Електронні заяви в кадровому обліку: можливості та інструкції

Так, можна.

Законодавство не забороняє змішану форму документообігу.

Важливо визначити в Інструкції з діловодства, які саме кадрові документи ви переводите в електронний формат (наприклад, заяви, накази про відпустки, переведення тощо).

Підприємства, що запроваджують електронний документообіг, мають створювати документи постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання у двох формах: паперовій та електронній згідно п. 4 розділу 1 Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженого наказом Мін’юсту від 11.11.2014 № 1886/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1421-14#n25.

Паперовою формою електронного документа є його засвідчена паперова копія, створення якої визначається інструкцією з діловодства установи. Тобто паперовою копією оригіналу електронного документа є візуальне подання електронного документа у паперовій формі, яке засвідчують у порядку, встановленому власною інструкцією з діловодства. Напис про засвідчення паперової копії електронного документа чи окремого його реквізиту складається зі слів «Згідно з оригіналом», найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища, дати засвідчення копії.

Тому заяви на відпустку друкувати не потрібно, вони мають тимчасовий строк зберігання, а ось заяви на прийняття, переведення звільнення, потрібно друкувати, тому що вони мають зберігатися в особовій справі 75 років, окремо оригінал, що написаний від руки не потрібно подавати.

Раді допомогти, звертайтесь ще!