Оперативні відомості по всім працівникам відправити можна одночасно: ексклюзивне роз’яснення ПФУ

Ви дізнаєтесь:

• Про роз’яснення ПФУ щодо передачі оперативних відомостей по декільком працівникам одночасно
• Як записати дані по всіх працівниках одночасно та архівувати їх через xml-файл
• Як завантажити xml-файл на вебпортал ПФУ та переглянути статус

Як завантажити через вебпортал Пенсійного фонду оперативну інформацію щодо трудових відносин не лише по одному працівнику, а по декількох одночасно? Розбираємо свіжий коментар від Пенсійного фонду, який я отримала на свій персональний запит.

 

Запит до ПФУ щодо завантаження оперативних відомостей з архіву по всіх працівниках одночасно

На вебпорталі Пенсійного фонду маємо функціонал, який дозволяє нам через архів подати інформацію, здавалося б, по декількох працівниках одночасно. Це дійсно працює, однак певного нормативного документа, яким затвердили б структуру такого xml-файлу у відкритому доступі немає, тому я подала запит до Пенсійного фонду.

Хоча цей xml-файл дуже близький за своїм змістом до того, який є вже в дійсних порядках Пенсійного фонду, його структура трохи змінена. Це не дозволяло використати попередні xml-файли, з якими ми раніше працювали неодноразово у попередніх випусках.

На вебпорталі Пенсійного фонду спочатку переходимо до розділу Відомості про трудові відносини (оперативне подання інформації), де внизу бачимо блоки посилань:

• Повідомлення про зміни в трудових відносинах (Подати відомості по особі)

  У цьому блоці ми вносимо дані по одному працівнику окремо.

• Повідомлення про зміни в трудових відносинах (Завантажити відомості з архіву)

  Саме цей блок відповідає за можливість одночасної подачі інформації по багатьох працівниках. Ні ресурс Пенсійного фонду, ні співробітники-спеціалісти ПФУ у відповіді не зазначили про обмеження – тому вважаємо, що його немає.

 

Ексклюзивне роз’яснення від ПФУ

У відповіді Пенсійного фонду від серпня 2024 року я підкреслила основні моменти:

• Архів відомостей про зміни в трудових відносинах – повинен бути у форматі ZIP, в який закладається xml-файл визначеної структури.

• Загальна кількість відомостей про зміни в трудових відносинах в архіві визначається автоматично за результатами аналізу даних архіву, не надається на перегляд.

  Як бачите, немає мови про обмеження. Під загальною кількістю можна розуміти як дані однієї людини, так і тисячі людей одночасно в одному xml-файлі.

• Контроль наявності даних КЕП особи – це фінальний етап відправлення інформації через цей функціонал:

  • якщо дані наявні, їх враховують для підпису;

  • якщо дані втрачено в процесі роботи вебпорталу, користувачу надають інтерфейс введення даних КЕП.

 

Структура xml-файлу повідомлення про зміни в трудових відносинах

У додатку до цього листа на шести аркушах наведена структура xml-файлу і його приклад – те, за чим я зверталася до Пенсійного фонду. Мене дуже порадувала їхня відповідь, адже вона була дуже предметна, детальна, конкретна: бери й одразу використовуй.

Цей зразок ми копіюємо, переносимо до блокнота і зберігаємо у форматі XML. Ми не зможемо використати Word, навіть якщо в ньому буде ця структура.

 

Запис та архівація даних для подання оперативної інформації

Приклад: zip-архів із xml-файлом – щодо приймання на роботу.

Зверху блок з інформацією про роботодавця <EMPLOYER>:

• Код ЄДРПОУ

  <EDRPOU>45490180</EDRPOU>

• Найменування

  <NAME>ТОВ "АВТОМАТИЗАЦІЯ"</NAME>

Далі у блоці з інформацією про фізичних осіб <INDIVIDUALS> – блок з інформацією про одну фізичну особу <INDIVIDUAL>:

• Код РНОКПП

  <RNOKPP>3202818584</RNOKPP>

• Прізвище

  <SURNAME>ХІЛЬЧУК</SURNAME>

•  Ім’я

  <NAME>ОЛЬГА</NAME>

• По батькові

  <PATRONYMIC>ІВАНІВНА</PATRONYMIC>

Далі у блоці <RECORDS> – інформація безпосередньо про запис <RECORD>:

• Код роботодавця

  <EMPLOYER_CODE>1</EMPLOYER_CODE>

  Можна писати «1» чи будь-яку іншу цифру, адже оперативне подання жодним чином на електронну трудову книжку не впливає. Інформаційного змісту цей запис абсолютно не несе.

• ЄДРПОУ і найменування роботодавця – інформація дублюється в цьому блоці.

  <EDRPO_SIGN>45490180</EDRPO_SIGN>

  <NAME_SIGN>ТОВ "АВТОМАТИЗАЦІЯ"</NAME_SIGN>

  <EDRPO_LR>45490180</EDRPO_LR>

  <NAME_LR>ТОВ "АВТОМАТИЗАЦІЯ"</NAME_LR>

• Action type «1» – це основне місце роботи.

  <ACTION_TYPE>1</ACTION_TYPE>

• Attribute type «1» – це прийняття на роботу.

  <ATTRIBUTE_TYPE>1</ATTRIBUTE_TYPE>

• Дата прийняття

  <ACTION_DT>2024-08-20</ACTION_DT>

• Посада

  <ACTION_TEXT>ДИРЕКТОР</ACTION_TEXT>

  В деяких роз’ясненнях рекомендують писати: прийняття на таку-то посаду. Я рекомендую тут чітко вказувати лише посаду, щоб надалі в таблиці із даними працівників, яку ми теж отримуємо через новий функціонал оперативного подання, в блоці «посада» містилася саме ця інформація.

• Документ-підстава

  <LEAVE_REASON/>

  • Його тип

    <DOC_TYPE>Наказ</DOC_TYPE>

  • Дата видачі

    <DOC_DT>2024-08-20</DOC_DT>

  • Номер

    <DOC_NUMBER>12-К/ТР</DOC_NUMBER>

Як подати інформацію по декількох працівниках одночасно? У зразку xml-файлу ви побачите, що достатньо скопіювати блок з інформацією про одну фізичну особу <INDIVIDUAL>. Далі змінюємо інформацію у скопійованих блоках.

Будемо далі працювати з цим файлом на порталі Пенсійного фонду. Попередньо його потрібно заархівувати в zip-архів. Windows пропонує таку функцію через праву кнопку миші.

 

Завантаження повідомлення (архіву) на вебпорталі ПФУ

Щоб завантажити zip-архів завантажити через вебпортал Пенсійного фонду:

• Переходимо до розділу Відомості про трудові відносини (оперативне подання).

• Обираємо блок Повідомлення про зміни в трудових відносинах (Завантажити відомості з архіву).

• Натискаємо Подати архів.

Дата завантаження, ЄДРПОУ та назва страхувальника заповниться автоматично, її редагувати не вдасться.

Максимальний обсяг архіву – 10 МБ. Втім, 10 МБ – це дуже багато інформації. Наприклад, завантажений зразок із трьома записами буде займати лише 1 кБ.

• Після завантаження архіву натискаємо Підписати та відправити до ПФУ.

У прикладі система не запитувала підпис. Вона підтягла його автоматично, адже підпис, під яким я авторизувалася директором, ще чинний. Пам’ятайте, що зворотного ходу немає: натиснувши кнопку Підписати та відправити до ПФУ, ви одразу ініціюєте відправлення документа до Пенсійного фонду.

 

Перегляд завантажених файлів

Після відправлення система повертає нас до початкового робочого вікна. Натискаємо кнопку Пошук і бачимо всі архіви, які були відправлені. Тут є можливість завантажити квитанцію у вигляді заархівованого текстового документа із зазначенням: по яких строках створено заяву і скільки вивантажено записів. Наприклад, якщо у мене було 3 записи, а система змогла завантажити лише 1 запис.

 

Перевірка статусу по кожному працівнику окремо

Для цього ми будемо використовувати блок Повідомлення про зміни в трудових відносинах (Подати відомості по особі), де інформація зазначена окремо по кожній особі. Натискаємо Пошук, і система показує, по яких записах прийнято чи відхилено інформацію.

Якщо відкриємо протокол обробки даних співробітника, які були прийняті, то побачимо інформацію:

• коли сформовано протокол контролю;

• дані застрахованої особи;

• дані підприємства;

• результат обробки: автоматичну обробку даних виконано вдало.

Отже, для повної обробки даних необхідно використовувати два функціональні блоки вебпорталу Пенсійного фонду: завантаження архіву і подання інформації по кожній особі окремо.

Маєте професійні питання за темами відео?

Отримайте вичерпні відповіді та роз’яснення експертів Кадрової Платформи №1 у сервісі «Консультації».