Kadroland | Коротко про головне за тиждень 19-23.02.2024

Щорічна відпустка повної тривалості: чи можна надати під час воєнного стану

Держпраці надає роз’яснення: «якщо тривалість щорічної основної відпустки працівника перевищує 24 календарних дні надання невикористаних у період дії воєнного стану днів такої відпустки переноситься на період після його припинення або скасування».

Нагадаю, що в умовах дії воєнного стану роботодавець, при наданні щорічної основної відпустки може обмежити її тривалість, надаючи не більше 24 календарних днів за поточний робочий рік. А невикористані дні щорічної основної відпустки надати після припинення або скасування воєнного стану (ч. 1 ст. 12 Закону України від 15.03.2022  № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (далі – Закон № 2136). До того ж надатися вони можуть за рішенням роботодавця без збереження заробітної плати.

Наприклад, якщо за робочий рік з 12 грудня 2023 року по 11 грудня 2024 року працівник з інвалідністю 2 групи має право на щорічну основу відпустку тривалістю 30 календарних днів, то роботодавець може прийняти рішення застосувати обмеження та надати 24 календарні дні щорічної основної відпустки за поточний робочий рік, а решту 6, надати після припинення або скасування воєнного стану або надати без збереження зарплати.

В частині надання інших видів оплачуваних відпусток понад щорічну основну (крім відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку та відпустки у зв’язку з усиновленням дитини) передбачені аналогічні зміни, які дозволяють роботодавцю, наприклад, соцвідпустку на дітей під час дії воєнного стану також надавати без збереження зарплати.

Зауважу, що нові норми не є обов’язковими, оскільки застосовувати їх чи ні рішення приймає роботодавець. Отже, навіть під час дії воєнного стану, якщо роботодавець не застосовує обмеження, працівнику може бути надана щорічна основна відпустка повної тривалості й з виплатою відпускних. Так само й інші оплачувані відпустки, якщо обмеження не застосовується, можуть надаватися в повному обсязі й з виплатою відпускних.

Проте, якщо роботодавець все ж таки приймає рішення про застосування відпускних обмежень, то тут варто нагадати про роз’яснення Мінекономіки з цього приводу (лист від 28.01.2024 № 4706-05/6893-09).

Мінекономіки вказує, що у разі прийняття рішення роботодавцем щодо надання без збереження зарплати невикористаної оплачуваної відпустки у роботодавця має бути обґрунтування про необхідність надання цих відпусток без збереження зарплати та документальне підтвердження настання обставин, що спричинили таку необхідність. Однак, обґрунтування якого змісту та важливості повинно бути, Мінекономіки не роз’яснює. До того ж сама норма ст. 12 Закону № 2136 такої умови не містить. Проте, з листа зрозуміло, що таке обмеження роботодавець може застосувати лише в умовах воєнного стану та до відпусток, на які працівник набув права після 24 грудня 2023 року – дня набрання чинності відповідними змінами. В мирний час невикористані дні оплачуваних відпусток можуть бути надані лише зі збереженням на їх період заробітної плати, стверджує Мінекономіки.

Вказані вище обмеження стосовно надання оплачуваних відпусток без збереження зарплати взагалі не стосуються, зокрема, педагогічних працівників. Про це йдеться у роз’ясненні Держпраці.

Більше про порядок надання відпусток в умовах воєнного стану – у відеозаписі вебінару із Тимуром Алієвим, що доступний передплатникам Кадрової Платформи №1.

Е-трудова новоприйнятого працівника: як роботодавцю отримати доступ

Працівник працевлаштувався й потрібно надати доступ до його електронної трудової тобто відомостей про трудову діяльність, які містяться на порталі Пенсійного фонду, його новому роботодавцю. Пенсійний фонд пояснює, як це зробити.

Проте перш ніж перейти до пояснень Пенсійного фонду, зауважу. Роботодавець не зобов’язаний повідомляти Пенсійний фонд про прийняття на роботу за допомогою xml-файлу або у будь-який інший спосіб. Інформація про прийняття на роботу працівника потрапляє до Пенсійного фонду або після подання Об’єднаного зарплатного звіту з інформацією про працевлаштування нового працівника, або через Повідомлення про прийняття на роботу, яке надсилається податківцям.

Справа у тому, що у постанові КМУ від 17.06.2015 № 413 «Про порядок повідомлення Державній податковій службі та її територіальним органам про прийняття працівника на роботу/укладення гіг-контракту» вказано, що інформація, яка міститься у повідомленні про прийняття працівника на роботу, вноситься до реєстру страхувальників та реєстру застрахованих осіб. Проте на практиці цей функціонал не завжди спрацьовує. Тому роботодавцю потрібно чекати, поки працівник засвітиться через Об’єднаний зарплатний звіт як його працівник. Й тільки тоді він отримає доступ до електронної трудової прийнятого працівника.

Проте на порталі Пенсійного фонду є додатковий функціонал, як пришвидшити цей процес. Ним і поділилося відомство.

Отже, роботодавець може бачити документи працівника в особистому кабінеті на порталі Пенсійного фонду у випадку, коли застрахована особа самостійно створила запис щодо надання згоди на отримання ЕТК роботодавцем.

Для формування переліку роботодавців, яким користувач надає згоду на отримання ЕТК необхідно:

скористатись в пункті меню «Доступ до ЕТК» функцією «Додати», по якій відкривається екранна форма;
в цій формі код за ЄДРПОУ необхідно ввести вручну, а назва страхувальника автоматично заповнюється за даними Єдиного реєстру страхувальників.

Важливо! Запис повинен знаходитися в статусі «актуальний».

Як цей процес виглядає на порталі Пенсійного фонду, демонструє Ольга Хільчук у нашій рубриці «Автоматизація».

Заява про працевлаштування: (не)обов’язковість та головні вимоги до тексту

Держпраці пояснює: «якщо трудовий договір укладається в усній формі, підставою для видання наказу про прийняття на роботу є заява працівника, яку найчастіше пишуть від руки на стандартному аркуші паперу формату А4 або на бланку з трафаретним текстом».

Тут слід зауважити, що п. 7.1 ДСТУ 4163:2020 дозволяє, як виняток утворювати саме заяви, у тому числі й про працевлаштування, рукописним способом.

Далі Держпраці наводить, що саме має бути вказано у тексті заяви про працевлаштування:

посада, на яку претендує особа;
дата прийняття на роботу;
посадовий оклад;

Тут зауважу, що на нормативному рівні не визначено вимогу про те, що у заяві про працевлаштування має бути вказано розмір посадового окладу. Правила № 1000/5 вимагають, щоб конкретний розмір посадового окладу був вписаний у наказі про прийняття на роботу.

строк (якщо укладається строковий трудовий договір);
строк випробування (якщо сторони домовились про нього);
режим робочого часу (в разі встановлення неповного робочого часу або за індивідуальним графіком);
бажання працювати за сумісництвом (якщо приймається на роботу сумісник). Тобто саме у заяві про працевлаштування працівник має вказати – працевлаштовується він за основним місцем роботи або сумісництвом;
щодо повної матеріальної відповідальності (якщо майбутня робота передбачає це) тощо.

Також у роз’ясненні Держпраці зазначає: якщо трудовий договір укладають у письмовій формі, заяву писати не обов’язково.

Проте тут варто згадати норму ст. 1 Закону України від 08.07.2010 № 2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування», в якій йдеться про те, що саме особа, яка працевлаштовується у заяві має визначити приймається вона за основним місцем роботи або сумісництвом. Тому раджу вам у Правилах внутрішнього трудового розпорядку зафіксувати, обов’язкова чи ні заява про працевлаштування при укладенні письмового трудового договору.

До речі, зразки заяви та наказу про прийняття на роботу є в сервісі «Документи» на Кадровій Платформі №1.

Наперед надані дні щорічної відпустки: як бути з відпускними при звільненні

Ситуація наступна: працівнику за робочий рік надано 24 к. дн., він звільняється посеред цього робочого року. Кадровик проводить розрахунки й доходить висновку, що на дату звільнення працівник має право на 20 к. дн. щорічної відпустки. Тобто 4 к. дн. щорічної відпустки були надана працівнику наперед. Чи можна відрахувати оплату за наперед надані дні щорічної відпустки?

Держпраці при наданні відповіді на запитання посилається на ст. 22 Закону України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки» (далі – Закон про відпустки), у якій вказано: «У разі звільнення працівника до закінчення робочого року, за який він уже одержав відпустку повної тривалості, для покриття його заборгованості власник або уповноважений ним орган провадить відрахування із заробітної плати за дні відпустки, що були надані в рахунок невідпрацьованої частини робочого року».

Отже, за вищенаведеною мною ситуацією при звільненні роботодавець має право утримати з працівника відпускні за 4 наперед надані дні щорічної відпустки.

Але не завжди. Справа у тому, що у ст. 22 Закону про відпустки наведений цілий перелік ситуацій, коли при звільненні відрахування відпускних за наперед надані дні щорічної відпустки не здійснюються. Наприклад, як справедливо підкреслює Держпраці, у разі звільнення працівника у зв’язку з відмовою від переведення на роботу в іншу місцевість разом з підприємством такі відрахування не провадяться.

Маєте запитання з приводу того, як вирівняти відпускний баланс при звільненні або без звільнення? Залиште його у сервісі «Особистий консультант» й отримайте відповідь від 15 хвилин.

Працівник за кордоном: чи можна звільнити

На питання «Чи можна звільнити працівника, коли він без попередження виїхав за кордон під час воєнного стану?» Держпраці проінформувало: «Звільнення працівників має відбуватися за процедурами, передбаченими чинним законодавством».

Поясню. В умовах воєнного стану чимало працівників виїхало за кордон та не повернулися. В ідеалі, працівник повинен би сам повідомити роботодавця про свої подальші наміри – чи бажає він оформити відпустку або звільнитися.

Якщо працівник бажає оформити відпустку на тривалий період, ч. 4 ст. 12 Закону України від 15.03.2022 № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (далі – Закон № 2136) передбачена відпустка без збереження зарплати, у зв’язку з виїздом за межі території України, яка надається в обов’язковому порядку тривалістю, визначеною у заяві, але не більше 90 календарних днів. Якщо ж перебування за кордоном більш тривале, працівник може за погодженням з роботодавцем оформити відпустку без збереження зарплати на період воєнного стану за ч. 3 ст. 12 Закону № 2136 будь-якої тривалості, головне, щоб в межах воєнного стану.

Якщо ж працівник бажає звільнитися, то Держпраці пояснює: «Звільнення працівників за власним бажанням та за угодою сторін здійснюється на підставі заяви працівника».

Тобто, за власною ініціативою  працівник може розірвати трудовий договір лише на підставі заяви із зазначенням дати та причини звільнення, яка надсилається засобами електронної пошти або в інший спосіб визначений локальними актами роботодавця. До речі, у зв'язку із веденням бойових дій у районі, в якому розташоване підприємство та загрозою для життя і здоров'я, працівник може розірвати трудовий договір без попередження за два тижні, а у строки, вказані у заяві (ст. 4 Закону № 2136).

А от, що робити, якщо працівник за кордоном, проте на зв’язок не виходить? Роботодавець мусить самостійно розв'язувати питання належного документального оформлення відсутності такого працівника. Оскільки оформити відпустку працівнику за власною ініціативою роботодавець не може, приходять думки про звільнення за прогул або відсутність працівника на роботі та інформації про причини такої відсутності понад чотири місяці поспіль.

Зауважу, трудове законодавство та спеціальний Закон № 2136 не містить заборони в умовах воєнного стану звільняти за прогул. Головне, підкріпити своє рішення документально, зібравши усі документи, що супроводжують звільнення за прогул: довідні записки на ім’я керівника підприємства про відсутність працівника на роботі, акти відсутності працівника, листи з вимогою до працівника надати пояснення причини його відсутності на роботі, акт про відмову надання пояснень причин відсутності на роботі. Однак, Держпраці пояснює: «Якщо працівник залишив робоче місце і не виконує свої трудові обов’язки у зв’язку із воєнними діями, то такий факт не може розглядатися як прогул без поважної причини». Тому звільняти працівника на підставі п. 4 ст. 40 Кодексу законів про працю України від 10.12.1971 (далі – КЗпП) чи ні – вирішує кожен роботодавець.

Що ж стосується підстави для звільнення працівника за ініціативою роботодавця у разі відсутності працівника на роботі та інформації про причини такої відсутності понад чотири місяці поспіль, передбаченої п. 83 ст. 36 КЗпП, треба бути уважним. Дана підстава для припинення трудового договору передбачає дотримання одночасно двох обов’язкових умов: фактичної відсутності працівника на робочому місці понад 4 місяці підряд та відсутності інформації у роботодавця про причини такої відсутності понад 4 місяці підряд (при цьому не має значення поважність чи неповажність причин такої відсутності).

Далі Держпраці рекомендує «за відсутності заяви працівника про звільнення, не вирішувати питання щодо звільнення працівника до закінчення бойових дій».

Відповідно відсутність такого працівника відображається у табелі обліку робочого часу шляхом проставляння позначки «інші причини відсутності», пояснює Держпраці і додає: «Підстави для збереження заробітку за таким працівником відсутні».

Більше про звільнення працівників, які перебувають за кордоном, розповідає Ганна Лисенко на вебінарі «Звільнення працівників за кордоном та обмін із ними документами: законні методи та судова практика», який доступний передплатникам Кадрової Платформи №1.

Зміни у порядку надання відпустки при народженні дитини: що очікувати

На сайті об’єднання профспілок оприлюднено проєкт постанови КМУ «Про внесення змін до Порядку надання відпустки при народженні дитини», яким пропонується внести зміни до Порядку надання відпустки при народженні дитини, затвердженого постановою КМУ від 07.07.2021 № 693 (далі – Порядку № 693).

Підґрунтям таких дій стали внесені Законом України від 22.11.2023 № 3494-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо впорядкування надання та використання відпусток, а також інших питань» (далі – Закон № 3494) зміни до ст. 19¹ Закону України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки» (далі – Закон про відпустки), які з 24 грудня 2023 року набрали законної сили.

Зокрема, редакцію ст. 19¹ Закону про відпустки, якою передбачено надання одноразової оплачуваної відпустки при народженні дитини тривалістю до 14 календарних днів (без урахування святкових і неробочих днів) не пізніше трьох місяців з дня народження дитини, було оновлено в частині документального підтвердження права на відпустку при народженні дитини для деяких категорій осіб.

Тож, нова редакція ст. 19¹ Закону про відпустки, відтепер передбачає, надання відпустки при народженні дитини:

чоловіку, дружина якого народила дитину;
батьку дитини, який не перебуває у зареєстрованому шлюбі з матір’ю дитини, за умови що вони спільно проживають, пов’язані спільним побутом, мають взаємні права та обов’язки, що підтверджується заявою матері дитини та свідоцтвом про народження дитини, в якому зазначена відповідна інформація про батька дитини;
одній із таких осіб: бабі або діду, або іншому повнолітньому родичу дитини, які фактично здійснюють догляд за дитиною, мати (батько) якої є одинокою матір’ю (одиноким батьком), на підставі заяви одинокої матері (одинокого батька) дитини.

Наприклад, якщо працівник, який перебуває у «цивільному» шлюбі та написав заяву про надання відпустки при народженні, то він повинен подати ще заяву від матері дитини.

Однак, вказані новації не відображені у Порядку № 693, який більш розширено регулює порядок надання відпустки при народженні дитини.

Тому, проєктом вказані вище зміни запропоновано внести і у Порядок № 693 в частині підтвердження права на відпустку при народженні дитини.

Крім іншого, проєктом пропонується пункт 7 Порядку № 693  викласти в новій редакції, яка передбачає, що батько дитини, який не перебуває у зареєстрованому шлюбі з матір’ю дитини, за умови, що вони спільно проживають, пов’язані спільним побутом, мають взаємні права та обов’язки під час подання заяви про надання відпустки повинен пред’явити документ, необхідний для державної реєстрації народження дитини, або свідоцтво про народження дитини, в якому зазначена відповідна інформація про батька дитини, довідку про реєстрацію місця проживання та заяву матері дитини про те, що вони з батьком дитини спільно проживають, пов’язані спільним побутом, мають взаємні права та обов’язки.

Ще більше про цей та інші види відпусток на дітей ви можете дізнатися з нашого спеціального відеокурсу «Відпустки на дітей під час воєнного стану: оформлення, поради та документи».