Посадова інструкція офісного службовця (аукціон)

 

 

ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «_______________» (назва підприємства)

ЗАТВЕРДЖУЮ   Директор Товариства з обмеженою відповідальністю «________________» підпис       Ім’я ПРІЗВИЩЕ  «__» ________ 20__ р.

Посадова інструкція  офісного службовця (аукціон)

(код КП 4121)

 

1.         Загальні положення

1.1. Ця посадова інструкція визначає функціональні обов'язки, права та відповідальність офісного службовця (аукціон) відділу організації аукціонних торгів (іншого структурного підрозділу) підприємства..

1.2. Офісний службовець (аукціон) належить до професійної групи «Технічні службовці».

1.3. Офісний службовець (аукціон) призначається на посаду та звільняється з неї наказом директора підприємства за поданням начальника відділу організації аукціонних торгів (іншого керівника або без подання).

1.4. Офісний службовець (аукціон) безпосередньо підпорядковується начальнику відділу організації аукціонних торгів (іншого керівнику, аукціоністу)

1.5. У своїй діяльності офісний службовець (аукціон) керується чинним законодавством України щодо комерційної (торговельної, іншої) діяльності, локальними нормативними актами підприємства, у тому числі правилами внутрішнього трудового розпорядку, Положенням про відділ організації аукціонних торгів, Положенням про комерційну таємницю підприємства, Положенням про організацію охорони в офісі підприємства, корпоративними та іншими стандартами з обслуговування клієнтів підприємства, а також наказами і розпорядженнями керівництва підприємства (вказівками начальника відділу організації аукціонних торгів, аукціоніста), нормативними і методичними документами щодо організації діловодства на підприємстві, інструкціями з охорони праці, цією посадовою інструкцією.

1.6. Головна функція офісного службовця (аукціон) (мета діяльності на посаді) –організаційно-технічне забезпечення діяльності .відділу (підприємства) щодо підготовки та проведення аукціонів, оформленні відповідної документації.

1.7. Робоче місце офісного службовця (аукціон) знаходиться у кабінеті відділу організації аукціонних торгів в адміністративному офісі підприємства та обладнане відповідними засобами зв'язку, персональним комп'ютером, який підключено до локальної мережі підприємства та Інтернету, а також відповідною оргтехнікою, місцями зберігання документації (сейфом).

1.8. У разі відсутності офісного службовця (аукціон) на робочому місці (хвороба, відпустка, відрядження тощо) виконання його обов'язків забезпечує у межах компетенції інший працівник відділу організації аукціонних торгів відповідної кваліфікації за вказівкою начальника відділу.

1.9. Оригінал цієї посадової інструкції зберігається у відділі кадрів підприємства, 1-а копія у начальника відділу організації аукціонних торгів, 2-а копія – у офісного службовця (аукціон).

1.10. У разі перерозподілу обов'язків між працівниками підприємства до цієї посадової інструкції за наказом директора підприємства можуть бути внесені зміни або доповнення відповідно до чинного законодавства.

 

2. Завдання та обов'язки

Офісний службовець (аукціон) виконує такі функціональні завдання та обов'язки:

2.1. Виконує функції, що включають організаційно-технічне забезпечення діяльності .відділу (підприємства) щодо підготовки та проведення аукціонів, оформлення відповідної документації.

2.2. У межах компетенції бере участь в організації та проведенні аукціонних торгів (заставних аукціонів, інвестиційних конкурсів, експертизі товарів, що поступають на аукціонні торги).

2.3. Приймає кореспонденцію та відповідні інші повідомлення щодо організації і проведення аукціонних торгів, участі у них зацікавлених осіб (підприємств), обробляє їх в установленому порядку, у тому числі готує проекти відповідей, або передає їх за належністю керівництву відділу (підприємства, аукціоністу).

2.4. Веде діловодство, виконує різні операції із застосуванням комп'ютерної техніки, призначеної для збирання, оброблення і подання інформації для підготовки і проведення аукціонних торгів.

2.5. Організовує проведення телефонних переговорів керівників та фахівців підприємства задіяних в організації та проведенні аукціонних торгів, записує за їх відсутності одержану інформацію і доводить до їх відома її зміст, передає і приймає інформацію по приймально-переговорних пристроях.

2.6. Забезпечує робоче місце аукціоніста необхідними засобами організаційної техніки, канцелярським приладдям, створює умови, що сприяють його ефективній роботі.

2.7. У межах компетенції допомагає аукціоністу під час визначення якості і оцінки вартості рухомого і нерухомого майна, що подаються на аукціонні торги для продажу товару (особистого домашнього майна, автомобілів, витворів мистецтва, ювелірних виробів, коштовних каменів, а також акцій, сировини, промислового устаткування, худоби тощо).

2.8. Здійснює документування і та інше оформлення відповідних процедур та подій під час проведення аукціонних торгів.

2.9. Приймає і контролює правильність оформлення відповідних документів, що пов'язані з аукціонними торгами, готує їх до подальшого опрацювання,

2.10. Здійснює роботу з обліку відповідних предметів (товарів тощо), що подаються на аукціонні торги.

2.11. За необхідності виконує реєстрацію бухгалтерських проводок і рознесення їх за відповідними рахунками, проводить нескладні розрахунки за окремими дільницями бухгалтерського обліку та складає не складну бухгалтерську звітність за операціями, що пов'язані із організацією та проведенням аукціонних торгів.

2.12. Бере участь у вивченні кон'юнктури ринку, попиту на рухоме і нерухоме майно, інші товари, що можуть продаватися під час аукціонних торгів, виявляє та вносить до бази даних відповідні інформаційні джерела.

2.13. Консультує фізичних і юридичних осіб з питань щодо порядку організації аукціонних торгів, участі у них та з інших питань, що належать до його компетенції.

2.14. Бере участь в обговоренні порядку і умов продажу певних товарів на аукціоні, за необхідності протоколює відповідні переговори.

2.15. Оформляє різні документи, у тому числі фінансові, щодо проведення аукціонів.

2.16. Бере участь у складанні та своєчасному поданні встановленої звітності щодо проведення аукціонів.

2.17. Виконує інші поточні завдання в межах своєї компетенції за розпорядженням та дорученням керівництва відділу (аукціоніста)

2.18. Згідно із встановленим порядком підвищує свою професійну кваліфікацію.

2.19. Дотримується правил і норм охорони праці, пожежної безпеки, охорони навколишнього середовища.

 

3. Права

Для виконання своїх функцій офісний службовець (аукціон) має право:

3.1. Підписувати і візувати окремі категорії документів, що належать до його компетенції.

3.2. Ознайомлюватися з документами, які визначають його права і обов'язки, а також критерії якості здійсненої їм роботи.

3.3. Запитувати і отримувати в усталеному порядку від структурних підрозділів підприємства, а також від інших організацій (у межах своєї компетенції) різні матеріали, довідки, інформацію та документи.

3.4. Готувати проекти рішень і окремих документів в межах своєї компетенції.

3.5. У межах своєї компетенції та повноважень відповідати на телефонні дзвінки, що пов'язані з питаннями організації і проведення аукціонних торгів.

3.6. Вносити пропозиції начальнику відділу організації аукціонних торгів щодо підвищення ефективності і якості своєї роботи

 

4. Відповідальність

4.1. Офісний службовець (аукціон) несе відповідальність за:

4.1.1. Неналежне виконання вимог організаційно-розпорядчих документів підприємства, що стосуються його сфери діяльності.

4.1.2. Недотримання правил внутрішнього трудового розпорядку підприємства.

4.1.3. Невиконання або неналежне виконання своїх посадових обов'язків згідно з цією посадовою інструкцією.

4.1.4. Перевищення своїх повноважень, визначених цією посадовою інструкцією та відповідними організаційними документами підприємства.

4.1.5. Вчинення матеріальних збитків підприємству та клієнтам підприємства з власної провини у межах, встановлених чинним законодавством України.

4.1.6. Розголошення відомостей, що становлять комерційну таємницю підприємства.

4.1.7. Порушення норм ділової етики під час спілкування з клієнтами підприємства.

4.1.8. Недотримання правил і норм охорони праці, пожежної безпеки, охорони навколишнього середовища.

4.2. Оцінювання роботи офісного службовця (аукціон) здійснює начальник відділу організації аукціонних торгів (інший керівник) з врахуванням відповідних критеріїв оцінювання, чинних на підприємстві, та ступеня персональної відповідальності офісного службовця (аукціон). Основним критеріями при оцінюванні його роботи є відповідні об'єктивні показники, що характеризують якість і своєчасність виконання ним своєї роботи, використання наданих йому прав.

 

5. Повинен знати

Офісний службовець (аукціон) повинен знати:

5.1. чинне законодавство України про комерційну (торговельну) діяльність;

5.2. основи цивільного законодавство;

5.3. нормативні та методичні матеріали, що стосуються порядку організації і проведення різних аукціонних торгів;

5.4. закономірності та особливості розвитку певної сфери економіки;

5.5. напрями діяльності підприємства;

5.6. методи вивчення та прогнозування попиту на товар;

5.7. перспективи розвитку та організацію торгівлі;

5.8. правила оформлення укладених договорів;

5.9. споживчі властивості товарів;

5.10. основи бухгалтерського обліку, нормативні та інші керівні матеріали з організації бухгалтерського обліку і складання звітності з аукціонних торгів;

5.11. основні методи економічного аналізу господарсько-фінансової діяльності підприємства;

5.12. правила ділового спілкування, правила та методи організації процесу обслуговування клієнтів підприємства;

5.13. організацію діловодства/документообігу на підприємстві, методи оброблення і оформлення документів, архівну справу;

5.14. правила користування приймально-переговорними пристроями, технічними засобами оброблення документів, усної та писемної документної інформації, комп'ютерами і друкарськими машинами;

5.15. прикладні програмні засоби, що використовуються у роботі;

5.16. правила внутрішнього трудового розпорядку;

5.17. правила і норми охорони праці, пожежної безпеки, охорони навколишнього середовища.

 

6. Кваліфікаційні вимоги

Повна загальна середня освіта та професійно-технічна освіта або повна загальна середня освіта та професійна підготовка на виробництві. Без вимог до стажу роботи.

 

7. Взаємовідносини (зв'язки) за посадою

Для виконання обов'язків та реалізації своїх прав офісний службовець (аукціон) взаємодіє із:

7.1. іншими працівниками відділу організації аукціонних торгів з питань, що пов'язані з виконанням офісним службовцем своїх посадових обов'язків;

7.2. працівниками інших структурних підрозділів підприємства з питань отримання/надання відповідних матеріалів, документів, інформації тощо.

7.3. клієнтами підприємства з питань їх належного обслуговування;

7.4. представниками інших підприємств, установ, організацій, що беруть участь в аукціонних торгах з питань узгодження та/або організації зустрічей, переговорів, відвідувань тощо;

7.5. представниками інших підприємств, установ, організації у межах компетенції з питань, що представляють спільний інтерес для них і підприємства або у зв'язку з відповідними повноваженнями зазначених організацій.