Електронні заяви в кадровому обліку: можливості та інструкції
Так, можна.
Законодавство не забороняє змішану форму документообігу.
Важливо визначити в Інструкції з діловодства, які саме кадрові документи ви переводите в електронний формат (наприклад, заяви, накази про відпустки, переведення тощо).
Підприємства, що запроваджують електронний документообіг, мають створювати документи постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання у двох формах: паперовій та електронній згідно п. 4 розділу 1 Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженого наказом Мін’юсту від 11.11.2014 № 1886/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1421-14#n25.
Паперовою формою електронного документа є його засвідчена паперова копія, створення якої визначається інструкцією з діловодства установи. Тобто паперовою копією оригіналу електронного документа є візуальне подання електронного документа у паперовій формі, яке засвідчують у порядку, встановленому власною інструкцією з діловодства. Напис про засвідчення паперової копії електронного документа чи окремого його реквізиту складається зі слів «Згідно з оригіналом», найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища, дати засвідчення копії.
Тому заяви на відпустку друкувати не потрібно, вони мають тимчасовий строк зберігання, а ось заяви на прийняття, переведення звільнення, потрібно друкувати, тому що вони мають зберігатися в особовій справі 75 років, окремо оригінал, що написаний від руки не потрібно подавати.
Раді допомогти, звертайтесь ще!
Отримайте відповідь від 15 хвилин!
Послуга Особистий консультант доступна лише передплатникам пакетів Професіонал, Преміум, Преміум ПРО.
Приєднуйтесь до передплатників і отримуйте експертну підтримку в будь-який час!
Зміна прізвища працівника: чи потрібна заява про облік
Директор у відпустці: підпис документів КЕП і живим підписом
Припинення цивільно-правового договору у випадку смерті виконавця
Визначення коду професії митного брокера для прийняття на роботу
Військовий облік: що робити з працівником без документів
Чи надається відпустка працівнику за здачу крові у вихідний
Прийом на роботу призовника ВЛК: можливості та обмеження
Включення призовника до ліміту військовозобов'язаних для бронювання
Документи для військового обліку працівників у разі повісток
Декретні виплати для працівників за сумісництвом: важливі нюанси
Уточнення (06.02.2026 15 …
В одному наказі можна вказувати декілька періодів відпустки
Як табелювати працівника, який не виходить на зв'язок
Прийом на роботу працівника з військовим обліком: нюанси оформлення
Чи потрібно отримувати військовий документ після бронювання
Вимоги Держспоживслужби щодо медоглядів працівників освіти: правомірність
Відпустка при народженні дитини: права працівника у новій компанії
Щорічне звіряння з ТЦК: чи потрібно до свого
Коли зробити запис про прийняття на роботу працівника
Підкажіть, будь ласка, якою датою зробити запис про прийняття на …


