Як здійснити електронне бронювання працівників: інструкція з оформлення на порталі Дія

Ви дізнаєтесь:

• Як авторизуватись та розпочати бронювання працівників через портал Дія
• Як подати заяву на бронювання працівників: покрокова інструкція
• Як перевірити статус працівника після опрацювання заяви

Функціонал порталу Дія щодо можливості бронювання працівників

В пошуковику вводимо «портал Дія» та переходимо до ресурсу «Дія: Державні послуги онлайн». Звертаю вашу увагу, що цей сервіс не потребує додаткової інсталяції на ваш комп'ютер чи ноутбук, не потребує ніякої додаткової й взагалі це безоплатний ресурс, адже зустрічаю питання, що користувачі питають за абонплату за портал «Дія». Немає абонплати, це безкоштовний державний сервіс.

В ньому ми повинні авторизуватися за допомогою електронного цифрового підпису директора. Навіть якщо спочатку ви увійдете за допомогою підпису співробітника компанії, то все одно надалі потрібно буде накладати зверху підпис керівника компанії. Тому моя порада: одразу керівнику заходити на портал для того, щоб використати функцію нову «Бронювання». Для цього натискаємо кнопку «Увійти до кабінету». Потрібно авторизуватися за допомогою одного з чотирьох способів, я обираю файловий ключ. За місцем розташування такого електронного цифрового підпису обираю його та вводжу пароль захисту, додатково обирати АЦСК, який його згенерував, не потрібно, система спрацює самостійно та підбере його автоматично. Після того як ми зайшли до кабінету, приватної частини порталу «Дія», кабінету роботодавця, як його ще зараз називають, ми бачимо привітання з іменем керівника. Якщо ж ви вперше авторизувалися на порталі «Дія» за допомогою підпису директора, то потрібно пройти декілька кроків, підтвердити його особисті дані (дату народження, паспортні дані, адресу місця проживання і так далі). Після того можна буде замовляти додаткові послуги, а саме послугу бронювання працівників, про яку ми зараз говоримо.

Алгоритм подання заяви на бронювання: відомості про заявника, інформація про працівників

Далі ми натискаємо кнопку «Каталог послуг» і обираємо підрозділ «Підприємництво». Ще раз натискаємо «Каталог послуг» і уже в  вужчому форматі переходимо до послуги в категорії «Бізнесу», послуга «Бронювання». В цій підкатегорії ми маємо два варіанти, ми використовуємо, нам важливо, ось це «Бронювання працівників». Переходимо по ній і далі по кнопці «Подати заяву». Зверніть увагу, що є коротка характеристика послуги, які часто запитання ставлять користувачі й короткий опис по цій послузі. Натискаємо кнопку «Подати заяву» і переходимо до першого кроку. Відомості про заявника: система перевіряє найменування компанії, адресу юридичної особи, ЄДРПОУ та прізвище, ім’я керівника. Якщо все вірно, натискаємо «Далі». Система перевіряє інформацію. Зверніть увагу, якщо ви уже перейшли до першого кроку, це означає, що ваше підприємство є критично важливим або іншої сфери, які можуть бронювати через портал «Дія».

Ми зараз в основному розглядаємо це з категорії критичності підприємства, відповідно ви уже внесені до відповідного реєстру критичних підприємств. Якщо ж система вас не пропускає до цього кроку, це означає, що навіть якщо ви критично важливе підприємство, однак можливо певний відповідальний орган ще не вніс інформацію до відповідного реєстру, тому вам потрібно до нього апелювати, щоб такі дані були внесені й вас система порталу «Дія» пропустила до ось цих кроків. Це відбувається автоматична перевірка у відповідних базах реєстрів.

Далі у нас, ви бачите, кількість кроків збільшилася до чотирьох. Тобто перше – це ніби така коротка перевірка. Далі другий крок - це інформація про працівників. Система зазначає, що всього військовозобов'язаних працівників на підприємстві 31, заброньованих 13, для прикладу, ліміт бронювання 50% і зазначає доступну кількість до бронювання, якщо така наявна. Якщо ж ми бачимо кількість працівників, які доступні до бронювання, відповідно система нас пропустити може до наступного третього та четвертого кроку. На цьому кроці система пропонує нам вказати дані працівників/працівника, яких ми бажаємо забронювати. Знизу це робиться у відповідній табличній частині, а можна завантажити шаблон таблиці й відповідальному працівникові передати, який в Excel заповнить цю таблицю і ми лише підвантажимо відповідні дані. Я ж буду показувати як безпосередньо із порталу завантажувати інформацію. Тобто вказуємо прізвище, ім'я, по батькові фізичної особи, дату народження, реєстраційний номер облікової картки платника податків. Якщо людина відмовилася від коду, то вказується серія або номер паспорта, або номер ID-картки. Натискаємо «Далі» і формується заява на бронювання працівників. Перевіряємо інформацію на трьох сторінках, чи вона правильно внесена, та залишається натиснути лише кнопку «Підписати та надіслати». Надалі інформація щодо бронювання теж перевіряється на порталі «Дія». Ми отримаємо інформацію про те як опрацьовується відповідна заява і присвоєння категорій до наших працівників, які подані були у списках. А таких категорій може бути три: заброньовано, не заброньовано, особу не знайдено.

Маєте професійні питання за темами відео?

Отримайте вичерпні відповіді та роз’яснення експертів Кадрової Платформи №1 у сервісі «Консультації».