Посадова інструкція інспектора з військового обліку

 

ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «_______________» (назва підприємства)

ЗАТВЕРДЖУЮ   Директор Товариства з обмеженою відповідальністю «________________» підпис       Ім’я ПРІЗВИЩЕ  «__» ________ 20__ р.

 

ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ

інспектора з військового обліку

(Код - КП 3439)

 

1. Загальні положення

1.1. Ця посадова інструкція визначає функціональні обов’язки, права та відповідальність інспектора з військового обліку.

1.2. Посада інспектора з військового обліку належить до професійної групи «Фахівці».

1.3. Мета роботи — ведення персонального військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, які працюють на підприємстві, взаємодія з територіальними центрами комплектування та соціальної підтримки, органами СБУ, відповідними підрозділами розвідувальних органів (далі — ТЦК та СП).

1.4. Інспектора з військового обліку приймають на посаду та звільняють з неї наказом директора підприємства за погодженням (за необхідності) із начальником відділу кадрів.

1.5. Інспектор з військового обліку безпосередньо підпорядковується начальнику відділу кадрів.

1.6. Інспектор з військового обліку в роботі керується відповідними законодавчими та іншими нормативно-правовими актами (Конституцією України, Законами України «Про військовий обов’язок і військову службу» від 25.03.1992 № 2232-XII, «Про мобілізаційну підготовку та мобілізацію» від 21.10.1993 № 3543-XII, «Про правовий режим воєнного стану» від 12.05.2015 № 389-VIII, Порядком організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, Порядком бронювання військовозобов’язаних на період мобілізації та на воєнний час, Типовою інструкцією з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну), локальними актами підприємства, наказами (розпорядженнями) директора підприємства, вказівками з питань організації та ведення військового обліку начальника відділу кадрів.

1.7. За відсутності інспектора з військового обліку (хвороба, відпустка, відрядження тощо) його обов’язки виконує інший працівник відділу кадрів, призначений наказом директора, з доплатою в розмірі, передбаченому колективним договором.

 

2. Завдання та обов’язки

Інспектор з військового обліку виконує такі функціональні завдання та обов’язки:

2.1. Веде персональний військовий облік призовників, військовозобов’язаних та резервістів, що працюють на підприємстві, за списками персонального військового обліку (в електронних та паперових формах) та на підставі даних паспорта громадянина України та військово-облікових документів (військово-обліковий документ, форма якого затверджена постановою КМУ «Про затвердження Порядку оформлення (створення) та видачі військово-облікового документа для призовників, військовозобов’язаних та резервістів і форми такого документа» від 16.05.2024 № 559, посвідчення про приписку до призовної дільниці, військовий квиток або тимчасове посвідчення військовозобов’язаного).

2.2. З метою ведення персонального військового обліку:

— роздруковує Правила військового обліку, вивішує їх на видному місці в загальнодоступних приміщеннях підприємства, розміщує на корпоративному сайті та контролює виконання їх вимог призовниками, військовозобов’язаними та резервістами;

— допомагає інспектору з кадрів проводити перевірку у громадян України під час прийняття на роботу наявності військово-облікового документа (в електронній формі або в паперовій формі) та відповідності відомостей, зазначених у такому документі, відомостям, що містяться в Єдиному державному реєстрі призовників, військовозобов’язаних та резервістів, на основі військовооблікового документа в електронній формі, сформованого засобами Державного вебпорталу електронних публічних послуг у сфері національної безпеки і оборони (далі — Портал) або засобами Порталу Дія, зокрема з використанням мобільного додатка Порталу Дія (Дія), не раніше ніж за 72 години до дати прийняття на роботу (навчання), крім військовозобов’язаних та резервістів СБУ, розвідувальних органів, стосовно яких перевірка відповідності відомостей, зазначених у військово-обліковому документі в паперовій формі, відомостям, що містяться в Єдиному державному реєстрі призовників, військовозобов’язаних та резервістів, не здійснюється, а також факт взяття громадян на військовий облік у ТЦК та СП (прийняття на роботу без цього не допускається);

— подає до ТЦК та СП повідомлення про зміну облікових даних призовників, військовозобов’язаних та резервістів у семиденний строк з дня видання наказу про прийняття на роботу (навчання), звільнення з роботи, завершення навчання (відрахування із закладу освіти);

— надає до ТЦК та СП на їх вимогу відомості про призовників, військовозобов’язаних та резервістів, які перебувають на персональному військовому обліку;

— доводить до призовників, військовозобов’язаних та резервістів Правила військового обліку під особистий підпис під час прийняття на роботу;

— проводить роз’яснювальну роботу серед призовників, військовозобов’язаних та резервістів щодо виконання ними Правил військового обліку;

— взаємодіє з ТЦК та СП щодо строків та способів звіряння даних списків персонального військового обліку, внесення відповідних змін до них, а також щодо оповіщення призовників, військовозобов’язаних та резервістів про їх виклик до ТЦК та СП;

-                     проводить періодичне звіряння даних списків (не рідше одного разу на рік) персонального військового обліку із відомостями у військово-облікових документах призовників, військовозобов’язаних та резервістів, сформованих засобами Порталу або засобами Порталу Дія на дату звіряння, або із відомостями, що зазначені у військово-облікових документах в паперовій формі. Не рідше одного разу на рік проводиться звіряння даних списків персонального військового обліку з обліковими відомостями (документами) відповідних районних (міських) територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки, органів СБУ, відповідних підрозділів розвідувальних органів

— вносить у п’ятиденний строк з дня подання відповідних документів (відображення в електронній формі інформації, що міститься у таких документах, які можуть пред’являтися (надаватися) з використанням мобільного додатка Порталу Дія (Дія) зміни до списків персонального військового обліку щодо прізвища, власного імені та по батькові (за наявності), реквізитів паспорта громадянина України та паспорта громадянина України для виїзду за кордон, адреси задекларованого/зареєстрованого місця проживання, адреси місця фактичного проживання, сімейного стану, освіти, місця роботи і посади, а також надсилає щомісяця до 5 числа до ТЦК та СП повідомлення про зміну таких облікових даних;

— інформує ТЦК та СП про призовників, військовозобов’язаних та резервістів, які порушують Правила військового обліку;

— веде та зберігає журнал обліку результатів перевірки стану військового обліку;

— вносить відмітку «Виключено з військового обліку за віком» у 18 графі списків персонального військового обліку у разі досягнення граничного віку перебування у запасі для військовозобов’язаних та резервістів;

— вносить відмітку «Звільнено з роботи, завершено навчання (відраховано)» у 18 графі списків персонального військового обліку у разі звільнення з роботи завершення навчання або відрахування із закладу освіти військовозобов’язаного, резервіста. У разі увільнення від роботи у зв’язку з призовом (прийняттям) їх на військову службу під час дії особливого періоду, робить відмітку “Військовослужбовець з «_____» ______________.

2.3. Складає списки персонального військового обліку.

2.4. Вносить інформацію про чисельність призовників, військовозобов’язаних та резервістів до відомості оперативного обліку зазначених категорій (в електронній та паперовій формі), яку зберігає разом із списками персонального військового обліку.

2.5. Під час складання та ведення списків персонального військового обліку забезпечує:

— облік осіб, які проходять службу у військовому резерві, як військовозобов’язаних, яким видано мобілізаційні розпорядження;

— внесення до списків, а також до відомості оперативного обліку у п’ятиденний строк інформації про прийняття на роботу призовників, військовозобов’язаних або резервістів, їх звільнення з роботи, а також про зміну облікових даних;

— збереження у списках до кінця поточного року відомостей щодо осіб, виключених з персонального військового обліку (звільнених з роботи, таких, що завершили навчання (відрахованих із закладу освіти), а також увільнених від роботи у зв’язку з призовом (прийняттям) їх на військову службу під час дії особливого періоду), зберігаються у списках персонального військового обліку до кінця поточного року з відображенням відповідної інформації про їх чисельність у відомості оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів. Та призовників, військовозобов’язаних та резервістів, з якими призупинено дію трудового договору відповідно до статті 13 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану», залишає у списках персонального військового обліку.

2.6. Формує:

— списки у справу, які зберігаються разом із копіями військово-облікових документів призовників, військовозобов’язаних та резервістів;

— окрему справу, у якій зберігає копії військово-облікових документів громадян, які були виключені (зняті) з військового обліку районними (міськими) територіальними центрами комплектування та соціальної підтримки, органами СБУ, відповідними підрозділами розвідувальних органів, крім тих, які досягли граничного віку перебування в запасі.

2.7. Підписує сам, а також подає на підпис директору підприємства списки персонального військового обліку та відомість оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів щороку до 25 січня (станом на 1 січня).

2.8. Реєструє списки персонального військового обліку, а також відомість оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів у відділі діловодства підприємства.

2.9. Повідомляє ТЦК та СП про призначення або звільнення (увільнення) керівників та інших працівників підприємства, відповідальних за організацію та ведення військового обліку, у семиденний строк з дати видання наказу про призначення, звільнення (увільнення) зазначених осіб.

2.10. Подає на затвердження директору підприємства графіки звіряння облікових даних списків персонального військового обліку з відповідними військово-обліковими документами, а також здійснює зазначене звіряння згідно з графіками, зокрема:

— під час звіряння перевіряє наявність та стан військово-облікових документів призовників, військовозобов’язаних та резервістів;

2.11. Звіряє дані списків персонального військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, які працюють на підприємстві обліковими відомостями (документами), які зберігаються у відповідних районних (міських) територіальних центрах комплектування та соціальної підтримки, на території відповідальності яких вони перебувають, органах СБУ, відповідних підрозділах розвідувальних органів, здійснюється згідно з графіком звіряння, затвердженим розпорядженням голови відповідної районної, районної у мм. Києві та Севастополі держадміністрації (військової адміністрації), міського голови. Державні органи, органи місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації, які не включені до такого графіка, проводять звіряння у строки, погоджені з відповідним районним (міським) територіальним центром комплектування та соціальної підтримки, органом СБУ, відповідним підрозділом розвідувального органу. Проводить звіряння даних списків персонального військового обліку з обліковими відомостями (документами), які зберігаються у районних (міських) територіальних центрах комплектування та соціальної підтримки, засобами Порталу Дія у спосіб, визначений 4 додатком 28¹ , або через кабінет персонального обліку, а у разі відсутності технічної можливості — особисто подають списки персонального військового обліку (зокрема копії військово-облікових документів) згідно з графіком звірянь або в узгоджені строки до районних (міських) територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки в межах відповідної адміністративно-територіальної одиниці. З органами СБУ, відповідними підрозділами розвідувальних органів звіряння даних списків персонального військового обліку з обліковими відомостями (документами) здійснюється шляхом надсилання засобами поштового зв’язку рекомендованим поштовим відправленням з описом вкладення та повідомленням про вручення у двох примірниках витягів із списків персонального військового обліку і копій військово-облікових документів— на території відповідальності якого воно перебуває, для чого у визначені графіком звіряння строки прибуває до зазначеного ТЦК та СП;

— що розташовані на території інших адміністративно-територіальних одиниць, здійснюється у строки, погоджені з відповідними районними (міськими) територіальними центрами комплектування та соціальної підтримки, але не пізніше 1 грудня поточного року. Звіряння даних списків персонального військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, які працюють (навчаються), з обліковими відомостями (документами), які зберігаються у районних (міських) територіальних центрах комплектування та соціальної підтримки, що розташовані на території інших адміністративно-територіальних одиниць, здійснюється засобами Порталу Дія у спосіб, визначений додатком 28¹, або через кабінет персонального обліку, а в разі відсутності технічної можливості — шляхом надсилання у двох примірниках витягів із списків персонального військового обліку, а також копій військово-облікових документів до таких районних (міських) територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки.

2.12. Вносить результати звіряння до журналу обліку результатів перевірок стану військового обліку (після проведення звіряння і отримання (повернення) від ТЦК та СП одного примірника витягу із списків персонального військового обліку з відміткою про звіряння з підписом посадової особи, яка здійснила звіряння та гербової печаткою).

2.13. У разі надходжень на підприємство розпоряджень ТЦК та СП щодо оповіщення призовників, військовозобов’язаних та резервістів про їх виклик:

— готує проєкт наказу про оповіщення призовників, військовозобов’язаних та резервістів;

— після підписання зазначеного наказу забезпечує його доведення до відома відповідних осіб під особистий підпис, а в разі виконання такими особами дистанційної, надомної роботи, у період їх тимчасової непрацездатності, перебування у відпустці або у відрядженні — рекомендованим поштовим відправленням, поштовим відправленням з оголошеною цінністю з описом вкладення у частині, що стосується їх прибуття до ТЦК та СП у визначені ним строки;

— надсилає до ТЦК та СП копію зазначеного наказу та підтвердну інформацію або документи про здійснення оповіщення в триденний строк;

— забезпечує в межах компетенції вручення призовникам, військовозобов’язаним та резервістам повістки про явку за викликом до ТЦК та СП (за наявністю);

— готує письмове повідомлення до ТЦК та СП з наданням витягів з наказів про призовників, військовозобов’язаних та резервістів, які тимчасово непрацездатні, (перебувають у відпустці, у відрядженні тощо) та направляє його до ТЦК та СП;

— контролює за результатами оповіщення та прибуттям призовників, військовозобов’язаних та резервістів до ТЦК та СП.

2.14. Готує проєкт повідомлення про жінок, які працюють на підприємстві та які здобули освіту за медичною або фармацевтичною спеціальністю і не перебувають на військовому обліку в ТЦК та СП, та направляє його до ТЦК та СП.

2.15. Бере участь в усуненні виявлених недоліків ТЦК та СП під час проведення перевірки стану військового обліку підприємства, а також готує відповідну інформацію для директора підприємства.

2.16. Постійно підвищує свою професійну кваліфікацію згідно з вимогами чинного законодавства

2.17. Дотримується правил і норм охорони праці, пожежної безпеки.

 

3. Права

Інспектор з військового обліку має право:

3.1. На належні умови своєї професійної діяльності.

3.2. Одержувати в установленому порядку від інших працівників відділу кадрів, а також усіх інших структурних підрозділів підприємства інформацію, потрібну для ведення військового обліку.

3.3. Вимагати від працівників підприємства, які належать до категорії призовників, військовозобов'язаних та резервістів, надання документів та інформації, потрібних для ведення військового обліку.

3.4. Контролювати виконання працівниками підприємств, які належать до категорії призовників, військовозобов’язаних та резервістів, Правил військового обліку, а також своєчасність відвідування ними у відповідних випадках ТЦК та СП.

3.5. Подавати начальнику відділу кадрів (директору підприємства) пропозиції щодо підвищення ефективності роботи з військового обліку на підприємстві.

3.6. Ознайомлюватися із всіма документами, які визначають його права та обов’язки, критерії оцінювання якості виконання ним своїх посадових обов’язків.

3.7. У межах компетенції (за дорученням) представляти інтереси підприємства перед сторонніми підприємствами, взаємодіяти з їх представниками з відповідних питань.

3.8. Підписувати та/або візувати документи в межах компетенції.

 

4. Відповідальність

Інспектор з військового обліку несе відповідальність за:

4.1. Невиконання або неналежне виконання обов’язків відповідно до посадової інструкції.

4.2. Недотримання вимог нормативно-правових актів щодо організації та ведення військового обліку на підприємствах, зокрема за такі дії (або бездіяльність) з його вини, що призвели до:

— несвоєчасного оповіщення призовників, військовозобов’язаних та резервістів про їх виклик до ТЦК та СП;

— несвоєчасного подання до ТЦК та СП документів, необхідних для ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів;

— порушення термінів звірки відповідної документації з військового обліку.

4.3. Розголошення інформації з грифом «Для службового користування», персональних даних, які стали відомі йому у зв’язку з виконанням своїх посадових обов’язків.

4.4. Вчинення матеріальних збитків підприємству з власної провини у межах, встановлених чинним законодавством України.

4.5. Недотримання правил і норм охорони праці, протипожежного захисту, виробничої санітарії.

 

5. Повинен знати

Інспектор з військового обліку повинен знати:

5.1. Нормативно-правові акти, що стосуються ведення військового обліку, а також норми КЗпП.

5.2. Загальне і кадрове діловодство, а також діловодство у сфері військового обліку, у т. ч. в електронній формі.

5.3. Порядок прийняття на роботу та звільнення призовників, військовозобов’язаних та резервістів та взяття на військовий облік різних категорій громадян.

5.4. Особливості військового обліку жінок.

5.5. Види військового обліку та організації, які повинні його вести.

5.6. Організацію та порядок ведення персонального військового обліку на підприємстві.

5.7. Види військо-облікових документів та правила їх заповнення.

5.8. Порядок:

— формування списків призовників, військовозобов’язаних та резервістів, а також оперативних відомостей на підприємстві;

— оповіщення призовників, військовозобов’язаних та резервістів з різних питань військового обліку;

— взаємодії з різними ТЦК та СП (районними, обласними, за місцем проживання тощо);

— оформлення документів, необхідних для бронювання військовозобов’язаних на період мобілізації та на воєнний час;

— перевірок у сфері військового обліку.

5.9. Питання відповідальності за порушення у сфері військового обліку.

5.10. Державну мову в обсязі, що є достатнім для її застосування під час виконання службових обов’язків відповідно до Закону України «Про забезпечення функціонування української мови як державної» від 25.04.2019  № 2704-VIII.

5.11. Сучасні інформаційні та інтернет-технології, прикладні програмні засоби, що використовуються в роботі.

5.12. Правила та норми охорони праці, пожежної безпеки.

 

6. Професійні кваліфікації

Диплом молодшого бакалавра (молодшого спеціаліста).

 

7. Взаємовідносини (зв’язки) за посадою

Інспектор з військового обліку для виконання завдань та обов’язків взаємодіє з:

7.1. Іншими працівника відділу кадрів — з питань прийняття на роботу, звільнення, інших кадрових процедур з призовниками, військовозобов’язаними та резервістами.

7.2. Усіма структурними підрозділами — з питань отримання інформації та даних, які потрібні для ефективної організації та ведення військового обліку на підприємстві;

7.3 Представниками ТЦК та СП — з питань військового обліку, що належать до його компетенції.