Посадова інструкція асистента

 

ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «_______________» (назва підприємства)

ЗАТВЕРДЖУЮ   Директор Товариства з обмеженою відповідальністю «________________» підпис       Ім’я ПРІЗВИЩЕ  «__» ________ 20__ р.

 

ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ

асистента

(Код КП -3439)

 

1. Загальні положення

1.1. Ця посадова інструкція визначає функціональні обов’язки, права та відповідальність асистента.

1.2. Асистент є ключовим працівником, який забезпечує організаційну, адміністративну та інформаційну підтримку керівника або відділу, сприяючи ефективній діяльності компанії.

1.3. Асистент підпорядковується безпосередньо __________________________.

1.4. Асистент призначається на посаду та звільняється з неї наказом керівника підприємства або за його дорученням.

1.5. У своїй роботі Асистент керується чинним законодавством, внутрішніми нормативними документами, інструкціями та правилами компанії, а також цією посадовою інструкцією.

 

2. Посадові обов'язки

2.1. Координація та оптимізація робочого часу керівника, організація зустрічей, переговорів, нарад та поїздок.

2.2.            Підготовка та обробка необхідних документів, доповідей, презентацій і звітів для керівника.

2.3.            Контроль виконання доручень керівника, відстеження дотримання термінів та підготовка відповідних звітів.

2.4.            Ведення діловодства, систематизація та зберігання документації, включаючи листування, протоколи нарад, договори.

2.5.             Організація та забезпечення своєчасного опрацювання вхідної та вихідної кореспонденції, телефонних дзвінків, електронної пошти.

2.6.            Підготовка та оформлення службових документів, таких як накази, розпорядження, внутрішні меморандуми.

2.7.            Виконання функцій посередника між керівником та іншими співробітниками компанії, а також зовнішніми партнерами та клієнтами.

2.8.            Підготовка інформаційних матеріалів для внутрішніх і зовнішніх комунікацій.

2.9.             Організація зворотного зв’язку з клієнтами та партнерами, забезпечення їх актуальною інформацією.

2.10.        Координація та організація ділових заходів, включаючи конференції, семінари, тренінги, зустрічі.

2.11.        Забезпечення логістичної підтримки заходів, включаючи бронювання приміщень, транспорту, послуг харчування, технічного забезпечення.

2.12.        Підготовка та оформлення матеріалів для заходів, зокрема презентаційних та рекламних матеріалів.

2.13.        Надання консультативної підтримки керівнику з адміністративних питань, пропозиції щодо оптимізації робочого процесу.

2.14.        Забезпечення конфіденційності інформації, що стосується діяльності керівника та компанії.

2.15.        Організація особистих доручень керівника (за необхідності), що стосуються його професійної діяльності.

 

3. Права

Асистент має право:

3.1.                        Отримувати від керівника та інших співробітників необхідну інформацію, документи, матеріали для виконання своїх обов'язків.

3.2.                        Вимагати створення належних умов праці, забезпечення необхідними ресурсами та технікою для виконання службових завдань.

3.3.                        Вносити пропозиції щодо покращення організації роботи керівника та підвищення ефективності діяльності.

3.4.                        Брати участь у навчальних програмах, тренінгах, семінарах для підвищення професійного рівня.

 

4. Відповідальність

Асистент несе відповідальність за:

4.1.                        Якісне, своєчасне та точне виконання своїх службових обов'язків.

4.2.                        Дотримання конфіденційності інформації, з якою працює, та збереження службових документів.

4.3.                        Дотримання внутрішніх правил, норм корпоративної етики, вимог охорони праці та техніки безпеки.

4.4.                        Недопущення порушень у виконанні службових завдань, що можуть призвести до матеріальних або репутаційних збитків для компанії.

 

5.      Повинен знати

Асистент повинен знати:

5.1.                         Знання основ ділового документообігу, правил оформлення документів, ведення архіву.

5.2.                         Вміння працювати з MS Office (Word, Excel, PowerPoint) або аналогічними програмами для створення документів, таблиць, презентацій.

5.3.                         Знання основ управління проектами, вміння координувати роботу між різними відділами та учасниками проекту.

5.4.                         Знання методів контролю за виконанням доручень, підготовки звітів про результати роботи.

5.5.                         Знання основ законодавства, що регулює трудові відносини, включаючи питання відпусток, лікарняних, звільнень.

 

6. Кваліфікаційні вимоги

Повна вища освіта (магістр, бакалавр). Без вимог до стажу роботи.

 

7. Взаємовідносини (зв'язки) за посадою

7.1.             З керівником для отримання завдань, зворотного зв’язку, звітування про виконану роботу.

7.2.             З іншими працівниками компанії для координації спільних заходів, проектів та вирішення поточних питань.

7.3.             З зовнішніми партнерами, клієнтами та постачальниками для організації зустрічей, переговорів та інших заходів за дорученням керівника.

7.4.             З адміністративним та кадровим підрозділами для вирішення організаційних та кадрових питань.