Відмова у наданні щорічної відпустки через порушення графіка

Доброго дня, до державного органу надійшло розпорядження щодо прибуття працівника до тцк. працівник пішов на лікарняний, також прислав по офіційній електронній пошті заяву про надання оплачуваної відпустки за графіком. згідно графіка його відпустка мала відбутися у вересні місяці. заяву на відпустку у вересні місяці (відповідно регламенту установи) він не надав. заява від нього надійшла у жовтні місяці, в тексті він написав надати щорічну відпустку за поточний робочий рік у жовтні місяці відповідно до графіка відпусток.
я вважаю що працівник вказав дату початку відпустки не пографіку.
прошу надати зразок листа працівнику щодо відмови у наданні щорічної відпустки.