено перелік кадрових документів тимчасового і тривалого строків зберігання.
| Вид документу та строки зберігання | № статті Переліку № 578 |
| Строк зберігання – 1 рік | |
| Правила внутрішнього трудового розпорядку (після заміни новими) | 397 |
| Документи (доповідні записки, акти, листи) про порушення правил внутрішнього трудового розпорядку | 398 |
| Табелі обліку використання робочого часу | 408 |
| Дозволи профспілкових організацій на виконання надурочних робіт | 426 |
| Документи (графіки, заяви, відомості) про надання та використання щорічних, творчих, соціальних відпусток і відпусток без збереження заробітної плати | 515 |
| Заяви про надання додаткових відпусток у зв'язку з навчанням (після закінчення навчального закладу) | 516 |
| Строк зберігання – 3 роки | |
| Документи (програми, технічні завдання, доповіді, довідки, текстові звіти, списки) про відрядження у межах України | 63 |
| Графіки виробничих процесів і робочого часу (змінність, безперервне виробництво тощо) (після заміни новими) | 391 |
| Документи (звіти, відомості, доповідні записки, баланс робочого часу, листи) про облік робочого часу | 402 |
| Документи (характеристики, відомості, повідомлення, акти, доповідні записки, довідки, листи) про трудову дисципліну | 403 |
| Журнали, листки обліку робітників, які суміщують професії | 407 |
| Документи (розрахунки, довідки, списки, листи) про встановлення і застосування систем преміювання | 425 |
| Документи (переліки посад і професій, програми, списки, звіти, листи) про проходження працівниками стажування з техніки безпеки | 438 |
| Документи (звіти, акти, відомості) про облік трудових книжок і вкладок до них | 511 |
| Копії довідок, виданих працівникам про стаж і місце роботи, заробітну плату тощо | 517 |
| Книги обліку видачі довідок про стаж, місце роботи, заробітну плату | 535 |
| Строк зберігання – 5 років | |
| Накази про короткострокові відрядження в межах України та за кордон; стягнення; надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням | 16-б |
| Посадові та робочі інструкції працівників організації (після заміни новими; не стосується посадових і робочих інструкцій працівників, що працюють на важких роботах, на роботах із шкідливими і небезпечними умовами праці) | 43 |
| Документи (копії звітів, витяги з протоколів, висновки, заяви, довідки, списки працівників) про виплату допомоги, пенсій, оплату листків непрацездатності з фонду соціального страхування | 320 |
| Документи (заяви, рішення, довідки, листи) про оплату відпусток у зв’язку з навчанням, одержання пільг з податків тощо | 321 |
| Договори про повну матеріальну відповідальність (після звільнення матеріально відповідальної особи) | 332 |
| Документи (звіти, довідки, висновки, доповідні записки) про переведення працівників на скорочений робочий день або неповний робочий тиждень (не стосуються важких, шкідливих, небезпечних умов праці) | 401 |
| Реєстраційні журнали колективних договорів і угод (після закінчення журналу) | 406 |
| Звіти і відомості про проведення атестації і встановлення кваліфікації | 638 |
| Строк зберігання – 10 років | |
| Документи (програми, технічні завдання, доповіді, довідки, текстові звіти, списки) про відрядження за кордон | 63 |
| Документи (звіти, довідки, списки) про травматизм на виробництві | 455 |
| Строк зберігання – 50 років | |
| Оригінали особистих документів офіційного походження (дипломи, атестати, посвідчення, свідоцтва, трудові книжки) (не затребувані) | 508 |
| Журнали обліку видачі трудових книжок і вкладок до них | 530 |
| Строк зберігання – 75 років | |
Накази про:
|
16-б |
| Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників | 317 |
| Документи (звіти, довідки, висновки, доповідні записки) про переведення працівників на скорочений робочий день або неповний робочий тиждень (у разі важких, шкідливих, небезпечних умов праці) | 401 |
| Списки працюючих на виробництві зi шкідливими умовами праці | 444 |
| Табелі, наряди працівників, задіяних на роботах зі шкідливими умовами праці | 445 |
| Документи (протоколи, довідки, висновки) про шкідливі умови праці, травматизм, професійні захворювання | 446 |
| Трудові договори (контракти, угоди), що замінюють накази з кадрових питань (особового складу) | 492 |
| Особові справи (картки обліку, приймання, переміщення та звільнення) осіб, які працюють за сумісництвом (після звільнення) (документи (анкети, копії дипломів, заяви, дозволи), що є підставою для наказів з кадрових питань (особового складу), – 3 р.) | 495 |
| Особові картки працівників (у тому числі тимчасових та працюючих за сумісництвом) (після звільнення) | 499 |
| Списки (штатно-обліковий склад) працівників організації | 503 |
| Журнали (книги), списки, картотеки обліку осіб, направлених у довготривалі відрядження в межах України та за кордон | 532 |
| Строк зберігання – до ліквідації підприємства | |
| Контракти про права та обов’язки з керівником організації | 41 |
| Колективні договори, угоди (генеральна, галузеві та регіональні), зміни та доповнення до них за місцем складення | 395-а |
| Положення про преміювання за місцем розроблення і затвердження | 424* |
* До заміни новими
Нормативно-правове забезпечення
Перелік № 578/5 – Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 р. № 578/5.
