Посадова інструкція офіс-адміністратора

 

 

ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «_______________» (назва підприємства)

ЗАТВЕРДЖУЮ   Директор Товариства з обмеженою відповідальністю «________________» підпис       Ім’я ПРІЗВИЩЕ  «__» ________ 20__ р.

Посадова інструкція  офіс-адміністратора

(код КП 4222)

 

1.         Загальні положення

1.1. Ця посадова інструкція визначає функціональні обов'язки, права та відповідальність офіс-адміністратора офісу підприємства (окремого структурного підрозділу підприємства).

1.2. Офіс-адміністратор належить до професійної групи «Технічні службовці».

1.3. Офіс-адміністратор призначається на посаду та звільняється з неї наказом директора підприємства за поданням заступника директора (менеджера з адміністративної діяльності, іншого керівника або без подання).

1.4. Офіс-адміністратор безпосередньо підпорядковується керівнику офісу підприємства (менеджеру з адміністративної діяльності, іншому керівнику).

1.5. У своїй діяльності офіс-адміністратор керується чинним законодавством України, установчими документами підприємства, локальними нормативними актами підприємства, у тому числі правилами внутрішнього трудового розпорядку, колективним договором на підприємстві, Положенням про структурний підрозділ підприємства (офіс підприємства), в якому він працює, Положенням про комерційну таємницю підприємства, Положенням про організацію охорони в офісі підприємства, корпоративними та іншими стандартами з обслуговування відвідувачів (клієнтів) офісу, а також наказами і розпорядженнями керівництва підприємства (менеджера з адміністративної діяльності), нормативними і методичними документами щодо організації діловодства на підприємстві (в офісі), інструкціями з охорони праці, цією посадовою інструкцією.

1.6. Головна функція офіс-адміністратора (мета діяльності на посаді) – створення умов керівнику офісу підприємства, що забезпечують максимальну ефективність його праці; організація і ведення діловодства офісу; контроль за роботою канцелярських працівників офісу (офісних службовців), зустріч і відповідне обслуговування його відвідувачів.

1.7. Робоче місце офіс-адміністратора знаходиться в адміністративному (іншому) офісі підприємства (структурного підрозділу) та обладнане відповідними засобами зв'язку, персональним комп'ютером, який підключено до локальної мережі підприємства та Інтернету, а також відповідною оргтехнікою, місцями зберігання документації (сейфом).

1.8. У разі відсутності офіс-адміністратора на робочому місці (хвороба, відпустка, відрядження тощо) виконання його обов'язків забезпечує у межах компетенції інший працівник офісу відповідної кваліфікації (наприклад, безпосередньо менеджер з адміністративної діяльності, секретар, оператор комп'ютерного набору) за розпорядженням керівника офісу (менеджера з адміністративної діяльності). У свою чергу офіс-адміністратор може тимчасово у межах компетенції за розпорядженням керівника офісу заміщувати іншого працівника офісу (офісного службовця) у разі його тимчасової відсутності на робочому місці.

1.9. Оригінал цієї посадової інструкції зберігається у відділі кадрів підприємства, 1-а копія у керівника офісу, 2-а копія – у офіс-адміністратора.

1.10.           У разі перерозподілу обов'язків між працівниками підприємства до цієї посадової інструкції за наказом директора підприємства можуть бути внесені зміни або доповнення відповідно до чинного законодавства.

 

2. Завдання та обов'язки

Офіс-адміністратор виконує такі функціональні завдання та обов'язки:

2.1. Здійснює комплекс заходів з адміністративної підтримки роботи керівника офісу підприємства та забезпечення належного ведення діловодства в ньому.

2.2. Забезпечує підготовку офісу до робочого дня.

2.3. Виконує відповідні операції із застосуванням комп’ютерної техніки та відповідного програмного забезпечення, автоматизованих систем, баз даних, використанням мережі Іnternet (інформаційно-пошукових систем, електронної пошти тощо) призначених для збирання, оброблення й подання інформації для підготовки та прийняття рішень.

2.4. Готує проекти організаційно-розпорядчих документів відповідно до встановлених стандартів, веде документацію первинного обліку, за необхідності здійснює кадрове діловодство.

2.5. Організовує проведення телефонних переговорів керівника офісу підприємства, приймає за його відсутності доречну інформацію, вводить її за необхідності до відповідних баз даних та своєчасно доводить її до відома керівника офісу або інших працівників офісу.

2.6. Узагальнює та накопичує інформаційні матеріали, що надходять на адресу керівника офісу.

2.7. Бере участь в організації робочого часу керівника офісу, оперативно вносить зміни та доповнення до відповідних програми і розкладу його роботи.

2.8. Забезпечує вирішення організаційних питань щодо планування та проведення зустрічей, конференцій, презентацій, нарад, засідань тощо, в яких бере участь керівник або інші працівники офісу.

2.9. Контролює у межах компетенції своєчасне виконанням працівниками офісу виданих наказів та розпоряджень.

2.10. Здійснює організацію відряджень та інших поїздок керівника та інших працівників офісу.

2.11. Забезпечує відповідне обслуговування відвідувачів офісу, вживає заходів щодо запобігання та ліквідації конфліктних ситуацій.

2.12. Бере участь у оформленні офісного приміщення, внутрішнього дизайну й декору, в оформленні рекламних матеріалів.

2.13. Встановлює і підтримує контакти з експлуатаційними службами, комунальними організаціями для ресурсозабезпечення приміщень офісу, проведення в ньому ремонтних та інших робіт.

2.14. Вживає заходів щодо належного функціонування організаційної техніки офісу, її забезпечення необхідними витратними матеріалами.

2.15. Забезпечує належний стан, експлуатацію і прибирання приміщень офісу відповідно до правил і норм виробничої санітарії.

2.16. Виконує інші завдання керівника офісу в межах своєї компетенції та кваліфікації.

2.17. Згідно із встановленим порядком підвищує свою професійну кваліфікацію.

2.18. Дотримується правил і норм охорони праці, пожежної безпеки, охорони навколишнього середовища.

 

3. Права

Для виконання своїх функцій офіс-адміністратор має право:

3.1. Визначати пріоритети у взаємовідносинах керівника офісу з окремими працівниками, посадовими особами інших організацій, відвідувачами.

3.2. Візувати окремі категорії документів, що належать до його компетенції.

3.3. Ознайомлюватися з документами, які визначають його права і обов'язки, а також критерії якості здійсненої їм роботи.

3.4. Запитувати і отримувати в усталеному порядку від структурних підрозділів підприємства, а також від інших організацій (у межах своєї компетенції) різні матеріали, довідки, інформацію та документи.

3.5. Готувати проекти рішень і окремих документів в межах своєї компетенції.

3.6. У межах своєї компетенції та повноважень відповідати на телефонні дзвінки, адресовані керівнику або іншим працівникам офісу.

3.7. Вносити пропозиції керівнику офісу щодо підвищення ефективності і якості своєї роботи

 

4. Відповідальність

4.1. Офіс-адміністратор несе відповідальність за:

4.1.1. Неналежне виконання вимог організаційно-розпорядчих документів підприємства, що стосуються його сфери діяльності.

4.1.2. Недотримання правил внутрішнього трудового розпорядку підприємства (офісу).

4.1.3. Невиконання або неналежне виконання своїх посадових обов'язків згідно з цією посадовою інструкцією.

4.1.4. Перевищення своїх повноважень, визначених цією посадовою інструкцією та відповідними організаційними документами підприємства.

4.1.5. Вчинення матеріальних збитків підприємству з власної провини у межах, встановлених чинним законодавством України.

4.1.6. Розголошення відомостей, що становлять комерційну таємницю підприємства.

4.1.7. Порушення норм ділової етики під час спілкування з відвідувачами офісу.

4.1.8. Недотримання правил і норм охорони праці, пожежної безпеки, охорони навколишнього середовища.

4.2. Оцінювання роботи офіс-адміністратора здійснює керівник офісу (інший керівник) з врахуванням відповідних критеріїв оцінювання, чинних на підприємстві, та ступеня персональної відповідальності офіс-адміністратора. Основним критеріями при оцінюванні його роботи є відповідні об'єктивні показники, що характеризують якість і своєчасність виконання ним роботи, використання наданих йому прав

 

5. Повинен знати

Офіс-адміністратор повинен знати:

5.1. основи адміністративного, господарського й трудового права;

5.2. нормативні, методичні та інші керівні документи, що регулюють діяльність підприємства;

5.3. принципи організації та ведення діловодства;

5.4. положення, інструкції та інші матеріали з розроблення управлінської, організаційної, технічної та інших видів документації;

5.5. стандарти системи організаційно-розпорядчої документації;

5.6. основи архівної справи;

5.7. основи ведення кадрового діловодства та відповідні інструктивні матеріали;

5.8. порядок складання і подання встановленої звітності;

5.9. основи економіки, організації праці, виробництва;

5.10. організаційну, виробничу й соціальну структуру працівників підприємства, особовий склад керівних працівників підприємства;

5.11. правила ділового спілкування й етикету;

5.12. організаційну, комп'ютерну техніку, що використовується в офісі, та відповідні прикладні програмні засоби;

5.13. правила та методи організації процесу обслуговування відвідувачів;

5.14. асортимент продукції або послуг, що реалізуються підприємством (в офісі);

5.15. основні принципи планування й оформлення приміщень, вітрин, організації рекламних заходів;

5.16. правила внутрішнього трудового розпорядку;

5.17. правила і норми охорони праці, пожежної безпеки, охорони навколишнього середовища.

 

6. Кваліфікаційні вимоги

Повна загальна середня освіта та професійно-технічна освіта (кваліфікований робітник) або початковий рівень (короткий цикл) вищої освіти (молодший бакалавр, молодший спеціаліст). Без вимог до стажу роботи.

 

7. Взаємовідносини (зв'язки) за посадою

Для виконання обов'язків та реалізації своїх прав офіс-адміністратор взаємодіє із:

7.1. офісними службовцями офісу з питань координації (контролю) їхньої роботи;

7.2. іншими працівниками офісу з питань, що пов'язані з виконанням своїх посадових обов'язків;

7.3. керівниками (іншими працівниками) структурних підрозділів підприємства з різних питань, що пов'язані з виконанням своїх посадових обов'язків;

7.4. відвідувачами офісу з питань їх належного обслуговування;

7.5. службою охорони з питань, що пов'язані з охороною офісного приміщення;

7.6. представниками інших підприємств, установ, організацій з питань узгодження та/або організації зустрічей, переговорів, відвідувань тощо;

7.7. представниками підприємств (фірм, майстерень, магазинів), що забезпечують продаж і обслуговування офісної організаційної і комп'ютерної техніки, витратних матеріалів, паперової продукції тощо з питань придбання і за необхідності обслуговування відповідної техніки, матеріалів тощо;

7.8. представниками інших підприємств, установ, організації у межах компетенції з питань, що представляють спільний інтерес для них і підприємства або у зв'язку з відповідними повноваженнями зазначених організацій.