Номенклатура справ відділу діловодства

Індекс справи

Заголовок справи (тому,

частини)

Кількість справ (томів, частин)

Строк

зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком

Примітка

1

2

3

4

5

01 – Відділ діловодства

01-01

Установчі документи (статут та зміни до нього, рішення про створення товариства, виписка з ЄДР тощо)

До ліквідації товариства

ст. 30

01-02

Рішення материнської компанії ТОВ «_______-», що стосуються діяльності товариства (копії)

Доки не мине потреба

01-03

Положення про органи управління (загальні збори членів товариства, наглядову раду та правління) товариства

75 р.
ст. 39

01-04

Положення про структурні підроз­діли товариства

75 р.
ст. 39

01-05

Протоколи загальних зборів членів товариства за 20__ рік

До ліквідації товариства
ст. 12-а

01-06

Документи (порядок денний, реєстр розсилки запрошень, реєстр присут­ніх тощо) про організацію і прове­ден­ня загальних зборів членів товариства у 20__ році

5 р.
ст. 66

01-07

Довіреності, видані членами товариства, на право участі та голосування на загальних зборах у 20__ році

5 р.¹
ст. 50

¹ Після завершення строку дії довіреності

01-08

Протоколи засідань виконавчого органу (правління) товариства за 20__ рік та документи (довідки, доповіді, доповідні записки тощо) до них

До ліквідації товариства
ст. 10

01-09

Протоколи засідань наглядової ради товариства за 20__ рік та документи (довідки, доповіді, доповідні записки тощо) до них

До ліквідації товариства
ст. 11

01-10

Накази голови правління з основної діяльності товариства за 20__ рік

До ліквідації товариства
ст. 16-а

01-11

Накази голови правління з адміністративно-господарських питань за 20__ рік

5 р.
ст. 16-в

01-12

План діяльності товариства на 20__ рік

5 р.
ст. 157-а

01-13

План роботи відділу діловодства на 20__ рік

1 р.
ст. 161

01-14

Звіт про діяльність товариства за 20__ рік

До ліквідації товариства
ст. 296-б

01-15

Звіт про діяльність органів управління товариства за 20__ рік

10 р.
ст. 301

01-16

Звіт про роботу відділу діловодства за 20__ рік

1 р.
ст. 299

01-17

Документи (акти, довідки, доповідні та службові записки) з адміністративно-господарських і оперативних питань, що подаються структурними підрозділами керівництву товариства

5 р.

ст. 44-б

01-18

Акти приймання-передавання справ з усіма додатками, складені в разі зміни голови правління товариства

До ліквідації товариства
ст. 45-а

01-19

Акти приймання-передавання справ з усіма додатками, складені в разі зміни посадових та матеріально відповідальних осіб товариства

3 р.¹
ст. 45-б

¹ Після зміни посадових та матеріально відповідальних осіб

01-20

Документи (акти, довідки) про перевірку стану діловодства у структурних підрозділах товариства

1 р.¹
ст. 116

¹ Після наступної перевірки

01-21

Листування з материнською компанією ТОВ «________» з основних (профільних) питань діяльності товариства у 20__ році

5 р.
ст. 22

01-22

Листування з місцевими органами виконавчої влади та органами місцевого самоврядування з основних (профільних) питань діяльності товариства у 20__ році

5 р.
ст. 22

01-23

Листування з різними юридичними особами про реалізацію продукції

5 р.
ст. 22

01-24

Листування з Державним архівом області з організаційно-методичних питань діловодства й архівної справи

3 р.
ст. 136

01-25

Звернення (пропозиції, заяви, скарги) громадян та документи (листи, довідки, акти) з їх розгляду

5 р.¹
ст. 82-б

¹ У разі неодноразового звернення – 5 р. після останнього розгляду

01-26

Журнали відбитків, обліку та видачі печаток і штампів

До ліквідації товариства
ст. 1042, 1043

01-27

Журнал реєстрації наказів голови правління з основної діяльності товариства

До ліквідації товариства
ст. 121-а

01-28

Журнал реєстрації наказів голови правління з адміністративно-господарських питань

До ліквідації товариства
ст. 121-в

01-29

Журнал реєстрації звернень (пропозицій, заяв, скарг) громадян

5 р.
ст. 124

01-30

Журнал реєстрації вхідних документів

3 р.
ст. 122

01-31

Журнал реєстрації вихідних документів

3 р.
ст. 122

01-32

Журнал реєстрації внутрішніх документів

3 р.
ст. 122

01-33

Журнал реєстрації приходу на роботу і виходу з роботи працівників товариства

1 р.
ст. 1046

01-34

Номенклатура справ відділу діловодства на 20__ рік

3 р.¹
ст. 112 (в)

¹ Після заміни новою та за умови передавання справ відділу до архіву товариства

01.01 – Архів

01.01-01

Положення про архів товариства

75 р.
ст. 39

01.01-02

Справа фонду (історична довідка до фонду та доповнення до неї; акти приймання-передавання документів; акти, довідки про результати перевіряння наявності й стану документів; акти про вилучення документів для знищення, про нестачу й невиправні пошкодження документів; акти про видавання справ у тимчасове користування)

До ліквідації товариства
ст. 130

01.01-03

Зведена номенклатура справ товариства на 20__ рік

5 р.¹
ст. 112-а

¹ Після заміни новою та за умови складення зведених описів справ

01.01-04

Протоколи засідань експертної комісії товариства за 20__ рік

10 р.
ст. 14-а

01.01-05

План-звіт роботи експертної комісії товариства на 20__ рік

10 р.
ст. 301

01.01-06

План-звіт архіву товариства на 20__ рік

1 р.
ст. 161, 299

01.01-07

Описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань

3 р.¹
ст. 137-б

¹ Після знищення справ

01.01-08

Замовлення працівників на видачу документів з архіву

1 р.¹
ст. 135

¹ Після повернення документів в архів

01.01-09

Журнал реєстрації видачі документів з архіву

1 р.¹
ст. 140

¹ Після завершення журналу та за умови повернення документів в архів

01.01-10

Журнал реєстрації видачі архівних довідок, копій та витягів з документів за запитами фізичних і юридичних осіб

5 р.¹
ст. 141